Разработка информационной системы для автоматизации работы туристического агентства

1.3. Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

 

 

2. Проектирование  базы данных

2.1 Создание  таблицы

Для создания новой базы данных в Microsoft Access достаточно выбрать команду «Создать» из меню Файл.

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Но мы рассмотрим только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой базе данных «Туристическое агентство». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты; для чего они служат, и как с ними работать.

Таблица – это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных полей (см. рис 1).

                               

                                              Рис 1. Режимы создания таблиц

 

 

 

Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо сделать следующее:

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. Нажмите кнопку Конструктор таблиц из меню Создать.
3. Определите в таблице каждое поле.
4. После того, как необходимые поля будут определены, можно определить первичный ключ для таблицы, содержащий одно или несколько полей. Первичный ключ используется для связывания таблицы с вторичными ключами в других таблицах. Это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. И ключевые поля надо определить до сохранения таблицы.
5. Для сохранения таблицы нажмите на правую кнопку мыши –Сохранить, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Рис 2. Создание таблицы в режиме конструктора

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема данных из меню Работа с базами данных (см. рис 3).

Рис 3. Определение связей

В моей базе данных есть 9 таблиц: «Город», «Заказы», «Клиенты», «Поставщики», «Сотрудники», «Страна», «Транспорт», «Туры», «Услуги»,

В таблице «Город» изображены столбцы: код страны, код города, город. Здесь отображается информация клиентам в выборе города, если клиент ещё не знает, куда ему ехать отдыхать.

Рис 4. Таблица «Город»

В таблице «Клиент» содержится вся информация  о клиентах: их ФИО, код клиента, адрес проживания и номер телефона.

Рис 5. Таблица «Клиент»

В таблице «Сотрудники» содержится вся информация  о сотрудниках туристической фирмы: ФИО, код сотрудника, дата рождения, должность сотрудников, зарплата, домашний адрес и номер телефона.

Рис 6. Таблица «Сотрудник»

 

В таблице «Заказы» изображены столбцы: код заказа, код тура, код сотрудника, код клиента, дата оформления заказа.

Рис 7. Таблица «Заказы»

В таблице «Поставщики» содержится информация  о поставщиках: код услуги, код поставщика, название поставщика, представитель поставщика (должность представителя), обращаться (ФИО представителя), телефон и адрес.

Рис 8. Таблица «Поставщики»

В таблице «Транспорт» имеется короткая информация о транспорте, которым клиенты могут добраться до места назначения.

Рис 9. Таблица «Транспорт»

В таблице «Туры» изображены столбцы: код тура, код услуги, Дата отправления, дата пребывания, стоимость тура, код транспорта, длительность пребывания, количество человек.

Рис 10. Таблица «Туры»

В таблице «Услуги» указаны дополнительные услуги, которые клиент может заказать в добавок к своему путешествию: Код услуги, Код страны, Визовое обслуживание, Проживание, Питание, Экскурсии.

Рис 11. Таблица «Услуги»

В таблице «Страны» изображены такие столбцы, как: код страны, код города, название страны, их официальный язык, валюта, также здесь есть описание стран и городов –это позволяет клиентам ознакомиться с местностью, климатом и т.д. Здесь также присутствует фото, для того что бы клиент не только мог прочитать, но и увидеть красоту этих стран.

Рис 12. Таблица «Страны»

2.2 Создание запроса.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

Рассмотрим на примере:  Запрос1 (Город).

Запросы в Microsoft Access можно с помощью мастера или самостоятельно. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запроса, необходимо:

1. В окне базы данных на панели меню выбрать команду Создание.
2. Выбрать команду Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать простой и нажать ОК.

Рис 13. Создание запроса при помощи «Мастер запросов»

3. В появившемся окне Создать простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.
4. Переместить из списка доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе (см. рис 14).

Рис 14.

5. После выбора полей надо сохранить запрос и дать ему имя.
6. Чтобы запустить запрос надо выбрать на панели управления кнопку Запуск, и данный запрос запустится (см. рис 15).

Рис.15. Результат запроса.

Запросов 7: «Запрос 1»,  «Запрос Клиентов», «Запрос по турам»,  «Запрос по турам (для одного человека)»,  «Запрос туров за 2010», «Поставщики Запрос», «Сотрудники Запрос». А теперь вкратце опишу все запросы.

«Запрос 1» - это именно тот запрос, который я привила для примера.(смотреть выше)

Запрос под названием «Запрос Клиентов» для начала этот запрос попросит Вас ввести  фамилию того клиента, которого вы ищите, а затем предоставит всю информацию о нужном клиенте в виде таблицы.

Рис.16. Ввод фамилии.

 

Рис.17. Результат по введенной фамилии «Беспятых».

В запросе под названием «Запрос по турам» выводиться вся информация о турах. (см.рис.18).

Рис.18. Запрос по турам.

В запросе под названием «Запрос по турам (для одного человека)» выводиться информация только о тех турах, где количество отправляющих в путешествие составляет только один человек.

Рис.19. Запрос по турам (для одного человека).

В запросе под названием «Запрос туров за 2010» здесь выводиться информация о турах, дата отправления которых происходит за 2010 год.

Рис.20. Запрос туров за 2010

В запросе «Поставщики Запрос» выдается вся информация о поставщиках.

Рис.21. Поставщики Запрос

В запросе «Сотрудники Запрос» выводиться ФИО, дата рождения и возраст сотрудника туристической фирма ООО "ПЕГАС" .

Рис.22. Сотрудники Запрос

2.3 Создание форм

Форма – это объект базы данных, имеющий вид окна и позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде.

Форму можно создать 3 способами:

1. Создание формы с помощью автоформы

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

• В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.
• Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.
• Нажмите кнопку на панели меню выбрав команду Создать, а потом Форма.

2. Создание формы с помощью мастера форм

• В окне базы данных на панели меню выберите вкладку Создать..
• Нажмите кнопку Мастер форм.
• В диалоговом окне Создание форм выберите вид и источник данных: таблица или запрос.
• Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.
• Нажмите кнопку OK.

Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически