Пакет Office

Содержание.

Замечания руководителя ….………………………………………………2

Введение  …………………….……………………………………….........3

Описание  Microsoft Word    ……………………………………………. 4

Описание Microsoft Access  …………………………………………….. 9

Описание  Microsoft Excel  ……………………………………………...16

Описание Microsoft Publisher…………………………………………….39

Описание Microsoft  Outlook Express …………………………………..40

Описание Microsoft PawerPoin …………………………………………42

Практическая часть  ……………………………………………………...44

Заключение ……………………………………………………………….48

Список литературы ………………………………………………………49

Замечания руководителя. 

Введение.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное  в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

К тому же в пакете имеется  простой в использовании управляющий  центр -Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

Описание Microsoft Word. 
 
Microsoft Word – признанный стандарт, попудярнейший текстовый редактор. Word позволяет создавать и править документы, добавлять в них таблицы, списки, рисунки. Определять оформление абзацев и стиль шрифта, готовить документ к печати. Все файлы, созданные в Word, имеют расширение «.doc» и иконку (значок)в виде синей буквы W.  
 
Запустить Word можно либо двойным кликом левой кнопки мыши на любом из ярлыков, либо через главное меню: Пуск→Все программы→ Microsoft Office → Microsoft Office Word  
В верхней части окна находится заголовок документа. Он содержит имя программы и имя активного документа. Если документу еще не присвоено имя, в строке заголовка появляется имя по умолчанию - Документ1. Много различных модулей для NetCat вы можете найти на нашем сайте. Под строкой заголовка расположена строка меню, которая содержит группы команд.  
Имена ряда команд заканчиваются многоточием. Это признак того, что команда не выполняется сразу, а открывает окно, в котором нужно уточнить параметры команды. (Например, по команде «Сохранить как...» появится список рубрик и сайтов среди которых нужно выбрать необходимый для сохранения документ). 
Под строкой меню расположено несколько панелей инструментов, каждая из которых содержит кнопки со значками. С кнопками связаны функции, запомнить их помогает подсказка, появляющаяся при наведении курсора на кнопку. Большинство кнопок дублируют часто используемые команды меню и просто упрощают к ним доступ. Список видимых кнопок настраиватся под ваши нужды и вкус.  
Рекомендуем купить office в магазине лицензионного софта.  
В нижней части окна приложения расположена строка состояния. В ней отображается информация о режиме работы и о текущих активных действиях.  
 
Большую часть окна приложения занимает рабочая область. Она предназначена для ввода и обработки текста, вставки изображений. В рабочей области расположен мигающий маркер ввода. Курсор ввода - это вертикальная черта, указывающая место, где будет помещен вводимый символ. Справа от рабочей области располагается полоса прокрутки, помогающая перемещаться по тексту.

Word. Создание, открытие, сохранение документа.  
Создание нового документа в Word 
Для открытия нового документа предназначена команда Файл→Создать или кнопка "Создать документ".  
Открытие документа 
Чтобы открыть документ Word, нужно выполнить команду Файл→Открыть или нажать кнопку "Открыть документ". В результате появится диалоговое окно выбора документа. Программа помнит названия нескольких документов, с которыми мы работали в последнее время. Они расположены в списке нижней части меню "Файл".  
Вы решили "куплю office? Рекомендуем продажа лицензионных программ.  
Сохранение документа 
После завершения работы над документом его надо сохранить. Для этого необходимо либо выбрать командуФайл→Сохранить как..., либо воспользоваться кнопкой "Сохранить документ". В появившемся окне необходимо указать папку для хранения документа и его имя. При выборе команды Файл→Сохранить можно быстро сохранить документ под тем именем под которым он уже сохранен на диске. Если же надо исходный документ оставить без изменения, то для сохранения документа под другим именем следует выбрать Файл→Сохранить как… При первом открытии или сохранении документа текущей в окне "Открытие документа@ или "Сохранение документа" является папка "Мои документы". Вы можете указать любое другое место. Преимущество использования папки "Мои документы" в том, что она стандартно предназначена для документов и доступ к ней прост.  
Word. Форматирование текста  
Абзац 
В документах WORD абзацем считается текст, заканчивающийся управляющим символом конца абзаца. Ввод символа конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши ВВОД ( ENTER ). Отступ для абзаца и для красной строки можно задать с помощью треугольных маркеров линейки форматирования.  
Списки 
Для перечисления, для лучшей разметки текста, в Word имеются специальные средства для работы со списками. Word предлагает два типа списков: маркированные и нумерованные. 
Заметьте, что номера в нумерованном списке автоматически корректируются при внесении нового элемента. 
Для создания списка нужно выделить абзацы, которые должны стать элементами списка и щелкнуть на кнопке списка.  
Альтернативный способ создания списка – просто начните новый абзац с цифры и пробела после нее, со звездочки (*) и пробела, со знака тире (–) и пробела, или угловой скобки (>) и пробела. После ввода такой строки и нажатия Enter новая строка автоматически продолжит начатый список. 
 
Вложенные списки создаются с помощью кнопок сдвига, отступа.  
Выберите пункты списка, которые должны стать подпунктами и нажмите «сдвиг вправо». Чтобы продолжить ввод основного списка, нажмите кнопку «сдвиг влево». 
Приобрести программное обеспечение: лицензия на office и word.  
Работа с таблицами  
Вставка таблицы в документ 
Чтобы создать таблицу достаточно нажать кнопку «Вставить таблицу» на стандартной панели инструментов и выделить соответствующее количество квадратов, отвечающих за число строк и столбцов в таблице.  
Новая таблица будет состоять из строк и столбцов с пустыми ячейками, отмеченных на экране линиями сетки.  
Если в момент создания таблицы вы не знаете, сколько строк необходимо, просто создайте таблицу из одной строки. Впоследствии можно в любой момент добавить к концу таблицы новые строки во время ввода текста.  
Ввод текста в таблицу 
Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ней. Появится курсор ввода текста. Обратите внимание, при достижении правого края ячейки Word автоматически переносит текст и увеличивает высоту ячеек строки таблицы. Если нажать ENTER при наборе текста в ячейке, Word начнет новую строку в этой же ячейке.  
Чтобы начать вводить текст в другой ячейке, воспользуйтесь клавишами со стрелками. Другой способ перейти к следующей ячейке и выделить ее содержимое - клавиша ТАВ. Перейти к предыдущей ячейке позволит использование сочетания клавиш SHIFT + TAB. Если курсор находится в последней ячейке таблицы, то нажатие клавиши ТАВ добавляет к таблице новую строку. 

Описание Microsoft  Access.

Для того чтобы запустить  Microsoft Access 2002, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).
3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть  существующую базу данных, можно воспользоваться  одним из трех способов.

• Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл .
• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения.
• Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open)

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию  отображается содержимое папки Мои  документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в  диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыкаРабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку "Избранное" (Add to Favorites).

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для  того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис(Tools).

Если вы не можете найти  нужный файл базы данных, его можно  разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое  появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка командуНайти (Search).

Открыть файл можно  в одном из четырех режимов:

• Открыть (Open) — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.
• Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
• Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
• Открыть монопольно только для чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.

Выбрать нужный режим  вы можете из списка, который раскрывается при нажатии стрелки справа от кнопки Открыть (Open). По умолчанию (при двойном щелчке мышью по имени файла или нажатии кнопки Открыть (Open)) файл базы данных открывается в режиме коллективного доступа.

1. Нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов, что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open)
2. Наконец, можно воспользоваться областью задач Создание файла (New file) справа, где в разделе Открытие файла (Open a file) помещен список ранее открывавшихся файлов,[ Если вы впервые работаете с Access, это будет список примеров баз данных из поставки Microsoft Office 2002. ] а также кнопка Другие файлы (More files). Щелчок мышью по последней приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных(Open).

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.

"Почему же плохо  иметь в таблицах поля с  повторяющимися данными?" — может  спросить неискушенный в области  баз данных читатель. Дело в  том, что это очень неэффективный  способ хранения данных. И не  только потому, что они занимают  лишнее место в памяти. Этот  аргумент в последнее время  не является таким сильным,  как раньше из-за значительного  снижения цен па микросхемы  памяти. Основная причина — это  то, что такие данные долго  вводить и трудно анализировать.  Если случайно-при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввел лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадет в нужную группу или просто не будет выведена на экран. Именно поэтому при проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.

Как видно из таблицы, сведения об организациях (их названия, адреса и  телефоны) повторяются в разных строчках таблицы.. Чтобы избежать дублирования данных, рекомендуется создать две таблицы и затем связать их. В первую таблицу включить сведения об организации — и это будет главная таблица. Во вторую (подчиненную) будут внесены участники семинара и их должности, а вместо полной информации о месте работы — код организации, равный порядковому номеру организации в первой таблице (см. третий столбец на рис. 1.2). Далее устанавливаем связь между таблицами по полю "Код организации". В результате главная таблица принимает вид, показанный на рис. 1.3, где реквизиты каждой организации записаны один раз и (под строкой организации) можно раскрыть список всех сотрудников данной организации, посетивших семинар (о работе с таблицами см. также гл. 2).

Если вы правильно определили поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, "Код организации" на рис. 1.2), имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.

Вы можете просматривать, изменять и удалять данные прямо  в таблицах. Однако часто удобнее  использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев вам не нужно изучать язык Access SQL, т. к. вы всегда можете посмотреть тот запрос, который сформирует для вас Access в результате интерактивного процесса конструирования.