Организация архива электронных документов

Содержание

 

 

Введение

С каждым годом в органах  власти и организациях все более  актуальными становятся вопросы  создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП "Электронная Москва"). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Объектом исследования является- системы электронного архива.

Цель работы – рассмотреть организацию архивов электронных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- дать определение понятия электронного архива;

- рассмотреть основные этапы организации электронного архива;

- описать структуру электронного архива;

- рассмотреть проблемы выбора технической реализации электронного архива;

- описать организацию  электронного архива на примере  системы ЭТЛАС.

 

1.Теоретические основы организации электронного архива

1.1. Понятие электронного архива

Традиционные архивы с многочисленными стеллажами и кипами бумаг постепенно уходят в прошлое. Сейчас архивное хранение документов организации или любых других материалов удобнее осуществлять в электронном виде. Для этого создано специализированное программное обеспечение информационные системы электронного архива.

Электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией. Существует несколько причин, по которым целесообразно перевести бумажные архивные документы организации в электронную форму:

1) Размеры обычного  архива ограничены размерами  помещения, в котором он расположен, величина же электронного архива  может быть сколь угодно большой.

2) Для того чтобы  найти документ на многочисленных  стеллажах требуется не один  час или даже день, а поиск  информации в электронном архиве занимает несколько секунд, так как поисковый запрос обрабатывает компьютер.

3) Если раньше архивное хранение документов было связано с риском их потери, уничтожения или повреждения, то современный электронный архив обеспечивает полную сохранность материалов на длительный период времени, так как данные находятся на центральном защищенном сервере, а пользователям доступны лишь электронные копии документов. [1]

Для эффективной  работы электронного архива он должен отвечать некоторым требованиям и предоставлять пользователям вполне определенные возможности. У архива должна быть предусмотрена система ввода новых (и старых, но уже оцифрованных документов), желательно различными способами, например, через электронную почту, сканер, ручной ввод и так далее. Пользователь должен иметь возможность просматривать документ, и при необходимости (если это допустимо) редактировать его, с последующим сохранением его в архиве или без оного. Должна быть предусмотрена печать документов или отправка по электронной почте или внутри корпоративной сети. Наверное, самое главное требование к электронному архиву это возможность поиска документов, по различным критериям и параметрам, так называемая индексация документов. Электронный архив должен предусматривать разграничивать пользователей  по правам доступа к тем или иным документам. Аппаратная часть архива, где собственно хранятся файлы и документы, должна быть надежна и предусматривать резервное копирование данных через определенные промежутки времени. Это не позволит потерять документы в случае сбоя программной или аппаратной части. Журнал изменений каждого документа или структуры и каталогов архива может быть так же полезен для управления документооборотом. Идеальный электронный архив должен взаимодействовать с другими уже существующими или же появившимися в последствие системами и базами данных, например, бухгалтерией, отделом логистики или продаж.

Создание электронного архива, включающего в себя все  выше перечисленные условия, дело не простое. Однако, есть три этапа без которых не создать ни один электронный архив. Во первых, это сканирование (оцифровка) старых документов электронных версий которых нет или утеряны, при необходимости (если в последствии потребуется редактировать текст) применяется распознавание документов. Второй этап это индексация документов, например, записывается наименование, дата создания (изменения), описание документа, ключевые слова для удобного поиска в последствие и так далее. И в третьих, разработав удобную и  логически правильную структуру архива, его следует наполнить уже цифровыми документами, разложив все «по полочкам».

Примечательно, что структура электронных архивов  может содержать не только отдельные  каталоги и документы. Электронный  архив может включать в себя другие электронные архивы и сам быть частью какого либо архива. Например, на предприятии могут быть электронный архив бухгалтерских документов, архив отдела кадров, архив складских документов и так далее, однако все они могут входить в электронный архив финансовых документов предприятия, который в свою очередь в общий электронный архив предприятия. 

Принимая во внимание огромное количество достоинств электронного архива, можно с уверенностью утверждать, что организации, которые  перевели  свой документооборот в цифровое поле, получили огромные преимущества в ведении бизнеса и эффективности рабочего процесса. [7]

1.2. Организация архива электронных документов - основные этапы подготовки

До разработки и внедрения  программного обеспечения необходимо проделать большую и важную работу, от результатов которой зависит:

• каким будет электронный архив
• насколько он будет соответствовать потребностям организации
• какие ресурсы потребуются для обеспечения бесперебойной работы программы и насколько оптимально они будут использоваться
• стоимость создания электронного архива и сроки выполнения работ.

Ключевую роль в организации  электронного архива, конечно, играет заказчик, так как только он может  предоставить необходимую информацию и принять необходимые решения, однако, наши сотрудники всячески помогают в решении этих задач.

Процесс подготовки к  созданию электронного архива включает несколько этапов:

 

 

1. Планирование функций электронного архива.

2. Анализ организации.

На этом этапе необходимо:

• выделить значимые данные, такие как вид деятельности и размер организации, средства коммуникации
• провести разделение документов на основные и  второстепенные
• определить приоритетность перевода документов в электронный вид из бумажного архива
• проанализировать используемые в организации электронные информационные системы, форматы и способы хранения электронных документов
• определить необходимые атрибуты документов для создания в электронном архиве системы поиска и электронного каталога
• ознакомиться с планами автоматизации деятельности организации с целью обеспечения совместимости информационных систем и удобства работы с электронным архивом.

3. Определение приоритетов создания подсистем электронного архива.

В зависимости от масштаба и сложности работ организация  электронного архива может занимать от нескольких дней до нескольких лет. Однако электронный архив, как правило, можно внедрять постепенно, в порядке важности компонентов. Последовательность реализации поставленных задач может быть изменена на любом этапе. Кроме того, гораздо проще проводить поэтапное обучение сотрудников работе с электронным архивом.

4. Обследование бумажного архива организации.

В каждом архиве существуют документы, которые утратили актуальность и  не представляют ценности, а значит, их перевод в электронный вид нецелесообразен. Правильная организация архива электронных документов занимает много времени, ведь необходимо пересмотреть кипы бумаг, однако результат того стоит — сканирование обойдется дешевле и обработка ненужных электронных копий не отнимет времени. Мы рекомендуем вносить в электронный архив только актуальные документы, а ненужные бумаги можем принять на хранение или поможем утилизировать.

Организация электронного архива может незначительно изменяться в каждом конкретном случае, однако, в целом предварительные работы ведутся в приведенной выше последовательности.

1.3. Структура электронного архива

Сложно однозначно ответить на вопрос — каким должен быть электронный  архив, ведь у каждой организации  свои потребности, масштабы, специфика. Однако не вызывает сомнения то, что  любая архивная система должна обеспечивать:

•   хранение электронных документов

•   регистрацию данных

•   оперативный  доступ к информации

•   возможность добавления, удаления и изменения файлов

•   управление информацией.

Руководствуясь этими  критериями, мы разработали систему электронного  архива с модульной структурой. Ее основными  элементами являются подсистемы:

• ввода данных, позволяющая заполнять электронный архив как отсканированными изображениями, так и цифровой информацией из других информационных систем, а также вносить данные автоматически или в ручном режиме непосредственно в систему

• хранения, включающая области как оперативного, так  и долговременного архивного  хранения

• поиска, обеспечивающая оперативный доступ к необходимой  информации

• тиражирования, позволяющая создавать неограниченное количество копий электронного документа, а также выполняющая резервное копирование всех версий с учетом внесенных изменений.

Неотъемлемой частью любого электронного архива является электронный каталог, с иерархической структурой, автоматически изменяющейся при добавлении или удалении документов. В зависимости от целей создания электронного архива его структура может изменяться. При необходимости в систему могут быть внедрены дополнительные программные средства.

Электронный архив состоит  из двух частей: серверной и клиентской. Серверная часть — это защищенное централизованное хранилище, в котором  размещены электронные документы  и их резервные копии. Клиентская часть — это пользовательский интерфейс, в котором доступны только электронные копии исходных документов с возможностью добавления, удаления или изменения информации.

Рассматривая структуру  электронного архива, стоит упомянуть  и оборудование, необходимое для  его функционирования. Это:

• центральный сервер

• рабочие места пользователей  электронного архива (персональные компьютеры или мобильные устройства)

• сетевое оборудование для обмена траффиком между сервером и клиентским местом.

Приведенная выше структура электронного архива  обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа и уничтожения.

1.4. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

Работы по обеспечению  сохранности электронных документов можно разделить на три вида: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит  от вида электронного документа и  срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.