Система управления базами данных MS Access. Объекты, входящие в состав MS Access

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ»

Тема  «Система управления базами данных MS Access. Объекты, входящие в состав MS Access.»

 

 

 

                                                                    Выполнила: студентка

гр.

Проверил: преподаватель

 

 

 

 

 

г. Челябинск

2011 г.

 

                       Содержание

 

Введение……………………………………………………………………… 3

1. Базы данных и системы управления  базами данных…………………… 5

2. Функциональные возможности MS Access……………………………… 6

Заключение………………………………………………………………….. 17

Список используемой литературы………………………………………… 18

                  Введение

 

Для принятия обоснованных и эффективных решений  в производственной деятельности, в  управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь  с помощью компьютеров и средств  связи получать, накапливать, хранить  и обрабатывать данные, представляя  результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы  человеческой деятельности.

В разных областях экономики зачастую приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации  всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые в нем  формы, запросы и отчеты позволяют  быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки¹.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту  систему можно рассматривать  и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные  на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие  мощные программы, как сама система Access.

Создание  приложений без программирования с  использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми  понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее — просто Access) —  это многогранный продукт, использование  которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в  полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система  поддерживает первичные и внешние  ключи и обеспечивает целостность  данных на уровне ядра (что предотвращает  несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Базы данных и системы управления  базами данных

 

База  данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано понятие  системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут  по-разному работать с разными  объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть  одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта  мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Функциональные возможности MS Access

Microsoft Access является настольной СУБД (система  управления базами данных) реляционного  типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой  графический интерфейс, который  позволяет не только создавать  собственную базу данных, но и  разрабатывать приложения, используя  встроенные средства.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными  и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают  работу неискушенному в программировании пользователю.

Создание  многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.

В плане  поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой  и средней сложности. В нем  отсутствуют такие средства как  триггеры и хранимые процедуры, что  заставляет разработчиков возлагать  поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении  защиты информации и разграничения  доступа Access не имеет надежных стандартных  средств. В стандартные способы  защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой  защиты не представляет сложности для  специалиста.²

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что  Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом  MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

Рассмотрим  подробнее основные функции MS Access, чтобы  иметь более ясное представление  о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

Окно  объектов базы данных:

 

 

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.³

Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

Естественно имеется возможность  просматривать, редактировать, удалять  и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

Связи между таблицами определяются специальным средством, которое  называется «Схема данных».

 

 

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи  между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной  целостности. При этом изменения  сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки⁴. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

 

 

Есть  еще один способ создания запроса, который  встроен в конструктор, – это  написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт –  объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может  быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной  информации (например в виде таблицы  или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль  – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить  в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Какие возможности  предоставляет Access в функциональном плане.

1. Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами:

• вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена);
• вручную в поля формы;
• прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC);
• программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.