Работа с документами в системе 1С предприятие

Периодичность. Этот реквизит устанавливает 2 важные характеристики нумератора: пределы контроля уникальности номеров документов и период повторяемости номеров. Если включен признак контроля уникальности номеров (см. ниже), "Периодичность" устанавливает, в каких пределах осуществлять этот контроль. Например, если установлено "В пределах дня", то уникальность номеров документов будет контролироваться в пределах суток: на следующие сутки номера документов могут повторяться. При включенной автоматической нумерации система будет присваивать очередной порядковый номер каждому новому документу. После завершения периода, установленного в реквизите "Периодичность", нумерация документов начнется с 1.

Длина. Устанавливает максимальную длину номера документа. Не размахивайтесь без нужды, "длинный" номер снижает производительность работы.

Тип. Группа "Тип" позволяет выбрать тип значения для номера документа - числовой или текстовый. Выбор текстового типа номера бывает полезен, когда используется сложная система нумерации документов, и номер документа может включать, помимо цифр, также буквы и символы-разделители.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работа  с листами рабочей книги в  Excel

Книга - это файл, содержащий один или  несколько листов, предназначенных  для размещения и обработки  данных. Удобно хранить рабочую информацию на нескольких листах книги. Вы можете расположить на одном листе какие-либо данные, охватывающие определенный аспект Вашей деятельности; на втором - данные, относящиеся к другой области или к другому временному промежутку; на третьем - сводную таблицу; на четвертом - диаграмму, представляющую данные в графическом виде. Если Вы осмысленно назовете все эти листы, то в дальнейшем достаточно быстро сможете найти нужную информацию.

Работа с листами.

Пользователь может легко найти  нужную информацию, перемещаясь по листам в книге. Переходить с листа  на лист в книге очень просто. Следует лишь щелкнуть на ярлычке нужного листа.

 
Увеличить или уменьшить количество отображаемых на экране ярлычков можно, перетаскивая маркер разделения области ярлычков. Специальные кнопки в левой части области ярлычков помогут Вам найти ярлык нужного листа, если он не виден в данный момент.

Новая книга изначально состоит  из трех рабочих листов, если в параметрах рабочей книги не установлено  другое значение. Но это не значит, что Вы не можете изменить количество рабочих листов. Ненужные листы можно удалить, отсутствующие - добавить.

Вставка листов осуществляется просто:

1. Новые листы вставляются слева от активного листа, поэтому щелкните на ярлычке справа от той позиции, в которую должен быть вставлен новый лист.
2. Из меню Insert (Вставка) выберите команду Worksheet (Лист), после чего в книгу будет вставлен чистый лист с именем, присвоенным по умолчанию.

Удаление происходит следующим  образом:

1. Щелкните на ярлычке листа, который Вы хотите удалить.
2. Выберите из меню Edit (Правка) команду Delete Sheet (Удалить лист).
3. На экране появится диалоговое окно с вопросом, действительно ли Вы хотите совсем удалить выбранный лист. Для удаления щелкните на кнопке ОК.

Помимо удаления и вставки чистого листа, Вы можете манипулировать существующими рабочими листами: перемещать и копировать их на новое место. Чтобы изменить порядок следования листов в рабочей книге, достаточно перетащить лист за его ярлычок. Черный треугольник указывает возможное место вставки листа. Копирование осуществляется аналогично, только при этом следует держать нажатой клавишу Ctrl. Скопированному листу Excel присвоит имя оригинала, добавив к нему "(2)", что и будет указывать на копию. Далее во избежание недоразумений новый лист следует переименовать.

Если Вы не любите перетаскивать  объекты мышкой, можно воспользоваться  меню Edit (Правка). Выберите из этого меню команду Move or Copy Sheet (Переместмить/скопировать лист). Укажите лист, перед которым следует вставить активный. Если Вы копируете лист, установите флажок Create a copy (Создавать копию). Указав имя книги в поле To book (в книгу), Вы можете поместить лист в другую рабочую книгу.

 

Все перечисленные выше операции можно  осуществить, вызвав контекстное меню листа. Для этого достаточно кликнуть правой клавишей мышки на нужном ярлычке.

Чтобы одновременно выполнить редактирование или форматирование нескольких рабочих  листов, их следует сгруппировать. Воспользовавшись клавишей Shift, выделите необходимый диапазон листов. Все действия, выполняемые на одном из листов, будут автоматически применяться к аналогичным ячейкам остальных листов. Если Вы хотите сгруппировать несмежные листы, щелкните сначала на ярлычке первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, на ярлычке следующего и т.д.

 

Защита листов и книг.

После всех усилий, направленных на создание, форматирование и расчет таблицы, Вам, естественно, не захочется, чтобы кто-то по халатности или невнимательности свел это все на нет. Кроме того, какие-то части рабочей книги могут содержать ценные или конфиденциальные данные или формулы, которые Вы хотели бы держать в тайне от других пользователей. Чтобы избежать вышеперчисленных неприятностей, имеет смысл ограничить доступ к таблицам, защитив рабочие листы или книги от несанкционированного доступа.

Чтобы защитить лист, из меню Tools (Сервис) выберите пункты Protection (Защита), Protect Sheet (Защитить лист). Вам предоставляется на выбор несколько вариантов защиты от несанкционированного доступа.

• Contents (Содержимое) - блокирует ячейки листа: никакие изменения или удаления содержимого ячеек недопустимы.
• Objects (Объекты) - запрещает изменения диаграмм или других графических объектов.
• Scenarios (Сценарии) - блокирует доступ к созданным Вами сценариям.
• Password (Пароль) - дает возможность выбрать для защиты пароль. Если лист защищен паролем, то снять защиту без указания пароля будет невозможно.

Защитив содержимое рабочего листа  от доступа, Вы не сможете изменять данные ни в одной ячейке листа. Но иногда возникает необходимость  оставить в защищенном рабочем листе  несколько ячеек или диапазонов незащищенными, например для заполнение данными каких-либо форм или бланков. Для этого, перед тем, как защитить лист, необходиморазблокировать ячейки, которые пользователь может изменять.

 

Помимо защиты отдельных рабочих  листов, пользователь может ограничить несанкционированный доступ ко всей книге. Чтобы защитить рабочую книгу, из меню Tools (Сервис)выберите пункты Protection (Защита), Protect Workbook (Защитить книгу).

• Для защиты структуры книги (чтобы нельзя было переместить, удалить, скрыть, показать или переименовать листы, а также вставить новые), установите флажок Structure (Структуру).
• Чтобы при каждом открытии книги местоположение и размеры окон не изменялись, установите флажок Windows (Окна).
• Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, нажмите OK, а затем подтвердите этот пароль в диалоговом окне Confirm Password (Подтверждение пароля). В пароле учитывается регистр букв. Поэтому при вводе пароля следует обращать внимание на строчные и прописные буквы.

 

Внимание! Если Вы ввели пароль для защиты рабочего листа или книги и забыли его, снять защиту Вы уже не сможете!

Особенности сохранения и открытия книг.

Процедура сохранения и открытия документов в Microsoft Excel точно такая же, как  во всех остальных приложениях Microsoft Office 97. Подчеркнем некоторые черты, присущие Excel'97:

• Если Вы хотите использовать рабочую книгу в качестве шаблона, сохраните ее с расширением xlt.
• Чтобы каждый раз при запуске Microsoft Excel автоматически открывать одну или более книг, их (или их ярлыки) следует поместить в папку автозагрузки Microsoft Excel: XLStart.
• Если Вы запускаете Excel'97 с помощью ярлыка или через Главное меню (команда Run (Выполнить)), Вы можете указать ключи загрузки. Для этого введите пробел после пути к программе Microsoft Excel, а затем — один или более из перечисленных ключей: 
  /r - открыть определенную книгу только для чтения; 
  /e - не отображать загрузочный экран и новую, незаполненную книгу; 
  /p - указать рабочую папку.
• Если при сохранении книги Вы кликните на клавише Options (Параметры), Вы можете:
• Включить опцию сохранения резервной копии при каждом сохранении книги.
• Ввести пароль для открытия файла.
• Ввести пароль для изменения книги; без ввода пароля книга будет доступна только для чтения.
• Рекомендовать доступ только для чтения; при открытии будет появляться соответствующее предложение, от которого Вы можете отказаться.

 

 

 

 

 

 

 

 

Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.  
Связывание — это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.  
Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемыевнешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.  
Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов: 
•  ссылка на другой рабочий лист в формуле связывания с использован ссылки на лист;  
• ссылка на несколько рабочих листов в формуле связывания с использованием трехмерной ссылки,  
• ссылка на другую рабочую книгу в формуле связывания. Формула связывания вводится в ячейку, в которой нужно получить результат. 

 

Использование в формуле связывания ссылки на другой рабочий лист 

 
При работе с большим количеством данных и создании многочисленных paбочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют вас от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.  
При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называетсязависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные — исходной рабочей книгой.  
Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе, поставьте восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если ваш лист имеет имя, то вместо обозначения лист используйте имя этого листа. Например, Отчет!B5.  
Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки. 

 
Связывание нескольких рабочих листов 

 
Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У вас также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.  
В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).  
Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала начните формулу в ячейке, где хотите получить результат. Когда дойдет черед до использования трехмерной ссылки, щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажмите (и не отпускайте) клавишу <Shift> и щелкните на ярлычке последнего листа, подлежащего включению в ссылку. После этого выделит нужные ячейки. Завершив построение формулы, нажмите клавишу <Enter>. 

 
Связывание рабочих книг 

 
При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называетсязависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные — исходной рабочей книгой.  
Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные, — файлом-источником.  
Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.  
При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, используйте имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него — адрес ячейки (ячеек). Например 'C:\Petrov\[Журнал1.хls]Литература'!L3. 

 
Обновление связей 

 
Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.  
Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит от вас подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, выберите ответ Да. Если у вас есть связи, которые обновляются вручную, или вы хотите сами обновить связи, выберите ответ Нет.  
Для удаления листа выберите команду Удалить из контекстно-зависимого меню для ярлычков. Для удаления сразу нескольких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише Ctrl.