Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Декабря 2010 в 21:25, лекция
Форумы. Терминология форумов. Что делать, если меня забанили? Кводлибетарии наших дней или форум ради форума: разговор об одном и том же, доведение до абсурда, довод к человеку, смещение времени действия. Почта: как отправить большое письмо, оперативный ответ, когда нужно отвечать на письмо или ответ через неделю, черный вход в почтовый ящик, выбор имени. Skype
Интернет-пейджер Mail.Ru Агент (http://agent.mail.ru/), кроме того что это удобное средство для обмена сообщениями, еще и представляет возможность моментально узнавать о поступлении корреспонденции на ящик Mail.Ru. Сразу после получения письма в системном трее выводится сообщение с его темой и именем адресата (рис. 5.7):
Рис. 5.7. Сообщение о получении письма.
Далее следует перейти в почтовую программу или зайти на веб-сайт для чтения сообщения. Другие почтовые сервисы, например Яндекс.Почта (http://mail.yandex.ru/), тоже предоставляют подобный сервис. Программа Я.Онлайн (http://online.yandex.ru/) будет сообщать о поступлении писем на учетную запись почты Яндекса.
Вы отправляете своему коллеге письмо. Проходит день, два, но ответа нет. Только после звонка удается выяснить, что он вообще не получил письмо из-за сбоя на корпоративном сервере. Потеряны два дня.
Как сделать так, чтобы всегда знать, получал ли Ваш адресат сообщение? Для этого при формировании письма достаточно запросить уведомление о прочтении (рис. 5.8):
Рис. 5.8. Запрос уведомления о прочтении.
Теперь у адресата, при получении вашего письма, откроется диалоговое окно, предлагающее отправить уведомление о прочтении (рис. 5.9):
Рис. 5.9. Запрос уведомления о прочтении.
Если он нажмет на кнопку "Да", то автоматически сформируется письмо, в котором будет сообщаться, что письмо доставлено (рис. 5.10):
Рис. 5.10. Автоматически сформированное письмо уведомления о прочтении.
Обратим внимание на
то, что вся эта процедура
Если приходится работать с многочисленной корреспонденцией, и все письма достаточно важны, то лучше в настройках почты включить запрос уведомлений для всех отправляемых сообщений (рис. 5.11):
Рис. 5.11. Общие настройки уведомлений в Windows Mail.
Здесь же задается обработка уведомлений. По умолчанию, будет появляться то самое диалоговое окно. При выборе опции "Всегда отправлять уведомления о прочтении" для всех писем с уведомлением будет автоматически отправляться ответ. Это нежелательно, поскольку в таком случае спам-роботы будут рады узнать, что ваш e-mail рабочий.
Если вы можете ответить на письмо оперативно - буквально в течение нескольких минут, то отправлять уведомление о прочтении не нужно. Лучше сразу написать ответ.
В дружеской переписке допустимо отвечать на сообщения в течение сколь угодного времени. День, три дня, неделя - не было мыслей, были дела, не хотелось писать, не было возможности писать. Словом, главное, чтобы не было взаимных обид. Для деловой же переписки, как уже отмечалось выше, работает железное правило - отвечать нужно в течение суток. Может быть множество корреспонденции, рассмотрение предмета сообщений требует времени, но отвечать на письма по мере работы с ними (два дня, три дня, неделя) - совершенно недопустимо. Но как же тогда быть, если времени разбирать письма нет, а ответить нужно? Достаточно просто написать одну фразу - что-то вроде " Получил Ваше сообщение. Его рассмотрение потребует несколько дней, я обязательно свяжусь с Вами!", нажать на кнопку "Ответить" и вставить эту фразу. Далее, по мере действительного рассмотрения писем, уже писать подробные сообщения.
Отметим, что подавляющее большинство компаний отлично справляется с огромными потоками корреспонденции. Для справки - в лаборатории Касперского (www.kaspersky.ru) клиентам на их обращения отвечают буквально в течение нескольких часов (в любое время суток).
Большинство пользователей уже знают, что при регистрации почтового ящика нельзя задавать пароль типа "12345". Но сама система оставляет лазейку для злоумышленников, которые не будут лезть в закрытую дверь, когда есть открытое окно. Вопрос для восстановления пароля предлагает предельно простые варианты ответов, которые очень легко узнать (рис. 5.12):
Рис. 5.12. Вопросы для восстановления пароля к почтовому ящику Mail.Ru.
Если вы действительно ввели номер паспорта при регистрации учетного ящика, то для получения доступа достаточно получить копию паспорта. Это не очень сложная задача, хотя бы для сотрудников отдела кадров, где вы работаете. Почтовый индекс родителей или название любимой книги станут известными из банального анкетирования. Свой вопрос, ответ на который обычно вводится не в форме заковыристого пароля, а вполне человеческим языком, тоже не составит труда подобрать.
Лучше изменить свой пароль прямо сейчас, в настройках почтового ящика.
Современные сервисы бесплатной электронной почты, такие как Mail.Ru, Яндекс.Почта или Gmail предоставляют действительно надежную и удобную почту, чтобы отдавать ей предпочтение перед корпоративной. Конечно, рабочие дела нужно решать с электронной почты компании, но сколь немного значимые письма, которые можно отнести скорее к личным, чем к рабочим, лучше отправлять со своего личного ящика. И дело даже не в конфиденциальности (см. Лекцию 12), а в том простом факте, что в случае увольнения все контакты потеряются. Но при выборе имени этого самого почтового ящика следует придерживаться следующих вариантов:
Фамилия@yandex.ru
Фамилия.Имя@yandex.ru
Имя.Фамилия@yandex.ru
Фамилия.И.О@yandex.ru
И другие варианты, связанные с фамилиями, именами и отчествами. Правда, если ваша фамилия длинная и сложная, то адрес электронной почты будет трудно использовать адресатам. Особенно, если вы его произносите по телефону (бывает и такое). Особенно тщательно нужно продумать написание адреса, если его транслитерация (написание латинскими буквами) может быть неоднозначной.
Не нужно делать ящики вроде:
Фамилия2008@yandex.ru
Фамилия1970@yandex.ru
Фамилия70@yandex.ru
В первом случае складывается впечатление, что знакомство с высокими технологиями в виде компьютеров началось в 2008 году. Этот ящик хорошо бы смотрелся лет через сорок, но тогда его будут воспринимать уже за год рождения, как во втором варианте. Год рождения не является большим секретом (ну разве что для дам), но и знакомство с него не начинается. В третьем случае адрес наводит на мысли 70 - это что? Вес, возраст, порядковый номер почтового ящика?
И конечно, совсем не нужно использовать ящики с шутливыми, игривыми именами для деловой переписки. Зайчиков, кроликов, лапушек лучше оставить для друзей и семьи.
Адреса типа festvelart@mail.ru скорее всего, будет отнесены к спаму и к адресату не попадут. Вообще, наглядным пособием, какими не должны быть адреса, может служить папка "Нежелательная почта", куда автоматически попадает спам.
Кроме самого адреса электронной почты, не менее важно имя, задаваемое в настройках почтовой программы или веб-интерфейса (рис. 5.13):
Рис. 5.13. Анкетные данные почтового ящика.
Они могут быть заданы в форме:
Имя Фамилия
Фамилия Имя
Фамилия Имя Отчество
Imya Familiya
Familiya Imya
Imya O. Familiya - международный стандарт имени.
Самая распространенная ошибка - это указание имени и фамилии с маленькой буквы:
имя фамилия
imya familiya.
Зачастую это воспринимается как компьютерная неграмотность или небрежность. Да, в подавляющем большинстве случаев поле для вода пароля не поддерживает регистр, но ваше имя в поле "От" - это не некоторая компьютерная формальность. Регистр имени поддерживался еще тогда, когда электронная почта только зарождалась. Сейчас, также прекрасно поддерживается и отображение имени на русском языке. Впрочем, отдавая дань уважения иностранным адресатам, предпочтительно давать имя транслитом или на английском языке.
Другим примером излишнего самоуважения является задание адреса с заглавных букв:
Imya.Familiya@Company.com
При всем глубочайшем уважении к собеседнику, письмо, написанное как imya.familiya@company.com тоже дойдет. А раз так, зачем заставлять переключать регистр при вводе адреса электронной почты, по общепринятым правилам? Ведь в обычной, устной речи мы не выделяем заглавными буквами имена людей? Также и здесь, самоуважение ничуть не пострадает, даже если мы будем использовать адрес с фамилией из строчных букв.
С самого начала появления чатов стало понятно, что они не могут считаться инструментом серьезного, а тем более делового общения. Быстрая смена сообщений, обычно отсутствие записи разговоров - словом, чаты созданы для развлечений. Но появление удаленной работы и, соответственно, удаленных сотрудников привело к тому, что возникла необходимость с ними общаться. Формат электронной почты, подразумевающий неспешные ответы, не может подходить для оперативного перебрасывания предложениями и мыслями. Эту нишу заняли Интернет-пейджеры, которые стали одним из стандартов общения в Интернете.
QIP (www.qip.ru) - один из самых удобных Интернет-пейджеров, для обмена сообщениями по протоколу ICQ. Позволяет общаться сразу со многими собеседниками. Но в процессе работы компании часто возникает задача одновременно поговорить со многими людьми, находящихся в разных уголках земного шара. Использование Интернет-пейджеров зачастую бывает невозможным - трудно представить десяток руководителей, увлеченно отстукивающих друг друг сообщения.
Skype (http://www.skype.com/intl/ru/
Рис. 5.14. Скайпкасты.
Выбрав одну из интересующих тем, мы моментально дозваниваемся и можем слушать организатора, а также участников (рис. 5.15):
Рис. 5.15. Прослушивание Скайпкаста.
Скорости подключения 64 Кбит/сек вполне хватает для прослушивания разговоров с приличным качеством звука. Есть что добавить в беседу? Нажимаем на кнопку "Попросить слова" и после разрешения организатора вы сможете вещать в сеть.
Хочется самому стать
организатором? Для этого нужно
зайти на сайт https://skypecasts.skype.com/
Рис. 5.16. Создание
Скайпкаста (https://skypecasts.skype.com/
Выбрав тип "Частные" получим скайпкаст только для своих. Таким образом, можно провести удаленное заседание. Для начала скайпкаста прямо сейчас, выбираем соответствующий переключатель. Если хочется создать запланированное слушание, то следует установить другое время. Продолжительность скайпкаста составляет от 15 мин до 5 часов. Этого достаточно для обсуждения любых вопросов.
В созданном скайпкасте огранизатор начинает работу (рис. 5.17):