Создание структуры таблиц в СУБД Access

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ – ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ»

Кафедра «информационные технологии в сфере сервиса»

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ 
«информатика»

 

 

 

На тему «Создание структуры таблиц в СУБД Access» 

 

Выполнил(а): 
Студент(ка)  
 
Ф.И.О.  
Проверил(а):  
доц. Ф.И.О

 

 

 

 

Санкт – Петербург

2010

 

СУБД  ACCESS.

 

 

Основные понятия и определения.

Системой управления базами данных (СУБД, DBMS – Data Base Management System) называют программу, предназначенную для создания и ведения баз данных, а также организации доступа к данным и их обработки.

 

 Под базой данных (БД, DB – Data Base) понимают совокупность данных, относящихся к некоторой предметной области, организованных определенным образом  на материальном носителе, как правило, средствами СУБД.

База данных организуется в соответствии с моделью данных, которая поддерживается в СУБД. Реляционная модель данных (англ. Relation– отношение) является одной из самых распространенных моделей, используемых в современных СУБД. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде прямоугольных двухмерных таблиц.

Применительно к реляционной модели используется следующая стандартная терминология теории отношений: двухмерная таблица определяется как отношение. Столбцы таблицы называют  полями (или доменами), строки – записями (или кортежами).

Первичным ключом (или просто ключом таблицы)  называется одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих (определяющих) каждую запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он является простым, если из нескольких – составным. Кроме первичного ключа в таблице могут существовать и вторичные ключи. Вторичный ключ – это поле, значения которого могут повторяться в разных записях, то есть он не является уникальным.

Связи между таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений совпадающих полей. Такие поля в разных таблицах играют роль внешнего ключа или ключа связи.

Совокупность реляционных таблиц, логически взаимосвязанных и отражающих некоторую предметную область, образует реляционную базу данных (РБД).

СУБД Аccess  относится к СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета для офиса Microsoft Office Professional.

Объекты Аccess:

Таблицы составляют основу базы данных и предназначены для хранения информации об объектах предметной области.

Запросы являются средством выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц БД.

Формы представляют собой электронный вариант физических форм документов. Они предназначены для ввода, просмотра и корректировки данных.

Отчеты используются для формирования выходных документов, предназначенных для вывода на экран, принтер или в файл.

Макросы содержат описания действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных в задачах пользователя.

Для создания объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор (Design), а также программы-мастера Access (Wizard). Наряду с диалоговыми средствами создания объектов БД,  Access располагает средствами программирования:

·       SQL(Structured Query Language) – структурированный язык запросов;

·       язык макрокоманд;

·       VBA  (Visual Basic for Applications) - объектно-ориентированный язык программирования.

 

 

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ. СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ.

Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей. Для описания полей используются следующие характеристики: имя поля, тип и размер поля. Кроме того, для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ. Access допускает использование десяти типов данных. Для их задания в режиме Конструктора следует нажать кнопку раскрытия списка, расположенную в правой части поля, и выбрать из списка требуемый тип. Каждый тип данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна Конструктора.

 

 

ЗАДАНИЕ ПЕРВИЧНОГО КЛЮЧА. СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ.

Для определения первичного ключа необходимо выделить поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа, и выполнить команду Правка – Ключевое поле.  В области выделения данного поля  должен появиться значок с изображением ключа.

Связи между таблицами устанавливаются в окне диалога Схема данных. Эта схема является графическим образом БД, она наглядно отображает таблицы и связи между ними.

Для связывания таблиц необходимо выполнить следующие действия (все окна таблиц должны быть предварительно закрыты):

·       Выполнить команду Сервис – Схема данных или нажать кнопку    на панели инструментов;

·       В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицы, которые предполагается включить в схему данных, и нажать кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть;

·       Выбрать поле связи в первой связываемой таблице и переместить его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы;

Связи между таблицами устанавливаются  только на основании совпадающих  полей, у этих полей должен совпадать тип данных. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.

 

 

Лабораторная работа 1. Создание таблиц базы данных

Цель работы:

-         научиться определять структуру таблицы и устанавливать свойства ее полей в режиме конструктора таблиц;

-         уметь формировать условия в свойствах полей с помощью построителя выражений;

-         освоить средство «Мастер подстановок» для формирования вводимых значений;

-         научиться определять простой и составной первичный ключ;

-         научиться вводить и корректировать данные в созданных таблицах;

-         уметь устанавливать межтабличные связи.

 

 

Необходимо создать базу данных о студентах, поступивших  в ВУЗ, состоящую из двух таблиц: «Группа» и «Студент».

 

 

Таблица  «Группа»

Номер группы	Код специальности	Кол-во студентов в группе	Проходной балл
11	611	25	4,3
12	615	20	4,5
13	3514	20	4,8

 

 

 

Таблица  «Студент»

Группа	ФИО	Пол	Номер студента	Год рождения	Адрес	Проходной балл
11	Иванова	Ж	2	05.02.87	Красноярск, Ленина 20	4,5
11	Сидоров	М	17	10.06.87	Красноярск, Мира 15	4,8
11	Петров	М	10	11.12.86	Емельяново, Полевая 3	4,3
12	Мазуров	М	11	29.10.86	Красноярск, П.Железняка, 11	4,5
12	Бойко	Ж	1	06.01.87	Ачинск,Красная,12	5,0
12	Пашкова	Ж	9	15.12.86	Норильск, Завенягина,18	4,3
13	Степанов	М	13	27.09.86	Красноярск, П.Железняка, 76	4,9
13	Бородина	Ж	5	20.04.87	Лесосибирск, Ленина, 19	5,0

 

 

 

Для создания структуры таблиц необходимо определить основные характеристики полей таблиц, свойства полей, назначить первичный ключ. В таблицах 19 - 20 представлены основные характеристики полей таблиц.

 

 

Таблица 19. Описание свойств полей таблицы «Группа»

Имя Поля	Ключ. поле	Тип Данных	Размер, Байт	Число десятич. Знаков	Подпись поля	Условие на значение
						Сообщение об ошибке
НГ	Да	Текстовый	5		Ном. группы
КСПЕЦ		Текстовый	6		Код специальности
КОЛ		Числовой	Байт	0	Кол. ст. в группе	>=0 And<=40
						Кол.студентов больше допустимого
ПБАЛЛ		Числовой	Одинарноес пл. точкой	2	Проходной балл	>2 And <=5
						Ошибка в оценке

 

 

 

Таблица 20. Описание свойств полей таблицы «Студент»

Имя Поля	Ключ. Поле	Тип данных	Размер, Байт	Число десятич. Знаков	Подпись поля	Условие на значение
						Сообщение об ошибке
НГ	Да	Текстовый	5		Группа
НС	Да	Текстовый	2		Номер студента в группе
ФИО		Текстовый	15		ФИО
ПОЛ		Подстановкой  (м, ж)	1		Пол
ГОДР		Дата/Время	Краткий форм. Д.		Год рождения
АДРЕС		Текстовый	25		Адрес
ПБАЛЛ		Числовой	Одинарноес пл. точкой	2	Проходной балл

 

 

 

I. Создание структуры базы данных

1.    Запустите программу Microsoft Access.

2.    В первом диалоговом окне Access установите переключатель «Новая база данных».

3.    В следующем окне выберите папку и укажите в качестве имени файла новой базы данных свою фамилию. Щелкните на кнопке Создать.

4.    В окне новой базы данных из списка объектов выберите объект Таблицы. Создайте структуру таблицы Группа в режиме Конструктора, используя параметры из таблицы 19. При задании Условия на значение для полей «Количество студентов в группе» и «Проходной балл» пользуйтесь Построителем выражений.

5.    Поле НГ (номер группы) сделайте ключевым.

6.    Сохраните структуру первой таблицы под именем Группа.

7.    Создайте структуру таблицы Студент, используя параметры таблицы 20. Условие задавайте Построителем выражений.

8.    Задайте составной уникальный ключ, состоящий из двух полей: НГ (номер группы) и НС (номер студента в группе). Для выделения полей пользуйтесь клавишей CTRL.

9.    Сохраните таблицу под именем Студент.

 

 

II. Ввод данных в таблицы

10.                      В окне базы данных откройте таблицу Группа двойным щелчком на ее значке.

11.                      Введите три записи.

12.                      Закройте таблицу Группа.

13.                      Откройте таблицу Студент.

14.                      Введите 8 записей, 3 из которых представляют информацию о студентах из первой группы, а 3 – из второй, а 2 записи  – из третьей. При вводе попробуйте вводить данные, не соответствующие типу полей.

15.                      Закройте таблицу Студент.

III. Установка связей между таблицами

16.                      Выполните команду Сервис-Схема данных или щелкните на кнопке Схема данных.

17.                      В окне Схемы данных расположите все  таблицы.

18.                      Установите между таблицами Группа ® Студент связь по простому ключу НГ.

19.                      В открывшемся окне обратите внимание, что тип отношения установится один-ко-многим. Установите все флажки, обеспечивающие целостность во взаимосвязанных таблицах.

20.                      Установите все флажки, обеспечивающие целостность во взаимосвязанных таблицах.

21.                      Сохраните схему данных и закройте окно.

22.                      Откройте таблицы Группа и Студент. Проверьте, как влияют установленные параметры поддержания связной целостности:

-         в таблице Группа измените номер группы (что произошло в подчиненной таблице Студент?);