Справочно-правовые системы (Гарант, КонсультантПлюс)

Содержание

Справочно-правовые системы (Гарант, КонсультантПлюс)

За последние годы справочные правовые системы прочно вошли в деловой оборот. Постоянными потребителями правовой информации являются и государственные структуры, и бизнес, и отдельные категории граждан, например преподаватели и студенты. Причем всем им нужна полная, актуальная и достоверная информация о действующем законодательстве, правилах его применения и готовящихся поправках. Стремясь привлечь как можно больше пользователей, фирмы, специализирующиеся на СПС, внедряют все новые продукты и совершенствуют уже имеющиеся.

Сегодня, пожалуй, никому не нужно объяснять, что такое справочная правовая система (СПС). У всех на слуху такие названия, как "КонсультантПлюс", "Гарант". Менее распространены "Кодекс", "Референт" и ряд других. Общее число официальных корпоративных пользователей СПС - более 300 000. Фактическое же число пользователей в несколько раз выше, так как в каждом учреждении или организации с правовыми базами, как правило, работают несколько сотрудников. Не стоит сбрасывать со счетов и нелегальных пользователей, приобретающих пиратские копии.

Альтернативы СПС сейчас не существует. Хотя большинство официальных документов (законы, указы, постановления) должны быть опубликованы в официальных источниках, а многие документы можно найти в Интернете, систематизированный поиск в гигантских базах данных и одновременно достоверность приведенной информации обеспечивают только СПС. Согласитесь, даже если у вас есть подшивка за несколько лет "Российской газеты" (или другого официального публикатора), поиск нужного документа займет какое-то время. Не говоря уже о том, что собрать самостоятельно более 1,5 млн. документов - а именно столько сейчас их содержит, например, СПС "КонсультантПлюс" - рядовому пользователю не под силу. Ежемесячно федеральные органы власти выпускают несколько тысяч документов, а региональные и местные - и того больше.¹

В основном правовая информация попадает в СПС официальным путем. Прежде всего, из тех же официальных публикаторов. Один из них - "Российскую газету" мы уже упомянули. К официальным публикаторам федерального уровня относятся также журнал "Собрание законодательства", "Парламентская газета", "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" и др. На региональном и местном уровнях существуют свои официальные публикаторы.

Но, заметим, не все документы, которые выпускают различные ведомства, подлежат официальному опубликованию. Например, те же письма ФНС или Минфина не относятся к категории нормативных правовых актов, а значит, публиковать их в заранее определенных источниках ведомства не обязаны. Поэтому компании - разработчики СПС, как правило, заключают с государственными структурами договоры об информационном сотрудничестве и получают необходимые документы по официальным каналам. Например, у компании "Консультант Плюс" действует более 70 подобных договоров с федеральными органами исполнительной власти.

Прежде чем ввести в  свой информационный банк какой-либо документ, сотрудники компании - разработчика СПС  проводят его юридическую обработку. Например, выясняют, с какой даты он (или его отдельные положения) вступает в силу, разумеется, если в самом документе об этом не сказано. Кроме того, чтобы ввести в электронную копию документа необходимые гиперссылки, надо выявить, с какими документами он связан, какие документы утрачивают силу в связи с его принятием и т. п.

Многие документы попадают в правовые базы сразу же после  официального издания. Например, нормативные  документы, как правило, через день-два. Путь других документов (в основном это касается не опубликованных официально писем) несколько дольше, но в среднем  в течение месяца все они появляются в СПС.

Чтобы информация в СПС  всегда была актуальна, она должна своевременно обновляться. Как правило, обновление самих СПС происходит ежедневно  по мере поступления новых документов. А чтобы так же ежедневно обновлялись  системы, установленные у клиента, он должен располагать соответствующими техническими возможностями (доступом к телекоммуникационным каналам связи). Таким способом обычно обновляют СПС крупные компании, в которых есть IT-службы, а также те фирмы, которые постоянно нуждаются в оперативной информации. Большинство пользователей обновляют СПС еженедельно. Обновлять базы реже не рекомендуется - можно упустить важную информацию.

У разных поставщиков  СПС действуют разные стандарты  обслуживания клиентов. Так, одни компании предлагают пользователям оплачивать каждое разовое пополнение базы. У других, например у компании "Консультант Плюс", стоимость обновлений не зависит от их частоты, а устанавливается за период - месяц (обновление можно получать в любом режиме - ежедневно, еженедельно и т. д.). В стоимость обновления включена оплата еженедельного выезда сервисного специалиста. Если же система обновляется через телекоммуникационные каналы связи, клиент оплачивает не визит специалиста, а трафик.²

Таким образом, как часто пользователь будет обновлять СПС, зависит от многих факторов - от его запросов, технических возможностей, а также от того, каковы сервисные стандарты компании - разработчика СПС.

Самое главное для пользователя - быстро найти в системе нужный документ. Это побуждает разработчиков постоянно совершенствовать поисковые ресурсы систем и стандартизировать их.

Так, в СПС "КонсультантПлюс" очень удобно искать документы по известным реквизитам, например дате принятия или его номеру. Есть и  другие возможности поиска-- по названию или фразам из текста.

Для поиска документов по конкретной проблеме можно воспользоваться "Правовым навигатором". Кроме  того, в системе есть кнопки для  быстрого доступа к формам отчетности, календарю бухгалтера, обзорам законодательства.

Наконец, "КонсультантПлюс" легко предоставит весь объем информации по изучаемому документу: комментарии, консультации и судебную практику. Это удобно - ведь о существовании дополнительной информации пользователь может и не знать.

В "Гаранте" документы  можно искать по реквизитам, источнику опубликования. Есть поиск по ситуации - выбрав подходящую ситуацию, пользователь получит документы по этой теме. Кроме того, легкодоступны последние документы, поступившие в систему, - к ним можно попасть, нажав на кнопку "Новые документы" стартового окна системы.

Аналогичные поисковые  ресурсы есть и в других СПС. Например, в "Кодексе" реализован так называемый интеллектуальный поиск. Он позволяет  формулировать запрос в свободной  форме, указывая в поле ввода текста как дату принятия, или номер документа, так и ключевые слова из названия или текста. В ходе поиска система самостоятельно анализирует запрос и выдает список документов, отсортированных по степени их близости к контексту запроса.

Практически все разработчики СПС регулярно наращивают возможности своих систем. Иногда полностью меняется технология построения правовой системы, как это, например, произошло в 2003 году с СПС "КонсультантПлюс", когда была внедрена принципиально новая технологическая платформа-- Технология 3000. Однако при серьезном развитии технологии был сохранен ставший уже хорошо знакомым интерфейс, а также привычные опции, такие как возможность работы с редакциями документов, действовавшими в определенный момент времени, возможность отслеживать изменения в правовых актах, интересующих специалиста. Но именно тогда появился новый инструмент поиска - "Правовой навигатор". В 2004 году компания "Консультант Плюс" ввела очередной комплекс нововведений - Серию 100. А в 2005 году реализуется сразу несколько новых возможностей, которые являются продолжением свойств Технологии 3000 Серии 100 по поиску документов и аналитической работе с правовой информацией. Получила дальнейшее развитие функция "Документы на контроле" (в частности, теперь система сообщает пользователю не только об изменениях документов, но и о том, что интересующий его документ прошел регистрацию в Минюсте), появилась возможность размещения комментариев пользователя в тексте документа и многое другое.

Аналогичную перестройку своей  системы осуществляет и "Гарант". В этом году компания вышла на рынок с новым продуктом - системой ГАРАНТ Платформа F1. По словам разработчиков, ряд новых возможностей и преимуществ Платформы F1 расширяет функциональность этой системы и существенно облегчает работу пользователей. Например, функция "Машина времени" дает возможность поиска текстов документов, действовавших в тот или иной момент времени. А функция "Постановка документов на контроль" автоматически отслеживает и предупреждает пользователя об изменениях в важных для него документах. В Платформе F1 пользователь может сопровождать текст документа собственными комментариями, причем в них можно проставлять гипертекстовые ссылки на другие документы информационного банка.

Пользователей других СПС также ждут новации, но не столь масштабные. Например, одна из сервисных новинок СПС "Кодекс" - это усовершенствованный алгоритм интеллектуального поиска. Теперь осуществляя поиск по свободно сформулированной ключевой фразе, пользователь получит не только список ссылок на найденные документы, но и наиболее интересные фрагменты из текстов документов большого объема. Новый сервис, как считают разработчики системы, поможет экономить время на поиск: из списка документов пользователь сможет перейти непосредственно к этим фрагментам, а если необходимо, просмотреть текст искомого документа полностью.

Импортирование данных из других источников (БД, электронных  таблиц, текстовых файлов). Экспорт  данных.

Экспорт представляет собой способ вывода данных и объектов базы данных в другую базу данных, электронную таблицу или формат файла, позволяющий другой базе данных, приложению или программе использовать эти данные или объекты базы данных. Экспорт по своей сути напоминает копирование и вставку через буфер обмена. Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных из базы данных Microsoft Access или проекта Microsoft Access можно экспортировать в другую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access.

Экспорт объектов базы данных в существующую базу данных Microsoft Access или проект Microsoft Access В окне Базы данных выберите имя  объекта, который нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду  Экспорт. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, где расположена база данных, в которую нужно экспортировать объект. В диалоговом окне Экспорт введите имя нового объекта. При экспорте таблицы выберите в диалоговом окне Экспорт переключатель, соответствующий требуемому виду экспорта - «структура и данные» или «только структура».³

Сохранение содержимого объекта  в файле формата Microsoft Excel В окне Базы данных выберите имя сохраняемого объекта. Чтобы сохранить часть  таблицы, откройте ее и выберите нужные данные перед продолжением. Выберите в меню Файл команду Экспорт.В поле со списком Тип файла выберите Microsoft Excel 5-7 или Microsoft Excel 97-2002. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет сохранен объект. Введите имя в поле Имя файла (или используйте предложенное имя).Установите флажок Сохранить формат. Выполните одно из следующих действий:

При сохранении таблицы нажмите  кнопку Экспорт всех для сохранения всей таблицы или Сохранить фрагмент для сохранения части таблицы, выбранной на шаге 1.

· При экспорте всех остальных объектов нажмите кнопку Экспорт.

Экспорт сводной таблицы в Microsoft Excel для экспорта таблицы в режиме сводной таблицы или формы  в Microsoft Excel в виде интерактивного сводного отчета. используйте следующие действия. Связь между сводным отчетом и источником данных сохраняется.

· На панели инструментов Сводная  таблица нажмите кнопку Экспорт  в Microsoft Excel для запуска или переключения в Microsoft Excel и отображения данных в сводном отчете.

Экспорт электронной таблицы Excel. Необходимо, чтобы электронная таблица активизирована, дважды щелкнув ее в окне макета. Откроется окно приложения (в данном случае Microsoft Excel), в котором была создана эта электронная таблица. На панели инструментов электронной таблицы нажмите кнопку Экспорт в Microsoft Excel для запуска или переключения в Microsoft Excel и отображения данных в книге.

Экспорт в формат Microsoft Word или другой текстовый формат. В окне Базы данных выберите имя таблицы, запроса, представления или сохраненной процедуры, которую нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле со списком Тип файла выберите Текстовые файл. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которой будет экспортирован объект. В поле Имя файла введите имя файла (или оставьте старое имя) и нажмите кнопку Экспорт. Будет запущен Мастер экспорта текста.⁴

Экспорт таблицы, запроса, формы или  отчета в формате документа XML. В  окне Базы данных выберите имя таблицы, запроса, формы или отчета, которые необходимо экспортировать, а затем выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле Тип файла выберите Документы XML. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которую будет экспортирован объект. Введите имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Экспорт. В диалоговом окне Экспорт XML выполните одно или несколько следующих действий:

· Чтобы экспортировать данные в  документ XML, выберите данные (XML).

· Чтобы экспортировать схему в  файл XML, выберите схема данных.

· Чтобы форматировать данные таблицы  или запроса с помощью файла XLS (Extensible Style Language), выберите презентация  данных (XSL)..

Экспорт таблицы в формате динамического HTML. В окне Базы данных выберите имя  таблицы, запроса или формы, которые  нужно экспортировать, и выберите в меню Файл команду Экспорт. В поле со списком Тип файла выберите Microsoft IIS 1-2 или Страницы Microsoft ASP. Нажмите кнопку раскрытия списка в поле Папка и выберите диск и папку, в которую будет экспортирован объект. Введите имя в поле Имя файла. Нажмите кнопку Экспорт Введите необходимые сведения в диалоговых окнах Настройка вывода файлов HTX и IDC или Настройка вывода файлов ASP.

* В поле Шаблон HTML укажите расположение  шаблона HTML.

* В поле Название источника  введите имя источника данных ODBC, который будет подключаться в момент обработки генерируемых сервером файлов HTML на веб-сервере.⁵

Выполните одно из следующих действий:

* Для базы данных Microsoft Access (.mdb)

В поля вход под именем и пароль введите имя пользователя и пароль системы безопасности на уровне пользователей, обеспечивающие доступ пользователей к базе данных с веб-страницы. Если имя пользователя или пароль указаны не будут, по умолчанию будут использоваться имя пользователя Admin и пустой пароль. Это позволит получить доступ к базе данных с веб-страницы любому пользователю, который по умолчанию имеет привилегии администратора.