Системы управления базами данных

 

Модули

Модули, как  и макросы, являются объектами, которые  можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. В то время как макросы  создаются в приложении Access путем  выбора макрокоманд из списка, модули пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль представляет собой набор описаний, операторов и процедур, которые хранятся в одном программном блоке. Модуль может быть либо модулем класса, либо стандартным модулем. Модули класса присоединяются к формам или отчетам и обычно содержат процедуры, предназначенные для формы или отчета, к которому они относятся. Стандартные модули содержат процедуры общего назначения, не связанные ни с одним другим объектом.

 

 

Новые функциональные возможности СУБД Access 2007

В программе Access 2007 используется новый интерфейс пользователя, который  обеспечивает, в конечном итоге, высокую эффективность и производительность работы. Главным элементом интерфейса является особая панель - Лента заменившая все меню и панели инструментов, которые были в предыдущих версиях программ Office.

На Ленте собраны вместе все  команды, которые можно выполнять. Они сгруппированы по тематическим вкладкам. Лента имеет вкладки двух типов:

• Основные (Главная. Создание. Внешние данные. Работа с базами данных), на которых собраны команды и инструменты, доступные в любой момент;
• Контекстные (Конструктор, Режим таблицы, Формат, Упорядо-чить и т.д.), которые появляются на Ленте по мере необходимости. Количество отображаемых контекстных вкладок и их названия свя-занны с текущим (выделенным) объектом базы данных, его режимом или задачами, которые можно выполнить.

 

Начинается работа в  программе Access 2007 со страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Здесь можно создать новую базу (из шаблона или пустую), открыть существующую базу данных, а также просмотреть информацию из справочной системы или из Интернета.

Объекты базы данных открываются на вкладках в рабочей области (а не в отдельных окнах). Вверху вкладки каждого открытого объекта отображается его ярлык (рис. 1).

 

Рис. 1. Интерфейс окна СУБД Access.

 

Это позволяет легко  видеть все объекты, с которыми вы работаете, и не терять из виду те, которые  закрыты другими. Однако остается возможность  вернуться к старому, оконному способу отображения объектов.

Новые форматы баз  данных. Формат баз данных программы Access 2007.accdb (и производные форматы .accde, accdt, .accdc и .accdr) обеспечивают поддержку  новых возможностей программы. При  этом старые файлы (.mdb и др.), как и их упраздненные возможности, продолжают полноценно работать в новой версии программы. Более того, в Access 2007 вы можете создавать базы данных и проекты Access в старых форматах. Работа с базами данных: .accdb в более ранних версиях программы не обеспечивается.

Новый режим представления  форм и отчетов - режим макета. Он позволяет редактировать структуру  формы или отчета вместе с данными. Здесь легко добавлять элементы, выравнивать и форматировать  их, применяя специально предназначенные  для этого средства. Элементы управления можно объединять в макеты двух типов: в столбик или ленточный. Средства редактирования применяются сразу ко всему макету.

Тематические шаблоны  нового типа. Новые шаблоны баз  данных доступны непосредственно со страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Они позволяют быстро создавать структурно-законченные тематические базы данных формата Access 2007 (.accdb).

Каждая база данных включает в себя таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, и межтабличные связи, но не заполнена никакими данными. Некоторое количество шаблонов входит в установку програм-мы Access 2007. Большое количество шаблонов, сгруппированных по темам, следует искать на сайте Microsoft Office Online, куда можно перейти непосредственно со страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access.

 

Средства  быстрого создания объектов. Вкладка Создание Ленты собрала все средства (в том числе и вновь появившиеся) для создания объектов базы данных (таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов, модулей, списков SharePoint и др.). Средства для создания объектов значительно улучшены и хорошо согласованы. Например, если открыта или выделена таблица, то создать на ее основе форму можно всего лишь двумя щелчками мыши. Автоматически созданные формы и отчеты получают единообразный вид, включающий, например, общую эмблему, цветовой стиль, дату и т.д.

Быстрое заполнение таблиц. Программа Access 2007 научилась автоматически распознавать данные, которые вводятся в бланк таблицы, и на основе этого задавать тип данных для нового поля. Поэтому во многих случаях процесс создания таблиц значительно упростился - таблицу можно создавать сразу в режиме таблицы, минуя режим конструктора. Также средство распознавания типа данных работает при вставке таблицы из программы Excel.

Строки  итогов в таблицах. Еще одна новая возможность заключается в следующем. В режиме таблицы можно добавлять строки с итоговыми значениями полей. В ячейках итогов могут размещаться суммы, средние значения, количества значений, максимальные и минимальные значения, стандартные отклонения и дисперсии. Это удобно для быстрого анализа данных таблиц.

Готовые шаблоны полей. Пользователи могут не утруждать себя созданием полей и заданием их свойств - в программе Access 2007 есть панель Шаблоны полей, в которой имеется 70 готовых полей в 7 различных категориях. Выберите поле в панели и перетащите его в таблицу, которую вы создаете. Такой способ гарантирует единообразие полей. Поэтому его удобно принимать для обязательного приме-нения при совместной деятельности в составе рабочей группы.

Разделенная форма. В Access 2007 добавлен новый тип форм, который создается автоматически - разделенная форма. Она комбинирует в себе для одной и той же таблицы (или запроса) режим таблицы и режим формы. Такой тип формы удобно использовать для ввода данных в таблицу. С помощью специального свойства формы можно задать, где должно располагаться табличное представление: слева, справа, сверху или снизу.

