Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Декабря 2010 в 23:39, контрольная работа
Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.
Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.
Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.
Основні положення про систему управління базами даних MICROSOFT ACCESS
Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв'язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп'ютерів.
Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп'ютерних мережах у середовищі Windows.
Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об'єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв'язування таблиць.
У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:
система меню;
панелі інструментів;
контекстивне меню;
укажчик миші;
комбінації клавіш.
СУБД Access має значну кількість спеціальних програм - "майстрів". Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв'язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.
Формою видачі даних на екран користувач може управляти. Важливо правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при введенні і редагуванні записів бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.
1. Застосування форм.
Форми - основний засіб для організації інтерфейса користувача в додатках Microsoft Access. Форми можна створювати з метою:
1.1 Виведення і редагування даних.Це найбільш поширений спосіб використання форм. Форми забезпечують виведення на екран даних у вигляді, який необхідний. З їх допомогою значно спрощується внесення змін, додавання та вилучення даних бази. В формі можна зробити доступними тільки для читання всі дані або їх частину, автоматично вибирати інформацію з інших зв'язаних таблиць та заносити її в форму, обчислювати виведені в формі значення, робити невидимими або навпаки, виводити деякі дані в залежності від значень інших полів запису або від вибраних користувачем параметрів.
1.2 Керування ходом виконання додатків. Щоб автоматизувати виведення певних даних чи виконання деякої послідовності дій, форми можна створювати для роботи з макросами чи функціями Microsoft Access Basic. Можна створювати спеціальні елементи управління - командні кнопки. За допомогою макросів і процедур Access Basic можна відкривати інші форми, виконувати запити чи команди меню, фільтрувати дані, які виводяться на екран, встановлювати значення в записах і формах, виводити меню на екран, роздруковувати звіти та виконувати інші дії.
1.3 Введення даних. Форму можна створити тільки для введення в базу даних нових даних чи значень, які допомагають автоматизувати виконання додатків.
1.4 Виведення повідомлень. Форми можуть виводити допоміжну інформацію про роботу додатків або про дії, які виконуються.
Щоб відкрити форму , потрібно натиснути на вкладинку форма у вікні бази даних, вибрати потрібну форму із списка та натиснути на кнопку Открыть .
2. Основні елементи форми.
До пакету Microsoft Access додається база даних Борей, на прикладі якої можна розглядати приклади форм. Для цього потрібно відкрити базу даних Борей і натиснути на вкладинку ФОРМИ.
Заголовок, область даних і область приміток.
Найчастіше інформація, яку потрібно вивести з базової таблиці чи запиту, розміщена в області даних, яка знаходиться в центрі вікна форми. Щоб вивести на екран інформацію чи елементи управління, які не будуть змінюватися від запису до запису, в верхню частину вікна можна додати заголовок або в нижню частину - область приміток.
Чорна смужка, яка розміщена в верхній частині вікна - це заголовок форми. В ньому можна побачити деякі інструкції і дві командні кнопки, які використовуються для активізації інших форм. В нижній частині вікна розміщена сіра панель, на якій є командні кнопки з буквами алфавіту. Це область приміток форми. В лівому нижньому кутку розміщене поле номера запису аналогічне, як при роботі з таблицями і запитами в режимі таблиці.
Якщо натиснути кнопку з стрілкою вправо, розміщену справа від виведеної кількості записів, в області даних можна побачити запис, при цьому заголовок і область приміток не змінюються.
Багатосторінкові форми.
Якщо потрібно вивести на екран записи, кожен з яких вміщує великий об'єм інформації, можна створити багатосторінкову форму. При цьому спочатку з'явиться перша сторінка даних. Щоб переміщуватися по записах, переглядаючи першу сторінку бази даних, можна користуватися кнопками, розміщеними в лівому нижньому кутку форми і полем номера запису. Щоб побачити другу сторінку даних, можна скористатися стрічкою прокрутки, розміщеною в правій частині форми, або клавішою PgDn. При перегляді різних сторінок форми чорна смужка в верхній частині форми не змінюється.
3. Конструювання та використання форм.
В Access є три стандартних види форм, які будуються автоматично :
- стовпцева (В столбец) - всі поля запиту чи таблиці розташовуються на формі в одному чи кількох стовпчиках;
стрічкова (Ленточная) - всі поля запиту чи таблиці розміщуються на формі у вигляді, подібному до електронної таблиці;
таблична (Табличная) - форма відкрита в режимі таблиці.
3.1. Створення автоформи В СТОЛБЕЦ.
Для створення першої стандартної форми необхідно:
У результаті з'явиться вікно форми, де всі поля розташовані в стовпець. Такі форми зручні для швидкого виведення даних. Порядок полів форми відповідає порядку полів у таблиці чи запиті: перше поле таблиці чи запиту буде першим полем форми.
При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження. Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про ім'я, під яким буде зберігатись створена форма. Ім'я можна ввести нове або згодитися з тим, яке пропонує система.
3.2. Стрічкові форми.
Для перегляду запитів з невеликим числом полів даних зручно використовувати стрічкову форму. На відміну від звичайної форми, яка показує тільки один запис, в стрічковій формі відформатовані записи виводяться на екран один за другим, як у таблиці.
Щоб переміщуватися по списку записів, які виводяться на екран, можна користуватися вертикальною смугою прокрутки, а для переходу від запису до запису користуватися полем номера запису чи кнопками переходу, розміщеними в лівому нижньому кутку форми.
3.3. Створення автоформи ЛЕНТОЧНАЯ.
Щоб створити автоформу ЛЕНТОЧНАЯ необхідно:
Access створить стрічкову форму. У цій формі кожний запис займає окремий рядок-стрічку. Стрічкові форми дають можливість одночасно переглядати кілька записів.
Розміри форм в стовпчик і стрічкової можна змінювати. Для цього потрібно:
- встановити приблизний розмір вікна (як у Windows);
розкрити меню ОКНО і виконати команду ПО РАЗМЕРУ ФОРМЫ.
3.4. Створення автоформи ТАБЛИЧНАЯ.
Щоб створити табличну автоформу, потрібно виконати такі дії:
Access створить табличну автоформу. Табличні автоформи, як і стрічкові, дають можливість переглядати одночасно кілька записів. Різниця лише в тому, що табличні автоформи представляють тільки вміст бази даних без растрових зображень, розмітки та ін., це тільки електронна таблиця.
Монопольні форми.
Монопольною називають форму, вікно якої є монопольним. Діалогове вікно цієї форми з'являється, якщо вибрати кнопку. Цю форму можна відкрити безпосередньо з вікна бази даних. Поки діалогове вікно цієї форми відкрите неможливо активізувати ніяке інше з виведених на екран вікон чи меню. Щоб продовжити роботу потрібно або вибрати тип звіту і натиснути кнопку Печать , або закрити діалогове вікно Печать отчетов подвійним натисканням мишки по кнопці системного меню, розміщеній в лівому верхньому кутку діалогового вікна.
Спеціальні елементи управління (перемикачі, прапорці, вимикачі і групи).
Коли дані, які виводяться на екран, мають тільки два чи три допустимих значення, то щоб побачити чи встановити в поле потрібне значення, можна користуватися такими елементами управління, як перемикачі, прапорці і вимикачі. Наприклад, коли є два значення, як у випадку простого логічного поля (так\ні), для графічного позначення значення поля можна використати прапорець: встановлений(помічений) - так, а вилучений(не помічений) - ні.
Щоб забезпечити можливість наглядного графічного вибору з кількох варіантів можна створити групу з перерахованих елементів управління. В групі тільки один з елементів управління може мати значення "так". Microsoft Access для визначення значення базового поля групи використовує відносний номер елемента управління в групі.
В діалоговому вікні Печать отчетов група використовується по іншому. Коли натиснути на один з трьох перемикачів цієї групи, тим самим встановлюється певне значення.
Об'єкти OLE.
В деяких формах є графічні зображення. Зображення вносяться в поля таблиць бази даних за допомогою зв'язку і внесення об'єктів (OLE). Логотип, розміщений в лівому нижньому кутку форми є зображенням, яке Access зберігає як частину форми. Елемент управління, який використовується для виведення в формі зображень та інших об'єктів OLE, називається РАМКОЮ ОБ'ЄКТА. Зв'язана рамка об'єкта використовується для виведення в формі об'єктів OLE, які зберігаються в полях таблиці, а незв'язана - для виведення об'єктів, які не зберігаються в таблиці.
Об'єкт, включений в форму, можна редагувати за допомогою останньої команди з меню ПРАВКА, яка запускає додаток, за допомогою якого був створений ОБ'ЄКТ. Якщо об'єкт є зображенням, графіком чи електронною таблицею, додаток, яким він був створений, можна активізувати подвійним натисканням на об'єкті. Якщо об'єкт є звуковим сигналом, то таким натисканням його можна почути.
Командні кнопки.
Більшу частину роботи в Access можна виконати користуючись введенням і переглядом даних в окремих формах. Проте є можливість за допомогою командних кнопок зв'язати форми між собою щоб створити додаток бази даних.
Основна перевага командних кнопок - вони дозволяють дуже просто запускати макрос. Цей макрос може не робити нічого, крім відкриття іншої форми, друку звіту або виконання запиту - дії, яка поновлює більшість записів в базі даних. За допомогою макросів Access можна виконати понад 40 різних команд. Використовуючи форми, звіти, макроси та найпростіші процедури Access Basic можна досить просто побудувати складний додаток Access.
Переміщення в формі і робота з даними.
Перегляд даних.
Перегляд даних та переміщення в формі аналогічні переміщенню по таблиці, проте існують деякі відмінності (пов'язані з конструкцією форми), які визначають спосіб роботи з даними в формі.
Щоб відкрити форму спочатку потрібно відкрити базу даних, потім натиснути на вкладинку Форма у вікні бази даних. У списку, який з'явиться, вибрати необхідну форму і натиснути на кнопку Открыть, щоб побачити форму.
Переміщення по формі.
Спосіб переміщення частіше залежить від структури форми. Щоб перейти від форми до підлеглої форми і назад слід користуватися комбінаціями клавіш Ctrl + Tab i Ctrl + Shift + Tab.
Информация о работе Основні положення про систему управління базами даних MICROSOFT ACCESS