Технология автоматизированной обработки экономической информации

Рациональное проектирование технологических процессов обработки  данных в ЭИС во многом определяет эффективное функционирование всей системы.

Весь технологический  процесс можно подразделить на процессы сбора и ввода исходных данных в вычислительную систему, процессы размещения данных и хранения в памяти системы, процессы обработки данных с целью получения результатов  и, процессы выдачи данных в виде, удобном  для восприятия пользователем.

2.2 Этапы технологического  процесса

Технологический процесс  можно разделить на 4 укрупненных  этапа:

1.- начальный или первичный  (сбор исходных данных, их регистрация  и передача на ВУ);

2.- подготовительный (прием,  контроль, регистрация входной информации  и перенос ее на машинный  носитель);

3.- основной (непосредственно  обработка информации);

4.- заключительный (контроль, выпуск и передача результатной  информации, ее размножение и  хранение).

В зависимости от используемых технических средств и требований к технологии обработки информации изменяется и состав операций технологического процесса. Например: информация на ВУ может  поступать на МН, подготовленных для  ввода в ЭВМ или передаваться по каналам связи с места ее возникновения.

Операции сбора и регистрации  данных осуществляются с помощью  различных средств.

Различают:

-механизированный;

-автоматизированный;

 

2.3 Автоматические способы  сбора и регистрации данных

1). Механизированный - сбор  и регистрация информации осуществляется  непосредственно человеком с  использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы  учета времени и т.д.).

2). Автоматизированный - использование  машиночитаемых документов, регистрирующих  автоматов, универсальных систем  сбора и регистрации, обеспечивающих  совмещение операций формирования  первичных документов и получения  машинных носителей.

3). Автоматический - используется  в основном при обработке данных  в режиме реального времени.

(Информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск  продукции, затраты сырья, простои  оборудования и т.д. - поступает  непосредственно в ЭВМ).

Технические средства передачи данных включают:

- аппаратуру передачи  данных (АПД), которая соединяет средства  обработки и подготовки данных  с телеграфными, телефонными и  широкополосными каналами связи;

- устройства сопряжения  ЭВМ с АПД, которые управляют  обменом информации - мультиплексоры  передачи данных.

Запись и передача информации по каналам связи в ЭВМ имеет  следующие преимущества:

- упрощает процесс формирования  и контроля информации;

- соблюдается принцип  однократной регистрации информации  в первичном документе и машинном  носителе;

- обеспечивается высокая  достоверность информации, поступающей  в ЭВМ.

Дистанционная передача данных, основанная на использовании каналов  связи, представляет собой передачу данных в виде электрических сигналов, которые могут быть непрерывными во времени и дискретными, т.е. носить прерывный во времени характер. Наиболее широко используются телеграфные и  телефонные каналы связи. Электрические  сигналы, передаваемые по телеграфному каналу связи являются дискретными, а по телефонному - непрерывными.

В зависимости от направлений, по которым пересылается информация, различают каналы связи:

- симплексный (передача  идет только в одном направлении);

- полудуплексный (в каждый  момент времени производится  либо передача, либо прием информации);

- дуплексный (передача и  прием информации осуществляются  одновременно в двух встречных  направлениях).

Каналы характеризуются  скоростью передачи данных, достоверностью, надежностью передачи.

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой в единицу времени и измеряется в бодах (бод = бит/сек).

Телеграфные каналы (низкоскоростные - V=50-200 бод),

телефонные (среднескоростные - V=200-2400 бод), а

широкополосные (высокоскоростные - V=4800 бод и более).

При выборе наилучшего способа  передачи информации учитываются объемные и временные параметры доставки, требования к качеству передаваемой информации, трудовые и стоимостные  затраты на передачу информации.

Говоря о технологических  операциях сбора, регистрации, передачи информации с помощью различных  технических средств необходимо несколько слов сказать и о  сканирующих устройствах.

Ввод информации, особенно графической, с помощью клавиатуры в ЭВМ очень трудоемок. В последнее  время наметились тенденции применения деловой графики - одного из основных видов информации, что требует  оперативности ввода в ЭВМ  и предоставления пользователям  возможности формирования гибридных  документов и БД, объединяющих графику  с текстом. Все эти функции  в ПЭВМ выполняют сканирующие  устройства. Они реализуют оптический ввод информации и преобразование ее в цифровую форму с последующей  обработкой.

Для ПЭВМ IBM PC разработана  система PC Image/Graphix, предназначенная  для сканирования различных документов и их передачи по коммуникациям. В  числе документальных носителей  системы, которые могут сканироваться  камерой, являются: текст, штриховые  чертежи, фотографии, микрофильмы. Сканирующие  устройства на базе ПЭВМ применяются  не только для ввода текстовой  и графической информации, но и  в системах контроля, обработки писем, выполнения различных учетных функций.

Для указанных задач наибольшее применение нашли способы кодирования  информации штриховыми кодами. Сканирование штриховых кодов для ввода  информации в ПЭВМ производится с  помощью миниатюрных сканеров, напоминающих карандаш. Сканер перемещается пользователем  перпендикулярно группе штрихов, внутренний источник света освещает область  этого набора непосредственно около  наконечника сканера. Штриховые  коды нашли широкое применение и  в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при  считывании с карточки работника  фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).

В последнее время все  большее внимание уделяется устройствам  тактильного ввода - сенсорному экрану ("сенсорный" - чувствительный). Устройства тактильного ввода широко применяются  как информационно-справочные системы  общего пользования и системы  автоматизированного обучения. Фирмой США разработан сенсорный монитор Point-1 с разрешением 1024 х 1024 точек  для ПЭВМ IBM PC и др. ПЭВМ. Сенсорный  экран широко применяется для  фондовых бирж (сведения о последних  продажных ценах на акции ...).

На практике существует множество  вариантов (организационных форм) технологических  процессов обработки данных. Это  зависит от использования различных  средств вычислительной и организационной  техники на отдельных операциях  технологического процесса.

Построение технологического процесса зависит от характера решаемых задач, круга пользователей, от используемых технических средств, от систем контроля данных и т.д.

3. Возможности программы  Excel

Программа MicrosoftExcel относится  к классу программ, называемых электронными таблицами. Электронные таблицы  ориентированы прежде всего на решение  экономических и инженерных задач, позволяют систематизировать данные из любой сферы деятельности. Существуют следующие версии данной программы - MicrosoftExcel 4.0, 5.0, 7.0, 97, 2000. В данном практикуме рассмотрена версия 97. Знакомство с  более ранними версиями позволит легко перейти к следующей.

Программа MicrosoftExcel позволяет:

· сформировать данные в  виде таблиц;

· рассчитать содержимое ячеек  по формулам, при этом возможно использование  более 150 встроенных функций;

· представить данные из таблиц в графическом виде;

· организовать данные в  конструкции, близкие по возможностям к базе данных.

В MicrosoftExcel имеется 12 функций  рабочего листа, используемых для анализа  данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций, которые из соображений совместимости имеют  обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база данных, поле и  критерий. Эти три аргумента ссылаются  на интервалы ячеек на рабочем  листе, которые используются данной функцией.

База данных -- это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

База данных в MicrosoftExcel -- это  список связанных данных, в котором  строки данных являются записями, а  столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия каждого столбцов. Ссылка может быть задана как диапазон ячеек либо как имя, соответствующее  диапазону списка.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в  списке должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент поле может быть задан как текст  с названием столбца в двойных  кавычках, например «Возраст» или  «Урожай» в приведенном ниже примере  базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 -- для первого поля (Дерево), 2 -- для  второго поля (Высота) и так далее.

Критерий -- это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для  функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют  условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию  названия столбца в списке, для  которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена  как интервал ячеек, например A1:F2 в  приведенном ниже примере базы данных, или как имя интервала, например "Критерии". Для получения дополнительных сведений об условиях, которые могут  быть использованы в качестве аргумента  критерий нажмите кнопку.

Функции для работы с базами данных и списками

БДДИСП Оценивает дисперсию  по выборке из выделенных записей  базы данных

БДДИСПП Вычисляет дисперсию  по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных

БДПРОИЗВЕД Перемножает  значения определенного поля в записях  базы данных, удовлетворяющих условию

БДСУММ Суммирует числа  в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию

БИЗВЛЕЧЬ Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую  заданному условию

БСЧЁТ Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных

БСЧЁТА Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных

ДМАКС Возвращает максимальное значение среди выделенных записей  базы данных

ДМИН Возвращает минимальное  значение среди выделенных записей  базы данных

ДСРЗНАЧ Возвращает среднее  значение выбранных записей базы данных

ДСТАНДОТКЛ Оценивает  стандартное отклонение по выборке  из выделенных записей базы данных

ДСТАНДОТКЛП Вычисляет стандартное  отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных

Организация данных в программе

Файл программы представляет собой так называемую рабочую  книгу, или рабочую папку. Каждая рабочая книга может содержать 256 рабочих листов. По умолчанию версия программы Excel 97 содержит 3 рабочих листа, предыдущая версия программы по умолчанию  содержала 16 рабочих листов. На листах может содержаться как взаимосвязанная, так и совершенно независимая  информация. Рабочий лист представляет собой заготовку для таблицы.

РАСЧЕТ ПО ФОРМУЛАМ

Правила работы с формулами

· формула всегда начинается со знака =;

· формула может содержать  знаки арифметических операций + - * / (сложение, вычитание, умножение и  деление);

· если формула содержит адреса ячеек, то в вычислении участвует  содержимое ячейки;

· для получения результата нажмите <Enter>.

Если необходимо рассчитать данные в столбце по однотипной формуле, в которой меняются только адреса ячеек при переходе на следующую  строку таблицы, то такую формулу  можно скопировать или размножить на все ячейки данного столбца.

 

Например:

№

 

Наименование товара

 

Единица измерения

 

Цена одного экземпляра

 

Количество

 

На сумму

 

1

 

Молоко

 

пакет

 

4,9

 

100

 

Расчет суммы в последнем  столбце происходит путем перемножения данных из столбца “Цена одного экземпляра” и данных из столбца  “Количество”, формула при переходе на следующую строку в таблице  не изменяется, изменяются только адреса ячеек.

Копирование содержимого  ячеек

Выделяем исходную ячейку, помещаем указатель мыши на край рамки  и при нажатой клавише <Cntr> и левой клавише мыши перемещаем рамочку в новое место. При  этом копируется содержимое ячейки, в  том числе и формула.

Автозаполнение ячеек

Выделяем исходную ячейку, в нижнем правом углу находится маркер заполнения, помещаем курсор мыши на него, он примет вид + ; при нажатой левой  клавише растягиваем границу  рамки на группу ячеек. При этом все  выделенные ячейки заполняются содержимым первой ячейки. При этом при копировании  и автозаполнении соответствующим  образом изменяются адреса ячеек  в формулах. Например, формула = А1 + В1 изменится на = А2 + В2.

Если формула содержит адреса, ссылка на которые не должна изменяться, перед этим адресом необходимо указать знак $.

Например: = $A$5 * A6

При копировании этой формулы  в следующую строку ссылка на первую ячейку останется неизменной, а второй адрес в формуле изменится.

Расчет итоговых сумм по столбцам

В таблицах часто необходимо подсчитать итоговые суммы по столбцу. Для этого существует специальная  пиктограмма Автосуммирование. Предварительно ячейки с исходными данными нужно  выделить, для этого нажимаем пиктограмму, сумма будет расположена в  свободной ячейке под столбцом.

 

 

 

 

 

Заключение

Рассмотренные технологические  процессы и режимы работы пользователей  в системе "человек - машина" особенно четко проявляются при интегрированной  обработке информации, которая характерна для современного автоматизированного  решения в принятии управленческих задач. Информационные процессы, применяемые  при разработке управленческого  решения в автоматизированных системах организационного управления, реализуются  с помощью ЭВМ и других технических  средств. По мере развития вычислительной техники совершенствуются и формы  ее использования. Существуют разнообразные  способы доступа и общения  с ЭВМ. Индивидуальный и коллективный доступ к вычислительным ресурсам зависит  от степени их концентрации и организационных  форм функционирования. Централизованные формы применения вычислительных средств, которые существовали до массового  использования ПЭВМ, предполагали их сосредоточение в одном месте  и организацию информационно-вычислительных центров (ИВЦ) индивидуального и  коллективного пользования (ИВЦКП).