Новый тип данных Вложение. В Access 2007 добавлен новый тип данных - Вложение. В полях такого типа информация храниться в двоичной кодировке и в сжатом виде. Таким образом, в базе данных удобно сохранять изображения, графику, файлы программ Office или любые другие типы файлов. В одной Записи может быть несколько полей с этим типом данных. В каждом поле может храниться несколько файлов. Из своей ячейки файл легко открывается и обрабатывается в Windows в той программе, в которой он был создан (или к которой он приписан). В такие поля удобно, например, сбрасывать промежуточные файлы, при совместной работе над проектом.

 

 

Преимущества  и недостатки СУБД

Преимущества

1. Контроль за избыточностью данных

Традиционные  файловые системы хранят одинаковые данные в нескольких файлах. Базы данных максимально ограничивают степень  избыточности данных за счет интеграции файлов.

Избыточность  допускается при дублировании ключевых элементов для моделирования  связей

Системы управления базами данных (СУБД) дублировании данных для повышения производительности системы.

2. Непротиворечивость данных

Устранение  избыточности данных или контроль над ней позволяет уменьшить риск возникновения противоречивых состояний. Изменение одного значения элемента данных требует выполнить только одну операцию обновления, причем новое значение станет доступным сразу всем пользователям базы данных.

Если элемент данных, с ведома системы, хранится в базе данных в нескольких экземплярах, то система сможет следить за тем, чтобы копии не противоречили друг другу. Но во многих современных СУБД такой способ обеспечения непротиворечивости данных не поддерживается автоматически.

3. Больше полезной информации при том же объеме хранимых данных

Благодаря интеграции рабочих данных организации, на основе тех же данных можно получать дополнительную информацию.

4. Совместное использование данных

Большее количество пользователей может работать с большим объемом данных.

Возможность создания новых приложений на основе уже существующей в БД информации, позволяющей добавлять  в БД только новые данные; а также  возможность исключать из функционала  программы функции, реализованные  в СУБД

5. Поддержка целостности данных

Целостность базы данных означает корректность и непротиворечивость хранимых в ней данных, и, обычно, описывается с помощью ограничений, которые не должны нарушаться в базе данных. Ограничения можно применять  к элементам данных внутри одной записи или к связям между записями. Интеграция данных позволяет АБД задавать требования по поддержке целостности данных, а СУБД применять их.

6. Повышенная безопасность

Без привлечения  соответствующих мер безопасности интегрированные данные становятся более уязвимыми для несанкционированного доступа со стороны пользователей, чем данные в файловой системе. Однако интеграция позволяет АБД определить требуемую систему безопасности базы данных, а СУБД привести ее в действие. Система обеспечения безопасности может быть выражена в форме имен и паролей для идентификации пользователей, которые зарегистрированы в этой базе данных. Доступ к данным со стороны зарегистрированного пользователя может быть ограничен только некоторыми операциями.

7. Применение стандартов

Интеграция  позволяет АБД определять и применять  необходимые стандарты для регламентирования  формата данных при обмене ими  между системами, соглашениях об именах, формах представления документации, процедурах обновления и правилах доступа.

8. Повышение эффективности с увеличением масштабов системы
9. Возможность нахождения компромисса для противоречивых требований

Потребности одних  пользователей/отделов могут противоречить  потребностям других пользователей. АБД, может принимать решения о  проектировании и способе использования базы данных, при которых имеющиеся ресурсы всей организации в целом будут использоваться наилучшим образом. Эти решения обеспечивают оптимальную производительность для самых важных приложений, причем чаще всего за счет менее критичных.

10. Повышение доступности данных и их готовности к работе

Данные, которые  пересекают границы отделов, в результате интеграции становятся непосредственно  доступными конечным пользователям. Потенциально это повышает функциональность системы, что, например, может быть использовано для более качественного обслуживания конечных пользователей или клиентов организации. Во многих СУБД предусмотрены языки запросов или инструменты для создания отчетов, которые позволяют пользователям вводить не предусмотренные заранее запросы и почти немедленно получать требуемую информацию на своих терминалах, не прибегая к помощи программиста, который для извлечения этой информации из базы данных должен был бы создать специальное программное обеспечение.

11. Улучшение показателей производительности

На базовом  уровне СУБД обеспечивает все низкоуровневые процедуры работы с файлами, которую  обычно выполняют приложения. Наличие  этих процедур позволяет программисту сконцентрироваться на разработке более  специальных, необходимых пользователям  функций, не заботясь о подробностях их воплощения на более низком уровне. Во многих СУБД предусмотрена также среда разработки четвертого поколения с инструментами, упрощающими создание приложений баз данных. Результатом является повышение производительности работы программистов и сокращение времени разработки новых приложений (с соответствующей экономией средств).

12. Упрощение сопровождения системы за счет независимости от данных

В файловых системах описания данных и логика доступа  к данным встроены в каждое приложение, поэтому программы становятся зависимыми от данных. В СУБД описания данных отделены от приложений, а потому приложения защищены от изменений в описаниях данных. Эта особенность называется независимостью от данных. Наличие независимости программ от данных значительно упрощает обслуживание и сопровождение приложений, работающих с базой данных.

13. Улучшенное управление параллельной работой

В некоторых  файловых системах при одновременном  доступе к одному и тому же файлу  двух пользователей может возникнуть конфликт двух запросов, результатом которого будет потеря информации или утрата ее целостности. В свою очередь, во многих СУБД предусмотрена возможность параллельного доступа к базе данных и гарантируется отсутствие подобных проблем.

14. Развитые службы резервного копирования и восстановления