Создание автоматизированного комплекса задач управления сбытом нефтепродуктов

Министерство образования  Российской  Федерации

 

 

Московский государственный университет  экономики, статистики и информатики

 

Институт  компьютерных технологий

Кафедра ПИС

 

 

 

 

Отчет

по индивидуальному  заданию по курсу 

«Проектирование информационных систем»

на тему

«Создание автоматизированного комплекса задач

управления сбытом нефтепродуктов»

 

 

 

 

 

 

Работу  выполнили 

студенты  группы ДКЕ-302:

Северинова  Кристина,

Бычков Александр

 

Руководитель:

профессор  Тельнов Ю.Ф.

 

 

 

 

 

Москва, 2012 г.

ЗАО «Московская топливная компания»

 

 

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия Смирнова  В.А.		ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ОАО «EXPERTEK» ПЕТРОВ Б.М.
Смирнова В.А.   "27" октября 2012 г.		Петров Б.М. "27" октября 2012 г.

 

 

СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ СБЫТОМ НЕФТЕПРОДУКТОВ

 

 

Техническое задание на развитие

На 15 листах

Согласовано
Начальник отдела закупок Катаев П.И. "15" октября  2012г.	Менеджер проекта Филиппов В.М. "15" октября 2012 г.
Главный бухгалтер Кириллов А.К. "15" октября 2012г.	Аналитик Бахтадзе Т.Н. "15" октября 2012 г.
Начальник отдела ИТ Кузнецов Е.А. "15" октября 2012 г.	Главный конструктор      Самарин Р.О.      "15" октября 2012 г.

2012

 

Оглавление

1. Общие сведения 4

1.1. Наименование работы 4

1.2. Заказчик 4

1.3. Исполнитель 4

1.4. Основание для проведения работы 4

1.5. Плановые сроки начала и окончания работы 5

1.6. Термины и сокращения 5

2. Цели и задачи 5

3. Объект автоматизации 7

Приложение 1 12

Приложение 2 13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общие сведения

1. Наименование  работы

Создание Автоматизированного комплекса задач управления сбытом нефтепродуктов на автозаправочных станциях ЗАО «МТК»

2. Заказчик

ЗАО «МТК»

АДРЕС ФАКТИЧЕСКИЙ УЛ. МАТВЕЕВСКАЯ  Д.13

ТЕЛЕФОН: 8 495 464 61 33

3. Исполнитель

ОАО «EXPERTEK»

АДРЕС ФАКТИЧЕСКИЙ УЛ. БОЛЬШАЯ БАСМАННАЯ Д. 55

ТЕЛЕФОН: 8 499 410 55 77

4. Основание для проведения работы

Приказ о создании и внедрении  автоматизированного комплекса задач управления сбытом нефтепродуктов на автозаправочных станциях ЗАО «МТК»

5. Плановые  сроки начала и окончания работы

Реализация требований настоящего ТЗ по созданию АКЗ УСН на АЗС выполняется по договору между Заказчиком и Исполнителем и производится в сроки, обусловленные договором.

Срок выполнения автоматизации 5 месяцев.

6. Термины и сокращения

В таблице 1 приводятся термины и сокращения, используемые в настоящем документе.

Сокращение	Значение
АКЗ УСН	Автоматизированный комплекс задач управления сбытом нефтепродуктов
БД	База данных
НСИ	Нормативно-справочная информация
ПО	Программное обеспечение
СУБД	Система управления базами данных
ТЗ	Техническое задание
АЗС	Автозаправочная станция

2. Цели  и задачи

Цель:

Целью настоящей работы является создание и внедрение автоматизированного комплекса задач управления сбытом нефтепродуктов, направленного на повышение эффективности управления сетью АЗС, увеличение скорости, качества обработки и обмена информацией.

 

Основными задачами развития  АКЗ УСН на АЗС являются:

• получение полной информации о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях;
• планирование оптимального объёма заказа на дополнительную поставку топлива на основе сведений об оставшемся топливе;
• формирование заказов на поставку топлива;
• консолидация данных еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмных показателей розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты;
• снижение вероятности нехватки топлива из-за плохого учета на складе на 20%;
• снижение вероятности остановки работы АЗС из-за отсутствия запасов топлива 15%.

 

 

 

 

Дополнительными задачами развития АКЗ АЗС являются:

• Повышение достоверности обработки данных;
• Увеличение точности расчетов данных прихода и расхода топлива;
• Сокращение доли рутинных операций по обработке документации;
• Прогнозирование продаж топлива на будущий период;
• Возможность накопления и анализа статической информации по показателям планов, договоров, отчетов;
• Обеспечение доступа к оперативным данным поставки и расходов топлива.

Перспективными задачами развития АКЗ АЗС являются:

• создание единого информационного пространства для оперативного учета движения топлива и ведения бухгалтерского учёта;
• синхронизация данных по бизнес-процессам за счет создания единой базы данных, которая хранит все данные о движении нефтепродуктов на АЗС;
• дальнейшее развитие автоматизации смежных бизнес-процессов.

3. Объект  автоматизации

 Объектом автоматизации  является комплекс задач управления сбытом нефтепродуктов на автозаправочных станциях ЗАО  «МТК».

   Закрытое акционерное общество «МТК» открыло свою первую автозаправочную станцию в 2000 году в Москве, после чего оно стало активно развиваться на топливном рынке. Через пять лет было открыто еще несколько заправочных станций в разных районах Москвы и Московской области. Сейчас ЗАО «МТК» имеет 15 заправочных станций и к концу 2013 года  планирует открыть еще 3.

 Закрытое акционерное общество «МТК» представляет собой        автозаправочную станцию, которая предлагает продукцию нескольких видов топлива: АИ-92, АИ-95, АИ-98, дизельное топливо и дизельное топливо Евро-4. Данное предприятия имеет постоянные хозяйственные связи с поставщиками топлива и его потребителями. Ежедневно ЗАО «МТК» обслуживает около 1000 автомобилей. Численность сотрудников торговой компании составляет 130 человек. На каждой заправочной станции численность персонала составляет 7 человек. Годовой оборот компании составил $150 млн.

Миссия компании: «Обеспечение потребителя качественным топливом в доступных районах Москвы и Московской области по приемлемым ценам».

Девиз «Качественное топливо и высококвалифицированное обслуживание для каждого автовладельца».

Организационная структура  предприятия.

Организационную структуру управления ЗАО «МТК» можно охарактеризовать как плоскую трехуровневую линейно-функциональную систему:

• 1-ый уровень – руководитель АЗС;
• 2-ой уровень – руководители отделов;
• 3-ий уровень – рабочие.

 

В аппарат  управления входят следующие отделы:

• бухгалтерия;
• финансовый отдел;
• юридический отдел;
• отдел кадров;
• отдел охраны труда;
• отдел сбыта;
• отдел маркетинга.
• IT – отдел;
• Отдел планирования.

 

Схема организационной структуры в приложении 1.

 

 

Комплекс автоматизируемых бизнес-процессов включает в себя:

• Процесс сбыта топлива;
• Процесс контроля остатка топлива на складе;
• Процесс контроля ежедневного расхода топлива;
• Процесс планирования расхода топлива и как следствие определение количества закупок на будущий период;

3.3. Уровень автоматизации существующей организации обработки информации.

В данный момент на предприятии действует  такой тип автоматизации как автоматизация по направлениям.

На складах предприятия в настоящий момент эксплуатируются подсистема складского учета «1С: Складской учет», в бухгалтерии – подсистема бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».

Пакет прикладных программных  средств Microsoft Office – расчет реестра свободных отпускных цен, подготовка прайс-листов, электронной документации на продукцию, составление документов, просмотр наличия продукции на складе;

· Система отправки сообщений  – общение посредством Интернета  между работниками фирмы, представителями  со стороны поставщика, а также  с различными организациями, занимающимися  аналогичным бизнесом;

· Outlook Express – почтовый клиент, которым используются организации для приема и отправки электронной почты.

Описание существующей организации бизнес-процессов представлено в виде функциональной модели (Диаграмма IDEF0 - приложение 2). Использование информационных объектов: нормативно-справочной, входной и выходной информации представлено в информационной модели предметной области (IDEF 1X - приложение 3). Уровень зрелости автоматизации бизнес-процессов соответствует уровню частичной автоматизации, управление бизнес-процессами является неформальным.

 

Описание недостатков существующей системы обработки информации.

Проблема:

• вероятности нехватки топлива из-за плохого учета на складе;
• отсутствие доступа к оперативным данным сбыта, учета, анализа и движения нефтепродуктов;
• большие временные затраты на рутинную обработку информации о движении топлива на АЗС, о договорах на поставку топлива, о состоянии рынка (цены на топливо, предложения поставщиков и т.д.);
• недостаточно эффективные методы планирования;
• непродуманный выбор поставщиков.

Итог: следствием всех проблем является большие трудовые затраты на обработку информации, и возможности сбоя производства из-за отсутствия оперативных данных по поставкам и продажам у сотрудников отдела сбыта.

 

Узкие места:

Определение потребности в топливе

• Некорректное планирование

Проблемой является неверная оценка количества оставшегося топлива на складе и потребности АЗС в топливе на следующий период.

Следствием являются большие остатки топлива либо его острая нехватка.

Поиск топлива у поставщиков 

• Непродуманный выбор поставщика

Проблемой является отсутствие полной информации о поставщике, его положении  на рынке и качество топлива которое  он поставляет.

Как следствие может быть некачественное топливо, либо ненадежный поставщик. Неактуальный прайс-лист поставщика (устаревшие цены).

Отсутствие выбранного топлива у поставщика. Поставщик может не выполнить обязательства по договору, например, задержать поставку.

          Учет ежедневных расходов топлива

• Неточное планирование расходов

Проблемой является неточный учет ежедневного  расхода топлива.

• Отсутствие контроля передвижения топлива

Проблемой является утечка топлива, несанкционированное использование.

Следствием может являться простой  работы АЗС

 

           Учет поставок топлива

• Возможность рекламации

Проблемой является потеря большого количества времени на обработку  рекламаций. Следствием является снижение производительности АЗС, также возможность отказа в удовлетворении рекламации поставщиком, если найдутся нюансы в договоре о поставке