Разработка программного модуля «Личные дела студентов»

 

 

2.3 Определение взаимосвязей  между сущностями

 

Реляционная база данных – это  совокупность отношений, содержащих всю  информацию, которая должна храниться  в БД. Однако пользователи могут  воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

1. Каждая таблица состоит из  однотипных строк и имеет уникальное  имя.

2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

3. Строки таблицы обязательно  отличаются друг от друга хотя  бы единственным значением, что  позволяет однозначно идентифицировать  любую строку такой таблицы. 

4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

5. При выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Разработаем схему данных, (создание связей между таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связи между таблицами .
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

 

Рисунок 2.5. Реляционная структура СУБД Access для информационной системы «Отдел кадров»

 

2.4 Нормализация отношений  логической базы данных

 

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Но сначала надо определить, какие данные будут храниться в базе,

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана  в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой.

База данных считается  нормализованной, если ее таблицы (по крайней  мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация. Использования таблиц в пятой нормальной форме (вернее сказать, сознательного приведения их к пятой нормальной форме) в реальных базах данных я лично не встречал.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы  любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Наверно, нет смысла подробно рассматривать примеры нормализации таблиц. Такой информации и в Интернете, и в книгах более чем достаточно. Напомню только, каким основным требованиям должна удовлетворять каждая из нормальных форм.

 

2.5 Проверка базы даннных  на соответствие ЗНФ

 

Выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая  нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации.

В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма:

• запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию)
• запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.)
• требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку

Вторая  нормальная форма

Вторая нормальная форма  требует, чтобы неключевые столбцы  таблиц зависили от первичного ключа в целом, но не от его части. Маленькая ремарочка: если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья  нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней  не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа.

Самая распространенная ситуация в данном контексте - это  расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы.

Для приведения таблицы  в третью нормальную форму такие  столбцы из таблиц надо удалить.

 

 

3. ФОРМИРОВАНИЕ ФИЗИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ БАЗЫ ДАННЫХ

 

3.1 Обоснование выбора  СУБД

 

В деловой сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные  навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных применяются формы.

Каждая база данных в Access состоит из основных объектов: таблиц, запросов, форм, отчётов, страниц, макросов и модулей. Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb. ТАБЛИЦА – это объект, определяемый и используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию определённого типа. 
Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся данные и записи (строки). В записи собрана вся информация о конкретном объекте. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным. Access позволяет изменить структуру таблицы, просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы, создавать связь между таблицами и удалять их. ЗАПРОС – это объект, который позволяет пользователю получить данные из одной или несколько таблиц.. ФОРМЫ – это объект, предназначенный для просмотра, ввода и редактирования записей базы данных. ОТЧЁТ – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может бать распечатан либо включён в документ другого приложения. СТРАНИЦЫ – это объект, представляющий собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными. МАКРОС – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. МОДУЛЬ – это объект, автоматизирующий комплексные операции и предоставляющий программисту более полный контроль, чем макрос.

 

2. Формирование физической модели на основании логической

 

Физическая модель БД определяет способ размещения данных, а также способ и средства организации эффективного доступа к ним. Поскольку СУБД функционирует в составе и под управлением операционной системы, то организация хранения данных и доступа к ним зависит от принципов и методов управления данными операционной системы.

К вопросам организации  данных относятся:

· выбор типа записи –  единицы обмена в операциях ввода-вывода;

· выбор способа размещения записей в файле и, возможно, метода оптимизации размещения;

· выбор способа адресации  и метода доступа к записям.

 

 

4. ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ

 

4.1 Функциональное назначение

 

База данных решает задачу учёта услуг.

При вводе данных, можно  получить информацию о услугах предоставляемые  в спорткомплексах, и непосредственно  информацию о комплексах .

Проект должен предусматривать  добавление, редактирование, удаление записей каждой категории данных (например, справочников) с помощью входных форм, а также просмотр или печать необходимой информации в удобном виде при помощи выходных отчетов.

 

4.2 Инструкция по работе  с программой

 

В разработанной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

Формы служат для просмотра  данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

После запуска Базы данных спорткомплексов появляется главная  форма программы.

Которая определяет три  основных возможности:

1. Редактирование данных о услугах;
2. Редактирование основных данных о комплесках;
3. Формирование отчетов.

После того как пользователь выберет пункт меню “Услуги” откроется  форма 

 

Рисунок 4.1 Форма «Услуги»

 

Выбор данного меню предоставляет  возможность вносить информацию в справочники, редактировать их при необходимости.

После того как пользователь выберет пункт меню «Комплексы»  откроется форма.

 

Рисунок 4.2 Форма «Комплексы»

 

 

Даная форма позволяет  вносить персональные данные сотрудников, данные о образовании, переводе из одного отдела в другой, информацию о премировании, взысканиях за нарушение и фиксировать их, а также информацию о отпусках.

Выбор пункта меню «Отчет по комплексам» (Рисунок 4.3) позволяет  сформировать и просмотреть отчет, а также просмотреть информацию по заданному критерию (комплексы).

 

Рисунок 4.3 Форма «Отчет по комплексам»

 

 

При нажатии на кнопку «Отчет по услугам» с главной формы  формируется отчет и имеет  следующий вид:

 

Рисунок 4.4 Отчет «Отчет по услугам»

 

Таким образом создана  база данных котороя позволяет изменять данные о услугах и комплексах, а также предоставлять эту информацию пользователям в виде отчетов.

 

 

ВЫВОДЫ

 

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

 Удачная разработка  базы данных обеспечивает простоту  ее поддержания. 

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для  решения задач учета персонала. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна  при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, нами были созданы:

• 3 таблиц
• 20 форм
• 2 отчетов

Microsoft Access, обладая всеми  чертами классической СУБД, предоставляет  и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая  и простая в использовании  СУБД, но и система для разработки  работающих с базами данных  приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными.