Шпаргалка по "Информационной системе"

1.Характеристики управленческой информации

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.

Объем информации должен рассматриваться  с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

• информационная избыточность,
• субминимальный уровень,
• недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:

• засекречивание (обоснованное или  необоснованное) части необходимых  сведений;

• стремление отдельных лиц или  организаций монопольно обладать информацией  для повышения своего социального и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком  доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Субминимальный уровень информации — это минимально-полный объем  информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации. Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах. Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

• нулевой,
• средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%),
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).

Ценность характеризует  информацию как товар, имеющий потребительскую  стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами. Сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование.
• конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.).
• публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

 

 

 

 

2. Информационная система и её основные свойства.

Мы живем в материальном мире, состоящем из физических тел  и физических полей. Физические объекты  находятся в состоянии непрерывного движения и изменения, которые сопровождаются обменом энергией и переходом  ее из одной формы в другую. Для того чтобы в материальном мире происходил обмен информацией, ее преобразование и передача, должны существовать носитель информации, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации. Канал связи представляет собой среду, в которой происходит передача информации. Канал связи объединяет источник и получателя информации в единую информационную систему(рис. 1).

Подобные информационные системы существуют как в технических  системах, так и в человеческом обществе и живой природе. Информационные системы можно разделить на естественные и искусственные. К первым относятся все естественно возникшие системы. Такими системам являются биологические организмы. Искусственными информационными системами являются информационные системы, созданные человеком.

Рис.1. Информационная система.

Зарегистрированные сигналы  называются данными. Для их регистрации с целью хранения и передачи необходим некоторый язык. Этот язык должен быть понятен как отправителю информации, так и ее получателю. Данные могут нести в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире. Однако данные не тождественны информации. Для получения информации нужен метод обработки данных. Информация – это продукт взаимодействия данных и адекватных им методов их обработки.

Семантический аспект передает смысловое содержание информации и соотносит её с ранее имевшейся информацией. Знания об определенной предметной области фиксируются в форме тезауруса, то есть совокупности понятий и связей между ними. При получении информации тезаурус может изменяться. Степень этого изменения характеризует воспринятое количество информации. Семантический аспект определяет возможность достижения поставленной цели с учетом полученной информации, т.е. определяет ценность информации. В реальной жизни часто возникает ситуация, когда даже наличие полной информации не позволяет решить поставленную задачу. Прагматический аспект информации проявляется в возможности её практического использования.

Свойства информации

На свойства информации влияют как свойства данных, так  и свойства методов её обработки.

1. Объективность информации. Понятие объективности информации относительно. Более объективной является та информация, в которую методы обработки вносят меньше субъективности. Например, в результате наблюдения фотоснимка природного объекта образуется более объективная информация, чем при наблюдении рисунка того же объекта. В ходе информационного процесса объективность информации всегда понижается.
2. Полнота информации. Полнота информации характеризует достаточность данных для принятия решения. Чем полнее данные, тем шире диапазон используемых методов их обработки и тем проще подобрать метод, вносящий минимум погрешности в информационный процесс.
3. Адекватность информации. Это степень её соответствия реальному состоянию дел. Неадекватная информация может образовываться при создании новой информации на основе неполных или недостоверных данных. Однако полные и достоверные данные могут приводить к созданию неадекватной информации в случае применения к ним неадекватных методов.
4. Доступность информации. Это мера возможности получить информацию. Отсутствие доступа к данным или отсутствие адекватных методов их обработки приводят к тому, что информация оказывается недоступной.
5. Актуальность информации. Это степень соответствия информации текущему моменту времени. Поскольку информационные процессы растянуты во времени, то достоверная и адекватная, но устаревшая информация может приводить к ошибочным решениям. Необходимость поиска или разработки адекватного метода обработки данных может приводить к такой задержке в получении информации, что она становится ненужной

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные признаки  систем. Организация как сложная иерархическая система. Понятие управляющей и управляемой систем.

Организации, с которыми приходится иметь дело в экономике, технике, социальной сфере, относятся  к классу т.н. «сложных систем». Последние  являются суперсистемами (т.е. элементы, входящие в их состав, сами являются системами) и характеризуются следующими признаками:

Наличие большого числа взаимосвязанных  между собой подсистем, представляющих собой самостоятельно функционирующие  части системы, обладающих правом самостоятельного принятия решения и реализующих свои задачи управления, объектами которых являются, например, основные фонды, материальные ресурсы, финансовые ресурсы, продукты производства, услуги, техническая и другая документация.

Многомерность системы, обусловливаемая наличием большого числа связей между подсистемами.

1. Многокритериальность, обусловливаемая разнообразием целей отдельных подсистем, входящих в сложную систему, а также разнообразием требований, предъявляемых к исследуемой системе со стороны других систем.
2. Многообразие структуры, обусловливаемое как разнообразием структур подсистем, так и разнообразием структур объединения подсистем в единую систему.
3. Многообразие природы подсистем, которое характеризуется их различной физической сущностью.

Любую организацию как сложную систему всегда можно представить состоящей как минимум из двух подсистем – управляющей (субъект управления) и управляемой (объект управления). Взаимодействие этих подсистем представлено на рис. 2.8. От управляющей подсистемы к управляемой подсистеме направлен канал прямой связи для передачи управляющего воздействия. От управляемой подсистемы к управляющей подсистеме направлен канал обратной связи для передачи сведений о состоянии управляемой подсистемы (ситуации в организации). Кроме того, управляющей подсистеме предоставляется информация о состоянии внешней среды. Управляющее воздействие содержит информацию о том, что, как и когда надлежит сделать управляемой подсистеме. Оно формируется управляющей подсистемой на основе информации о состоянии управляемой подсистемы и информации о среде с учетом целей организации. Это позволяет дать следующее определение управлению. 
Управление – это процесс формирования и реализации целенаправленного воздействия на объект-систему, основанный на обратной связи, на информационном обмене между субъектом и объектом управления. 
 
 
 
Рис. 2.8. Схема представления организации в виде двух подсистем 
Структура управляющей подсистемы в большинстве случаев является иерархической, построенной по принципу подчинения. Теоретическим обоснованием иерархического построения систем управления сложными системами является понятие необходимого разнообразия. Разнообразие - количественная характеристика системы; оно измеряется логарифмом (обычно по основанию 2) числа различимых её состояний n: 
. 
У. Р. Эшби сформулировал основной принцип управления, названный им законом необходимого разнообразия.  
Закон необходимого разнообразия. Разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия управляемого объекта. Смысл данного закона состоит в том, что для управления сложной системой управляющая система должна иметь значительное собственное разнообразие. Поскольку на практике (например, в хозяйственной организации) создать столь сложный орган управления невозможно, то возникает целесообразность выделения подсистем управления, каждая из которых решает задачу управления отдельным элементом (подсистемой) управляемой системы в условиях определенной самостоятельности, т.е. децентрализации управления. При этом для осуществления координации возникает необходимость создания подсистем управления более высокого уровня, что собственно и приводит к иерархическому построению структуры системы управления (см. рис. 2.9). На рисунке цифрами обозначены элементы управляемой подсистемы; УН1 – УН3 - управляющие подсистемы нижнего уровня, УВ – управляющая подсистема верхнего уровня.  
 
 
Рис. 2.9. Иерархическое построение структуры управляющей подсистемы 
Можно выделить следующие основные черты иерархических управляющих систем:

1. наличие приоритета в принятии решения между подсистемами;
2. расположение подсистем по уровням иерархии в соответствии с приоритетом принимаемых ими решений, причем подсистемы одного уровня по отношению друг к другу обладают одинаковым приоритетом в выборе решений;
3. решение каждой из подсистем, кроме подсистем первого (нижнего) уровня, двух задач: задачи самоуправления и задачи координации подчиненными ей подсистемами нижнего уровня;
4. осуществление связи между подсистемами одного уровня как непосредственно (горизонтальные связи), так и через управляющие воздействия, вырабатываемые при решении задачи координации в подсистеме верхнего уровня (вертикальные связи); существование тактов в решении задач самоуправления и координации в каждой из подсистем при большей длительности периодов решения задач в подсистемах верхних уровней, чем в нижних.

4. Понятие программного продукта. Фазы жизненного цикла программного продукта.

Значительное место  среди информационных продуктов  и услуг занимают компьютерные программные  средства.

Жизненный цикл создания и использования компьютерных программ отражает различные их состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данном программном изделии и заканчивая моментом его полного выхода из употребления у всех пользователей. Традиционно выделяют следующие основные этапы жизненного цикла программного обеспечения:

• анализ требований,
• проектирование,
• кодирование (программирование),
• тестирование и отладка,
• эксплуатация и сопровождение.

Особенностью разработки программного продукта является принятие решений на начальных этапах с их реализацией на последующих этапах. Ошибки в требованиях к программному продукту способны привести не только к потерям на этапах разработки и эксплуатации, но и к провалу проекта. Внесение изменений в спецификацию программного продукта чаще всего вызывает необходимость повторить все следующие этапы проектирования и создания программного продукта.

В коммерческом программном  обеспечении жизненный цикл определяется моментом начала его продаж.

Разработчики стремятся сделать максимально возможным период жизненного цикла информационных продуктов и услуг. Для большинства современных компьютерных программ длительность жизненного цикла равна двум–трём годам, хотя встречаются программы, существующие десять и более лет.