Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

Комиссия вправе назначить  следующие сроки хранения документов:

кратковременные сроки  хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);

долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Какие преимущества в  использовании услуг организаций, которые предлагают внеофисное хранение документов? Таких преимуществ множество.

Во-первых, самая важная информация вашего предприятия будет  защищена. Подобные компании осуществляют правовую, экономическую и техническую защиту документов. Ваши документы надежно защищены от атаки конкурентов, рейдеров или внезапного визита контролирующих органов. Очень часто правоохранительные органы при обыске или проверке не имеют возможности проверить все документы, поэтому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить обратно их бывает очень сложно, а порой пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет вам юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных или контролирующих органов может применить мотивированный отказ от выдачи документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива.

Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов. Зачастую большинство документов вам второй так и не понадобится, а именно те, которые нужны, найти невероятно сложно. Очень часто в организации не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а классификация документов становится все сложнее. Никто не имеет представления о том, что уже есть в архиве, а поэтому постоянно создаются новые папки, которые дублируют информацию, которая уже есть. На поиск в результате тратиться огромное количество времени и сил. Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение к услугам внеофисного хранения документов. При этом вы можете быть уверены в том, что вся информация о вашей фирме конфиденциальна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.

Специалисты компании помогут  подготовить документы для хранения, займутся составлением описей, систематизацией и упаковкой документов, после чего они будут вывезены в место хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в результате которой будет произведен отбор документов, в зависимости от сроков хранения - временного и постоянного, после чего определяется период, на протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это может быть как небольшой срок (до 5 лет), так и более длительный (10, 30, 75 лет и более).

Подчеркнём, что хранения бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники хранилища. При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет. 

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

 Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Процедуры при подготовке документов к сдаче в архивы

По истечении  времени хранения дел в структурных  подразделениях и службе ДОУ учреждения, фирмы (один-два года) и миновании текущей управленческой значимости хранимых документов дела передаются в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы).

Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает следующие процедуры:

1. проведение экспертизы ценности документов;
2. оформление дел;
3. составление описей дел;
4. составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Под экспертизой  ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Экспертиза  ценности документов осуществляется на протяжении всего “жизненного цикла документа”, начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

1. определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел;
2. систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;
3. корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;
4. корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.

Экспертная  комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.

Положение об экспертной комиссии разрабатывается  на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.

Основные  функции экспертной комиссии:

1. рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
2. организация ежегодного отбора документов для хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;

3. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
4. организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
5. участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
6. рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
7. проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
8. методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Экспертиза  ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:

1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
2. Дела временного хранения (до 10 лет).
3. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По окончании  проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.

Оформление  дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива. 

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.

Экспертизой ценности должны быть охвачены все  конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза  ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 2001г.) Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных струр, в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических  документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).

Если на предприятии  имеются документы, не предусмотренные  названными перечнями и методическими  рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

1. содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
2. происхождение документа (место и время издания);
3. внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается  по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Экспертиза  ценности документа выделенного  хранения проводится путем изучения содержания документа и определения  его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

• Номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
• Операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
• Какие документы и в какое дело перешить,
• Какие документы подлежат уничтожению,
• С каких документов можно снять гриф конфиденциальности;
• Какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

• Какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
• Какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
• Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
• С каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае.