Совершенствование информационных систем управления финансовыми потоками

Введение

Актуальность данной работы обусловлена происходящими в настоящее время процессами  автоматизации в сфере управления финансовыми потоками. Информационные технологии играют значительную роль в финансовой деятельности предприятий. Они способны повысить эффективность управления предприятием за счет предоставления полной и систематизированной информации о финансовом состоянии, включая потоки денежных средств, поступления от продаж, расходы каждого подразделения, задолженность контрагентов. 

Однако в настоящее время  на большинстве российских предприятий  вся эта информация хранится в  различных подразделениях, не структурирована  и представлена в электронных  таблицах, небольших базах данных и бумажных архивах. Использование  корпоративных информационных систем обусловлено необходимостью целостного подхода к управлению финансами  предприятия; повышения скорости получения  информации для принятия управленческих решений; оперативного проведения финансового  анализа предприятия; расчета плановых и учета фактических затрат предприятия. При автоматизации процесса финансового  управления предприятием возникает  проблема выбора информационной системы. В настоящее время на рынке  существует множество программных  продуктов.

Среди программ финансового анализа, можно выделить следующие разработки: модуль «Финансовый анализ» корпорации «Галактика», программу Audit Expert, конфигурацию «1С: Финансовое планирование 7.7». По сравнению с большинством других систем такого рода они позволяют не только решать стандартные задачи финансового анализа, но и обеспечивают пользователю возможность создавать собственные методики анализа, в том числе и внутрихозяйственного. Кроме того, благодаря гибким механизмам настройки процедур загрузки данных они могут использоваться совместно с различными бухгалтерскими программами, что, безусловно, повышает экономическую эффективность их использования.

Главной задачей данной работы является рассмотрение основных наиболее значимых достижений информационных технологий в сфере управления финансовыми потоками предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава.1 Теоретические основы совершенствования информационных систем управления финансовыми потоками

 

1.1 Использование информационных технологий в управлении

финансовыми потоками предприятия

 

Главным направлением перестройки  структуры управления и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности предприятий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных  изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового  потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного менеджмента, значительно  расширяющее возможности использования  компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента  связано с организацией системы  обработки данных и знаний, последовательного  их развития до уровня интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали  все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Сегодня положение дел  в рассматриваемой области характеризуется  крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением объема технологических  предложений, требующих высоких  инвестиций, и соответственно с усилением  зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды  ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере  ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в  решении информационно-технологических  проблем, многие предприятия идут в  основном двумя путями. Первый заключается  в том, что фирма создает внутрифирменный  информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внутрифирменному рынку, доказывая тем самым возможность  рентабельного использования своих  мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть  собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными  информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском  предприятии остается небольшая  группа сотрудников, на которую возлагаются  функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие  оказывают информационно-технологические  решения на сам хозяйственный  процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все  более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие  вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внутрифирменных  информационно-технологических служб  не дает особых поводов для оптимизма  относительно эффективности решения  указанных проблем. В этой связи  возникают следующие ключевые вопросы:

каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;

что должно знать высшее руководство фирмы в области  ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;

в какой мере допустимо  делегирование функций в сфере  ИТ;

какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

высшее руководство, которое  должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

специалисты, занимающиеся поиском системных решений для  оптимизации специальных функциональных задач;

менеджеры отдельных хозяйственных  подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

менеджеры служб бухгалтерско-финансового  учета, если таковые предусмотрены  организационной структурой предприятия:

собственное информационно-технологическое  подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто  делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно  определить, какой вклад должны внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять  перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме  для отдельных видов информационно-технологических  услуг. Решение может быть найдено  в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных  подразделений и внутрифирменных  филиалов. Возможно и промежуточное  решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних  случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим  потенциалом. Следует отметить, что  подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с  их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или  компенсации слабых мест в своей работе.

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной  за счет повышения ее управляемости  и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

Повысить эффективность  управления компанией за счет обеспечения  руководителей и специалистов максимально  полной, оперативной и достоверной  информацией на основе единого банка  данных.

Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

Снизить расходы на ведение  дел за счет автоматизации процессов  обработки информации, регламентации  и упрощения доступа сотрудников  компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и  давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях  управления.

Руководителям среднего и  нижнего звеньев анализировать  деятельность своих подразделений  и оперативно готовить сводные и  аналитические отчеты для руководства  и смежных отделов.

Повысить эффективность  обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным  аппаратом.

Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация - не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации  организационно-штатной структуры  предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно  больший эффект при комплексном  подходе. Частичная автоматизация  отдельных рабочих мест или функций  способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают  и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность  работы подразделений.

Изменения, возникающие под  влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает  естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при  всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали  конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления - фирма не перестала  существовать, даже если она стала  виртуальной, внешнее окружение  продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения  слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава.2 Практическая часть. Совершенствование информационных систем управления финансовыми потоками на примере ОАО Промтрактор

2.1 Общая характеристика  ОАО Промтрактор

1.2 Повышение эффективности процесса управления денежными средствами путем его автоматизации

Эффективное управление денежными  средствами – один из ключевых вопросов в системе управления экономикой и финансами предприятия. Его  главные цели, как правило, улучшение  платежеспособности компании, снижение рисков кассовых разрывов и более  рациональное использование денежных средств. Для их достижения нужно  структурировать денежные потоки, регламентировать основные процессы: прохождение заявок на расходы, планирование поступлений, формирование платежного календаря.  Для поддержки оперативного управления денежными потоками требуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять: