Создание и обработка базы данных «Отделы» средствами MS Access

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

федеральное государственное  бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального  образования

«Государственный  университет управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

на тему:

«Создание и обработка  базы данных «Отделы» средствами MS Access»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫПОЛНИЛ: студент

Алексеев Роман Эдуардович

ИУФиНА Финансы и Кредит 1-2

ПРОВЕРИЛА:

Шевченко Марина Олеговна

 

 

 

 

 

 

Москва – 2012

Содержание

Введение

1. Теоретические основы создания базы данных
1. Создание таблиц в базе данных
2. Создание запросов по таблицам
2. Создание базы данных «Отделы»
1. Создание таблицы 1
2. Создание таблицы 2
3. Создание запросов
1. Данные о сотрудниках с произвольно заданной должностью
2. Сведения о сотрудниках, поступивших на работу между двумя заданными датами
3. Результаты подсчета среднего стажа сотрудников по каждой должности
4. Увеличение зарплаты

Заключение

Список  источников и литературы 

Введение 

 

Для успешного изучения Microsoft Access нужно создать базу данных по следующему плану:

 

1. Наименование полей первой таблицы: номер отдела, фамилия и инициалы начальника, штат.
2. Наименование полей второй таблицы: номер отдела, фамилия и инициалы сотрудника, должность, дата поступления, зарплата.
3. Количество записей первой таблицы - 3, количество записей второй таблицы - 15. (Количество записей  в таблицах студент может увеличить).
4. Содержание создаваемых запросов:
1. данные о сотрудниках с произвольно заданной должностью;
2. сведения о сотрудниках, поступивших на работу между двумя заданными датами;
3. результаты подсчета среднего стажа сотрудников по каждой должности;
4. увеличение зарплаты (например, всем инженерам) на определенное количество  рублей.
 

1. Теоретические основы создания базы данных

 

      1.1  Создание таблиц в базе данных

 

Последовательность  действий:

• на панели задач кликнуть кнопку Пуск;
• выбрать пункт Программы;
• выбрать команду Microsoft Access;
• в появившемся диалоговом окне выбрать вариант Новая база данных.

 

Поверх окна приложения Microsoft Access появляется окно новой базы данных.

 

 

Создание  структуры таблицы 

Существует много  вариантов открытия режима конструктора. Рассмотрим один из них. Открыть окно базы данных. Выбрать объект Таблицы, затем на панели инструментов окна базы данных кликнуть мышкой кнопку Конструктор.

Поверх окна программы  и окна базы данных (PRED) появляется окно режима конструктора. В верхней части окна расположен бланк, в который следует записать имена и выбрать тип каждого поля таблицы (рис.4). При выборе типа поля в нижней части окна Конструктора открывается вкладка Общие, в которой перечислены свойства, характерные для установленного типа поля.

Создание  и изменение связей между таблицами

Установление  связей

Созданы структуры  всех таблиц реляционной базы данных PRED.

Можно переходить к  установлению связей между таблицами. Следует помнить, что подчинённые таблицы обязательно должны быть пустые.

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

После того как установлен флажок Обеспечение целостности  данных, становятся доступными и следующие  два флажка, при установке которых  автоматически выполняются операции Каскадное обновление связанных  полей и Каскадное удаление связанных  записей. Если включить данные флажки, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном  случае запрещены условиями целостности  данных. Чтобы обеспечить целостность  данных при удалении записей или  изменении значения первичного ключа  в главной таблице, автоматически  вносятся необходимые изменения  в связанные таблицы.

 

1.2 Создание  запросов по таблицам

Запрос является самостоятельным объектом базы данных. Запрос можно сохранять и использовать многократно. Запрос является производным  объектом от таблицы и результатом  выполнения запроса также является таблица.

Microsoft Access предлагает два способа создания запросов: в режиме Конструктора и с помощью Мастеров.

Режим Конструктора позволяет не только создавать запрос, но и модифицировать уже существующий. Открыв запрос в режиме Конструктора, можно добавлять поля, задавать условия  отбора, определять порядок сортировки, обобщать информацию и так далее.

В процессе создания запроса в режиме Конструктора можно  отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в  запросе.

В окне базы данных выделить объект Запросы и дважды кликнуть мышкой кнопку Создание запроса  в режиме конструктора или на панели инструментов нажать кнопку Конструктор.

После этого на экране появляется окно Запроса, поверх которого располагается диалоговое окно Добавление таблицы. В открывшемся окне следует  выделить название таблицы, для которой  создаётся запрос, нажать кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть.

Количество и  назначение строк в нижней части  бланка Запроса различно и зависит  от типа Запроса.

В строке Поле: в каждый столбец заносят имя поля Таблицы, выбирая его из списка, или задают новое имя для поля, значение которого будет вычисляться в процессе выполнения Запроса. Следует отметить, что формирование нового поля в Запросе не изменяет структуру Таблицы, для которой создаётся Запрос. Имя нового поля отобразится на экране при выводе таблицы результатов выполнения Запроса.

В строке Имя таблицы: автоматически отображается имя Таблицы, из которой выбраны поля,

В строке Вывод на экран: устанавливают флажок, если значение выбранного поля следует отобразить в таблице результатов выполнения Запроса.

В строках Условие отбора: и или: записывают условия отбора для каждого выбранного поля.

Запросы, которые  позволяет создавать Microsoft Access, можно разделить на несколько типов:

• запросы на выборку;
• запросы на выборку с вычисляемыми полями;
• запросы на выборку с итоговыми вычислениями;
• запросы с параметрами;
• запросы на изменение информации в Таблице (удаление, обновление и добавление записей);
• запросы на создание Таблицы;
• перекрёстные запросы.

Для выбора типа запроса  следует кликнуть мышкой кнопку Запрос на панели инструментов (смотри рисунок).

Любой запрос может  быть создан в режиме Конструктора или написан на языке SQL (Structured Query Language). Запрос в режиме SQL - запрос, созданный при помощи инструкций SQL.

Для запроса, созданного в режиме конструктора, Microsoft Access выводит эквивалентный запрос на языке SQL. Для перехода из режима конструктора в режим SQL и наоборот следует на панели инструментов выбрать кнопку Вид, кликнуть кнопкой мышки и выбрать нужный вариант (смотри рисунок).

Создавать запрос (без  использования Мастеров) можно в  режиме Конструктора или в режиме SQL.

Открыть запрос (или  запустить запрос на выполнение) можно  разными способами.

Первый  способ

Если запрос находится  в режиме Конструктора или в режиме SQL, следует кликнуть мышкой кнопку '' ! '' на панели инструментов окна Microsoft Access.

Второй  способ

Если запрос находится  в режиме Конструктора или в режиме SQL, следует кликнуть мышкой кнопку Вид на панели инструментов окна Microsoft Access и в открывшемся меню выбрать команду Режим таблицы.

Третий  способ

Если запрос находится  в режиме Конструктора или в режиме SQL, следует кликнуть мышкой кнопку Открыть на панели инструментов окна базы данных.

Четвёртый способ

Открыто окно базы данных. Выбрана вкладка Запросы. Выделено имя запроса. Кликнуть мышкой кнопку Открыть на панели инструментов окна базы данных.

 

 

2. Создание базы данных «Отделы»
1. Создание таблицы 1

 

 

Таблица 1 в режиме конструктора:

 

 

 

Свойства поля NOM в режиме конструктора:

 

 

Свойства поля FAM в режиме конструктора:

 

 

Свойства поля SHT в режиме конструктора:

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица1 в режиме таблицы:

 

 

2.2.Создание таблицы 2

 

 

Таблица 2 в режиме конструктора:

 

Свойства поля NOM в режиме конструктора:

 

 

Свойства поля FAM в режиме конструктора:

 

 

Свойства поля DOL в режиме конструктора:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Свойства поля DAT в режиме конструктора:

 

 

Свойство поля ZAR в режиме конструктора:

 

 

Таблица2 в режиме таблицы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Создание запросов

 

1. Данные о сотрудниках с произвольно заданной должностью

 

Запрос на выборку сотрудников  с произвольно заданной должность  в режиме конструктора:

 

 

Запрос  на выборку сотрудников с произвольно  заданной должностью в режиме SQL:

 

SELECT Таблица2.NOM, Таблица2.FAM, Таблица2.DOL, Таблица2.DAT, Таблица2.ZAR

FROM Таблица2

WHERE (((Таблица2.DOL)="Разнорабочий"))

ORDER BY Таблица2.FAM DESC;

 

Запрос на выборку сотрудников с произвольно заданной должностью в режиме таблицы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Сведения о сотрудниках, поступивших на работу между двумя заданными датами

 

Запрос на выборку сотрудников, поступивших на работу между двумя  заданными датами, в режиме конструктора:

 

Где Условие  отбора по полю DAT имеет вид:

 <#01.01.2011# And >#01.01.2007#

 

Запрос на выборку сотрудников, поступивших на работу между двумя  заданными датами, в режиме SQL:

 

SELECT Таблица2.NOM, Таблица2.FAM, Таблица2.DOL, Таблица2.DAT, Таблица2.ZAR

FROM Таблица2

WHERE (((Таблица2.DAT)<#1/1/2011# And (Таблица2.DAT)>#1/1/2007#))

ORDER BY Таблица2.FAM DESC;

 

Запрос на выборку сотрудников, поступивших на работу между двумя  заданными датами, в режиме таблицы:

 

 

 

 

 

 

 

3. Результаты подсчета стажа сотрудников 

 

Запрос на подсчет стажа сотрудников  в режиме конструктора:

 

Где поле Стаж имеет вид:

Стаж: Fix((Now()-[DAT])/365)

 

Запрос на подсчет стажа сотрудников  в режиме SQL:

SELECT Таблица2.NOM, Таблица2.FAM, Таблица2.DOL, Таблица2.DAT, Fix((Now()-[DAT])/365) AS Стаж

FROM Таблица2

ORDER BY Таблица2.FAM DESC;

 

Запрос на подсчет стажа сотрудников  в режиме таблицы:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Увеличение зарплаты

 

Запрос на обновление с целью  увеличения зарплаты на 20%  всем сотрудником  в должности инженера в режиме конструктора:

 

 

Запрос  на обновление с целью увеличения зарплаты на 20% всем сотрудникам в  должности инженера в режиме SQL:

 

UPDATE Таблица2 SET Таблица2.ZAR = Таблица2!ZAR*1.2

WHERE (((Таблица2.DOL)="Инженер"));

 

 

 

 

 

Заключение

 

Я разработал базу  данных отделов предприятия.

С помощью моей базы можно  без затруднений и специальных  знаний вести базу данных, которая  позволяет делать все операции с  сотрудниками . То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

 

На примере моей базы данных, я предоставил  к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess. Эта программа проста для освоения начинающими пользователями и одновременно с этим имеет большой функционал. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.п.).

 

Я считаю, что созданная  мною база MS Access  эффективна и имеет множество практических применений. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Говоря о себе, могу сказать, что эта программа имеет много полезных функций, и я в дальнейшем собираюсь ей активно пользоваться. 

 

Список источников и литературы

 

Полезные источники: