Учет подотчетной суммы

 

 

 

СЕВЕРОДВИНСКИЙ ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Информационные системы в экономике»

Тема: «Учет подотчетной суммы»

 

 

 

 

Студент	Невзорова Анна Владимировна
Группа		3 ФКТ 3
Научный руководитель		С.В. Бочарова
Оценка

Северодвинск

2013

 

 

 

СЕВЕРОДВИНСКИЙ ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Заведующий кафедрой

                                                                                  _____________________________

                                                                                «___» __________________200___г.

 

ЗАДАНИЕ

на контрольную работу

студенту ________Невзоровой Анне Владимировне_________________________ 

Специальность _____________Экономика_______________________________

Тема контрольной работы: Учет подотчетных сумм (вариант 10).

Целевая установка. Изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Искра», а так же и организации автоматизированного решения функциональных задач с помощью программного продукта «1С:Бухгалтерия»

 

Основные вопросы, подлежащие разработке (исследованию).

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.
2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами.
3. Практическая часть с использованием программы 1С:Бухгалтерия 7.7.

Основная литература: согласно списку.

 

 

 

 

Дата выдачи задания:              Дата представления

                                                                                    законченной работы

«_____»______________200__г.             «_____»______________200__г.     

Задание получил                Руководитель работы

______________________                            ______________   ________

                    (подпись студента)                                                                                        (Ф.И.О.)                            (подпись)

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

АННОТАЦИЯ…………………………………………………………………………………..4

 

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………………….…5

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ 

ЛИЦАМИ ………………………………………………………………………………………6

 

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ……………………6

1.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы………………………………………………………………………………………….8

2. ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ …………….10

2.1. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами……………13

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

1. Организационно-экономическая  сущность задачи………………………………………..16

2. Описание  исходной информации…………………………………………………………..16

3. Описание  контроля исходной информации…………………………………………….…17

4. Описание  результатной информации……………………………………………………....17

5. Описание  контроля результатной информации…………………………………………...18

6. Описание  условно-постоянной информации……………………………………………...18

7. Описание  алгоритма решения задачи………………………………………………………19

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………………20

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………..21

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Приказ о направлении работника в командировку…………………...22

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Приходный кассовый ордер…………………………………………....23

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Расходный кассовый ордер………………………………………….....24

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Авансовый отчет……………………………………………………......25

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Приходный кассовый ордер 2………………………………………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. Отчет кассира…………………………………………………………...28

ПРИЛОЖЕНИЕ 7. Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 50.1, 51, 71.1 ……………29

ПРИЛОЖЕНИЕ 8. Бухгалтерский баланс…………………………………………………..30

 

 

 

 

 

 

 

АННОТАЦИЯ

          Данная работа представляет собой  практическое пособие по отражению  и учету операций с подотчетным  лицом (инженер Иванов И.И.) предприятия  ООО «Искра».  
          Рассмотрен порядок выдачи работнику и списания из подотчета  средств. При этом особое внимание уделено вопросам, связанным с командировочными расходами. Кроме того, в данную работу включены основные нормативные документы по учету подотчетных сумм. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

          Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Поэтому наличные денежные средства под отчет выдаются только через кассу  организации. По установленной форме торговая организация ведет кассовую книгу. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

           Получая наличные денежные средства  из кассы  организации на какие-то  определенные цели, подотчетное  лицо в дальнейшем обязано  отчитаться по расходованию данных  сумм. Отчет об израсходованных  подотчетных суммах должен быть  сдан в установленные сроки.

          Лица, получившие наличные деньги  под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения их  из командировки, предъявить в  бухгалтерию организации отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним.

          Бухгалтеру следует проверить  целевое расходование средств, выданных  командированному работнику, а также  наличие всех оправдательных  документов, подтверждающих его  расходы (билеты на проезд, квитанции  на оплату жилья и другие).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным и  рациональным использованием денежных  средств на хозяйственно-операционные  цели.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Искра», а так же и организации автоматизированного решения функциональных задач с помощью программного продукта «1С:Бухгалтерия»

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Искра».

 

 

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Понятие и бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными  лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: [11]

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

-оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

-представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. [11]

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. [8]

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [8]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче. [1]

по дебету

по кредиту

Сальдо по счету 71 на начало периода - это остаток долга подотчетного лица на начало периода

Остаток дебетовый - выдача денег подотчетному лицу

Остаток кредитовый - списание с подотчетного лица

Сальдо дебетовой на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода

Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств. [1]

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.