Системы автоматизации и управления гостиничным предприятием

Особое внимание следует уделить такой особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.  

Структура комплекса

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»

1. Служба размещения 

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.

Данный модуль обладает следующими возможностями:

• Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
• Размещение гостей по брони
• Поиск гостя по истории проживания
• Обработка групп, включая транзитные группы
• Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
• Контроль начислений за предоставленные услуги.
• Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
• Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
• Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
• Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
• Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
• Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
• Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
• Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
• Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
• Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
• Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
• Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
• Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

Все операции с гостями выполняются через единую форму - карту гостя. 
Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

• Размещение гостя
• Поиск гостя в базе постоянных клиентов
• Изменение личных данных
• Изменение сроков проживания
• Перемещение из номера в номер
• Выполнение операций с электронным ключом
• Управление доступом гостя в номер
• Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
• Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.

2. Модуль Службы бронирования 

В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки. 
Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

• Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
• Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
• Квотирование номерного фонда
• Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
• Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
• Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
• Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
• Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
• Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
• Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
• Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
• Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
• Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
• Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
• Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.

3. Расчетный центр 

Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения. 
При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой счет гостя будут автоматически добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.  
Модуль обладает удобными опциями:

• Ведение расчетов в нескольких валютах
• Ведение истории курсов валют
• Детализация и объединение счета
• Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
• Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
• Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
• Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
• Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.

4. Доступ в номерной фонд и  управление номерами.

Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

В зависимости от пожелания заказчика система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

Существует ряд функционально законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

• контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
• электронные замки серии KEI-S450Nх;
• интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
• устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

Следует отметить, что система позволяет гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.

Дополнительные возможности:

Система имеет возможность изменения функций без замены оборудования методом изменения программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

• автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
• дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
• управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
• извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
• получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
• формировать резервные карты для нештатных ситуаций

При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.

5. Служба безопасности

Использование возможностей системы контроля доступа в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:

• Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
• Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
• Забытая карточка-ключ в считывателе
• Не закрытая или плохо закрытая дверь

Сотрудник службы безопасности имеет возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

6. Аналитические средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

• справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания
• расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы
• статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.