Основы работы в текстовом процессоре Microsoft Word

Содержание

 

Текстовый процессор  Microsoft Word……………………………………….…..3

1. Интерфейс Microsoft Word …………………………………………………....5
2. Работа с Microsoft Word………………………………………………………..8

Список  использованной литературы…………………………………………....16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Текстовый процессор Microsoft Word.

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом ПК и де-факто стала стандартом в обработке текста. На примере Word очень удобно изучать интерфейс всех остальных программ Microsoft Office.

Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.

Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся  за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее.

Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.

При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.

По своим  функциям Word приближается к издательским  системам  и

программам  верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить  к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).

Перечень  возможностей Microsoft Office огромен:

Для работы с файлами существуют следующие  функции:

• создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);
• открытие для редактирования уже существующих файлов;
• возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;
• сохранение файлов в различных форматах;
• печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);
• возможность просмотра нескольких последних открытых документов;
• возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

Редактирование  текста осуществляется с помощью  следующих функций:

• выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;
• вставка объектов,  не  являющихся  текстом  в  формате  Microsoft  Word

(например, включение  в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);

• вставка в документ номеров страниц, даты и времени, сносок, специальных символов и пр.;
• возможность нахождения, перехода, замены нужного слова текста, строки, раздела, страницы и пр.;
• возможность повтора или отмены последнего действия, произведенного с текстом;
• расширенные возможности форматирования документа. В отличие от Word Pad, Word допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку;
• использование стилей для быстрого форматирования документа.

Кроме перечисленных  возможностей программа предлагает некоторый набор сервисных функций, таких как:

• проверка орфографии и грамматики, в том числе фоновая – по мере введения текста;
• подбор синонимов слов (пункт меню «Тезаурус»);
• расстановка переносов в тексте документа;
• определение статистических данных документа (число символов, слов, строк, абзацев, страниц);
• работа с макросами и шаблонами документов.

Также в  программе имеется большой набор  функций по работе с таблицами  и графикой, объемная система помощи (справочная система) и многое, многое другое.

1. Интерфейс Microsoft Word.

В главном  меню восемь пунктов (не считая пункта «Справка»). При щелчке по любому пункту он раскроется в обширное спускающееся меню. Его  пункты   включают   все   возможные  операции,  какие  только  можно  

проделать с текстом и настройками  самого редактора.

В меню Файл находятся команды основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие или закрытие уже существующего, команда предварительного просмотра документа перед печатью. Пункт Печать отправляет созданный документ на принтер, а послать его по электронной почте или по факсу можно с помощью пункта Отправить. Здесь же можно установить необходимые параметры страницы Microsoft Word, заполнить «карточку свойств» готового документа.

С помощью  пунктов меню Правка можно отменить или повторить последние выполненные операции. Word способен запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые в процессе создания документа. Кроме того, в этом же меню можно найти команды операций с фрагментами текста (вырезать, копировать, вставить). Здесь же – меню поиска нужного слова или словосочетания в тексте и мощный инструмент замены слов, словосочетаний и параметров текста.

С помощью  меню Вид можно изменить практически любой параметр внешнего вида документа и всего окна Microsoft Word в целом. Можно добавить или убрать элементы интерфейса Microsoft Word, изменить масштаб отображения окна и так далее.

С помощью  меню Вставка можно добавить в документ новые элементы, например, примечания, сноски и оглавление, включить автоматическую нумерацию страниц… Кроме того, с помощью этого меню можно добавить в документ любой объект нетекстового формата – картинку, таблицу и так далее – созданного в другом приложении Windows.

В меню Формат заключены всевозможные параметры форматирования текста, то есть изменения его внешнего вида. Можно изменить шрифтовое оформление, параметры абзаца,  отступа (табуляции) и многое другое во всем документе или в его выделенной части. Здесь же находятся инструменты работы со стилями оформления документа, управление фоном и рамками.

Меню Сервис. Едва ли не самый важный элемент этого меню – пункт Параметры, с помощью которого мы получаем доступ к важнейшим настройкам Word. Здесь можно найти команды проверки орфографии, меню Автозамены. Пункт Язык поможет установить признак языка в выделенном фрагменте или во всем документе Word.

В меню Таблица сосредоточены все операции, отвечающие за вставку таблиц в документ Word. Можно вставить уже готовую таблицу, созданную, к примеру, в Microsoft Excel, а можно просто нарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word.

Меню Окно. Как уже было сказано выше, с Word можно работать в многооконном режиме. В частности, этот режим используется при открытии в Word несколько документов подряд. Данное меню пригодится для переключения между открытыми окнами-документами.

На кнопки Кнопочной Панели Операций (Панели Инструментов) вынесены все основные операции, которые можно проделать с уже готовым текстом. Функции этих кнопок дублируют функции, заключенные в описанных выше меню. Они вынесены на отдельную панель для экономии времени при работе с документом.

Панель форматирования.

Стили –  одно из самых удобных средств  по-разному выделить различные участки  текста. Изменив стиль, мы сразу изменяем несколько важных параметров строки или целого абзаца – шрифт, его  размер и начертание – а также  делаем выделенный фрагмент текста элементом  логической структуры всего документа.

В Word можно использовать не  только  выпадающий  список  стилей

на панели форматирования, но и отдельную Панель стилей, которая открывается при  нажатии одноименной кнопки.

Меню Размер шрифта – устанавливает размер шрифта (кегль) для всего текста или его выделенного участка.

Три следующих  значка определяют начертание шрифта, соответственно полужирное, курсивное  и подчеркнутое. При определении  начертания шрифта можно оперировать  разными комбинациями этих параметров.

Значки  быстрого форматирования выделенного  участка текста – выравнивание по левому краю, центру, правому краю и  обоим краям одновременно.

Кнопкой нумерации абзацев удобно пользоваться при подготовке списков.

Кнопка  маркеров позволяет вставить перед каждым новым абзацем значок в виде жирной точки.

Остальные кнопки на панели форматирования –  кнопка междустрочного интервала, кнопки оперативного уменьшения и увеличения отступов, кнопка установки «внешних границ», а также кнопки цвета  фона и цвета самого шрифта.

С помощью Линейки и находящихся на ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.

2. Работа с Microsoft Word.

СОЗДАНИЕ И ОТКРЫТИЕ ДОКУМЕНТА MICROSOFT WORD.

Есть  несколько способов создания нового файла Microsoft Word. Первый – открыть в Проводнике (или с помощью папки «Мой компьютер») папку,  в которую нужно поместить создаваемый документ. Затем вызвать Контекстное меню и выбрать пункт «Создать/Документ Microsoft Word».

После создания нового документа ему необходимо будет дать имя и открыть его  для редактирования, щелкнув по значку левой кнопкой мыши.

Создать новый документ можно и с помощью  кнопки «Пуск»: после установки  Microsoft Office в меню «Пуск» появится команда «Создать документ Office».

Но проще  всего запустить Microsoft Word, напечатать в нем нужный текст и потом,  при сохранении, указать в качестве места сохранения нужную папку.

Однако  использование команды «Создать документ Office» дает возможность воспользоваться одним из самых удобных сервисов Word – шаблонами.

СОХРАНЕНИЕ  ДОКУМЕНТА.

Для сохранения созданного файла следует нажать кнопку Сохранить на Панели инструментов Word. После этого, если сохранение производится впервые, программа предложит выбрать папку, в которой будет сохранен документ, его формат и имя. В дальнейшем, если нужно уточнить некоторые параметры сохранения документа, можно воспользоваться пунктом Сохранить как меню Файл.

При сохранении также можно выбрать формат сохраняемого файла.

Если  сохраняемый документ содержит множество  декоративных шрифтов, прежде чем сохранить  его, стоит пометить галочкой пункт Внедрять шрифты TrueType во вкладке Параметры меню Файл/Сохранить как. Это позволит открыть сохраненный документ на другой машине точно в таком виде, в каком он был сохранен.

ВЫДЕЛЕНИЕ УЧАСТКА ТЕКСТА.

Набранный текст  нуждается  в  форматировании.  Форматирование -это не один, а множество самых разнообразных операций. К ним относятся изменение шрифтового оформления документа, изменение размера и расположения текста на странице, разбивка текста на части и придание каждой из них особого стиля. В любом случае данный процесс требует выделения из текста кусков.

Чтобы проделать  с куском текста какую-либо операцию его необходимо выделить. Выделение  осуществляется с помощью левой  кнопки мыши (либо нажатой кнопкой  Shift на клавиатуре и четырех кнопок со стрелками).

Чтобы выделить строку, нужно щелкнуть левой кнопкой  мыши справа от нее, а для выделения  всего текста необходимо проделать  ту же операцию, держа нажатой кнопку Ctrl.

Для   выделения   сразу   нескольких   независимых   участков  текста

следует, выделив  первый участок, нажать клавишу Ctrl, и, держа ее, выделить следующий участок текста.

РАБОТА СО ШРИФТАМИ.

Замена  шрифта в выделенном участке текста производится через Меню шрифтов  в Панели форматирования. Полный список установленных в системе шрифтов  вызывается щелчком мышки по стрелке  в правой части Меню. Шрифты в  выпадающем списке расположены в  алфавитном порядке, но в самом верху  помещены те шрифты, с которыми уже  велась работа в текущем сеансе.

Каждый  шрифт имеет четыре основных начертания – нормальное, курсивное, полужирное и подчеркнутое. При необходимости  можно заменить и цвет шрифта. Для  этого следует выделить выбранный  элемент текста и нажать кнопку Цвет шрифта на Панели форматирования.

Последний элемент шрифтового оформления  –  размер  шрифта  или кегль. Кегль можно выбрать с помощью меню Размер шрифта на Панели форматирования. Как правило, для обычного текста используется кегль в диапазоне 12 – 14.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОФОРМИТЕЛЬСКИХ «ТЕМ».

В Word содержится большая библиотека тем, готовых шаблонов оформления страницы, включающих стилевую схему документа, особое шрифтовое оформление и графику – красочные кнопки, фоновые рисунки и так далее. На основе этих тем, доступных через пункт Тема Меню Формат удобно создавать красочные поздравления или даже страницы Интернет.