Редагування, перевірка орфографії, пошук та заміна текту у Microsoft Word

ЗМІСТ

 

 

ВСТУП

Кожна людина у своєму житті зустрічається з необхідністю підготовки різних типів документів - статей, звітів, листів.

Зрозуміло, що це можна  зробити і без ПК – приміром, на друкарській машинці. Але з появою комп'ютерів стало значно швидше і зручніше працювати з текстом. Обробка документів в електронному вигляді проводиться відразу на екрані і користувач може миттєво вносити туди свої правки. При друці виводиться текст у потрібному оформленні, де враховані усі виправлення, зроблені користувачем.

Ефективність застосування комп’ютера як засобу підготовки електронних  текстів призвели до «народження» програм  для роботи з документами. Їхні можливості різні - від підготовки невеликих документів простої структури, до програм для набору, оформлення і повної підготовки до типографського видання книг і журналів.

Microsoft Office Word 2007 - Українська версія допомагає створювати професійно оформлені документи, пропонуючи повний набір засобів для роботи з текстом у новому Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent. Потужні функції резензування, вставлення приміток і порівняння версій дають змогу швидко збирати та впорядковувати відгуки від колег. Розширені можливості інтеграції даних забезпечують зв'язок документів із важливими джерелами ділової інформації.

 

1. РЕДАГУВАННЯ ТЕКСТУ

Під час роботи з документом часто виникає необхідність змінити його зовнішній вигляд.

Форматування - надання документу певної форми за бажанням.

Для перегляду вже застосованих до документа форматів необхідно  виділити текстовий блок, вибрати пункт меню довідки Что это такое? або натиснути комбінацію клавіш <Shift>+<Fl> і клацнути в будь-якій позиції виділеного блока. В «Области задач» «Показать форматирование» з'явиться відповідна інформація.

Виконання команд форматування відбувається з використанням пункту головного меню Формат або панелі інструментів «Форматирование».

1.1. Формат символів

Для зміни формату  фрагмента тексту його спочатку необхідно виділити, а потім виконати команди «Шрифт» і у відповідному діалоговому вікні змінити за вибором користувача:

•у полі «Шрифт» - тип шрифту;

•у полі «Начертание» - накреслення шрифту:

- «обычный» - звичайне накреслення;

- «курсив» - курсивне накреслення;

- «полужирный» - напівжирне накреслення;

- «полужирный курсив» - напіжирне курсивне накреслення;

•у полі «Размер» - розмір шрифту в пунктах (1 пункт ≈ 0,375мм);

•у полі «Подчеркивание» - тип лінії підкреслення;

•у полі «Цвет текста» — колір символів;

•у рамці «Видоизменение» можна вибрати спеціальні ефекти відображення символів, накинувши відповідні прапорці:

- «зачеркнутый» - закреслення тексту одинарною лінією;

- «двойное зачеркивание» - закреслення тексту подвійної лінією;

- «надстрочный» - розмір символів зменшується, текст розташовується вище базових лінії;

- «подстрочный» - розмір символів зменшується, текст розташовується нижче базової лінії;

- «с тенью» - поруч із символами з'являється тінь;

- «контур» - відображається лише контур символів;

- «приподнятый» — символи зображуються піднесеними над поверхнею аркуша;

- «утопленный» - символи зображуються утопленими до поверхні аркуша;

- «малые прописне» - малі літери стають великими, але меншого розміру;

- «все прописные» - малі літери стають великими;

- «скрытый» - текст стає прихованим;

• у полі «Образец» можна переглянути фрагмент тексту з обраними параметрами.

Для зміни інтервалу  між символами та їх розташування використовується опція «Интервал» діалогового вікна «Шрифт»:

•у полі списку «Масштаб», що розкривається, обирається режим розтягування символів;

•у полі «Интервал» визначається інтервал між символами:

- «Обычный» - звичайний інтервал; |

- «Разреженный» - відстань між символами збільшується до значення, зазначеного в полі на;

- «Уплотненный» - відстань між символами зменшується до значення, зазначеного в полі на;

• у полі «Смещение» визначається вертикальне розташування символів:

- «Нет» - звичайне положення;

- «Вверх» — символи розташовуються вище базової лінії на розмір, зазначений у полі на;

- «Вниз» - символи розташовуються нижче базової лінії на розмір, зазначений у полі на.

У програмі є  можливість визначення через опцію «Анимация» спеціальних анімаційних ефектів під час перегляду тексту на екрані.

2. Формат абзаців

Для визначення параметрів абзацу використовуються команди «Абзац». Після вибору цієї команди з'являється діалогове вікно Абзац.

Для визначення абзацних відступів  та інтервалів необхідно вибрати  опцію «Отступы и интервалы». У діалоговому вікні «Абзац», що з'явиться:

• У полі Выравнивание визначається спосіб вирівнювання абзацу:

-   «По левому краю» - абзац вирівнюється за лівим краєм сторінки;

-   «По центру» - абзац вирівнюється за центром сторінки;

-   «По правому краю» - абзац вирівнюється за правим краєм сторінки;

-   «По ширине» - абзац вирівнюється за правим і лівим краєм; 

• У полях «слева» і «справа» визначається відстань від лівого й правого поля до меж абзацу. У полі «первая строка» - вигляд відступу першого рядка абзацу:

-   «(нет)» - відступ відсутній;

-   «отступ» - новий рядок, відстань вказується в полі на;

-   «выступ» - відступ з від'ємним значенням, відстань вказується в полі на;  

•  У полях «перед» і «после» - відстані відповідно перед першим рядком абзацу й після останнього рядку абзацу;

•  У полі «междустрочный» - інтервал між рядками всередині абзацу:

-   «одинарный» - інтервал, стандартний для певного типу шрифта;

-  «полуторный»— інтервал у 1,5 рази більше за стандартний;

-   «двойной» — інтервал у 2 рази більше за стандартний;

-   «минимум» — інтервал не менше, ніж у полі значение;

-   «точно» - інтервал, рівний значенню у полі значение;

-   «множитель» - інтервал, рівний стандартному, помноженому на значення у полі «значение».

Для зміни параметрів розташування абзаців на сторінці текстового документа використовують опцію «Положение» на странице діалогового вікна «Абзац». За допомогою команд цієї опції можна заборонити розрив абзацу під час перенесення на іншу сторінку, починати нову сторінку з наступного абзацу, не проводити нумерацію рядків та не розставляти знаки перенесення у виділеному абзаці тощо.

1.3. Стилі форматування

Для полегшення роботи з документам користувачам програми Word надається можливість використовувати  стилі форматування.

Стиль - набір параметрів форматування, який застосовується до тексту, таблиць і списків, щоб швидко змінити їх зовнішній вигляд. Стилі дозволяють однією дією застосувати цілу низку атрибутів форматування.

Для роботи зі стилями  використовують відповідну панель Стили  стрічки Главная..

Редагування стилів  

Під час роботи з текстовими документами користувач може не тільки створювати нові стилі, а й редагувати існуючі. Для цього використовується контекстне меню стилів, :

•   виділити всі абзаци тексту, до яких був застосований цей стиль, після вибору команди «Выделить»;

•  здійснити редагування існуючого стилю за допомогою діалогового вікна «Изменение стиля», яке є подібним до вікна «Создание стиля» і дозволяє вносити зміни до параметрів стилю;

•  вилучити стиль зі списку стилів за допомогою команди «Удалить»;

•  вибрати команду «Обновить» в соответствии с выделенным форматом і відредагувати текстові фрагменти, які були виділені після виконання команди «Выделить все вхождения».

2. ПЕРЕВІРКА ОРФОГРАФІЇ

При введенні тексту Word 2007 зазвичай автоматично проводить  перевірку правопису (орфографію і граматику).

Можна настроїти  основні параметри такої перевірки.

1. Натисніть кнопку Office і виберіть команду Параметри Word.
2. У вікні Параметри Word перейдіть в розділ Правопис.
3. Встановите параметри перевірки орфографії і граматики. На мал. 1 показані рекомендовані для більшості випадків параметри.

Мал. 1  Налаштування перевірки правопису

Перевірку правопису  можна робити як при введенні тексту, так і після введення тексту відразу  в усьому документі.

Правопис можна перевіряти для усіх мов, для яких встановлена така можливість. За умовчанням в Word 2007 - це російський, англійський і німецький, український. Можна додати і інші мови.

Перевірка орфографії ведеться шляхом порівняння слів в  документі із словами, наявними в  основному і допоміжних словниках Microsoft Office 2007. Таким чином, фактична друкарська помилка або помилка  можуть бути пропущена, якщо таке слово  є в словниках. Наприклад, якщо замість слова "сторінка" буде написана "станиця" або "мандрівник", Word не визначить це як помилку. З іншого боку, правильно написані слова, відсутні в словниках, будуть визначені як помилкові. Зазвичай це стосується спеціальних термінів і власних імен.

Перевірка граматики  і стилістики робиться на основі правил, закладених в Word 2007. Вибрати набір  правил можна у вікні налаштування параметрів перевірки правопису (див. мал. 5.5) в списку, що розкривається, Набор правив. Натиснувши кнопку Настроїти, можна проглянути і змінити набір правив.

2. Перевірка правопису при введенні тексту

При введенні тексту в документі червоною хвилястою  лінією підкреслюються слова, в яких є орфографічні помилки, а також  повтор одного і того ж слова. Зеленою  хвилястою лінією підкреслені слова, розділові знаки, фрагменти пропозицій і цілі пропозиції, в яких є граматичні і стилістичні помилки, а також помилки в розставлянні розділових знаків.

Для виправлення  орфографічної помилки клацніть правою кнопкою миші по підкресленому  слову і в контекстному меню виберіть правильний варіант написання слова (мал. 2).

Мал. 2.  Виправлення орфографічної помилки в документі

Варіанти написання  слів пропонуються тільки тоді, коли в  словнику є схожі по написанню  слова. Інакше в контекстному меню буде вказано - немає варіантів. Тоді внесіть виправлення самостійно.

Для виправлення  граматичної помилки клацніть правою кнопкою миші за підкресленим текстом. У контекстному меню буде описана виявлена помилка (мал. 2.1) або може бути запропонований варіант її виправлення (мал. 3).

Мал. 2.1.  Опис граматичної помилки в документі

Мал. 3.  Варіант виправлення граматичної помилки в документі

У першому випадку  внесіть виправлення самостійно, в другому - клацніть після запропонованого  варіанту виправлення помилки.

3. Перевірка правопису в усьому документі

Документ може містити раніше не виправлені або  не помічені помилки. Це може бути текст, скопійований з якого-небудь зовнішнього  джерела. Для того, щоб не шукати підкреслені червоними і зеленими хвилястими лініями фрагменти тексту, слід запустити перевірку правопису в усьому документі.

1. У вкладці Рецензування в групі Правопис натисніть кнопку Правопис.
2. При виявленні орфографічної або граматичної помилки з'явиться діалогове вікно Правопис. У заголовку вікна буде вказаний також мова перевірки (мал. 4).
3. Для орфографічних помилок у верхній частині діалогового вікна Правопис виводиться фрагмент тексту з помилковим словом, виділеним червоним кольором. У нижній частині вікна можуть бути приведені правильні варіанти написання слова (див. мал. 5). Для граматичних і стилістичних помилок у верхній частині діалогового вікна Правопис виводиться пропозиція з помилкою. У нижній частині вікна можуть бути приведені граматичні зауваження (мал. 5.1) або рекомендації по виправленню помилки (мал. 5.2).
4. Для виправлення орфографічної помилки треба вибрати правильний варіант написання і натиснути кнопку Замінити або Замінити усе (див. мал. 9). Для виправлення граматичної помилки - натиснути кнопку Змінити (див. мал. 5.3).
5. Якщо в нижній частині вікна немає правильних варіантів написання слова або конкретної граматичної рекомендації, то помилку слід виправляти самостійно. Це можна зробити у верхній частині вікна, після чого, залежно від виду помилки, необхідно натиснути кнопку Замінити, Замінити усе або Змінити.