Обзор «коробочных» продуктов в сфере организации электронного документооборота

Введение

В современной организации  системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом  ИТ-инфраструктуры. С их помощью  повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных  учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего  управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне  с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации  документооборота).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая  система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения  электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого  класса рассматривались лишь как  инструмент автоматизации задач  классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все  более широкий спектр задач. Сегодня  разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными  документами), но и с различными внутренними  документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в  которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация  работы сервисной службы, организация  проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние  годы является одним из самых динамично  развивающихся сегментов отечественной  ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент  показал высокую устойчивость. Его  спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении  объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные  по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный  сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные  учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Технические возможности  современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности  рассматриваемых решений с точки  зрения технической реализации тех  или иных задач СЭД. Все возможности  разбиты на семь функциональных контуров:

• регистрация и ввод документов;
• работа с документами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд  очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и  критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и  лишь подробная детализация некоторых  принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют  сделать сравнение различных  решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется  достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями  организаций для автоматизации  документооборота. Кроме указанных  решений, на рынке присутствует еще  более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые  версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование  сервисных возможностей, так как  базовые возможности в той  или иной форме уже были реализованы  ранее. Если говорить о новых технических  возможностях, то можно отметить потенциал  развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие  обозначения:

• «+» — возможность реализована;
• «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
• «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие  характеристики наиболее популярных СЭД

Рис. 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

 

 

 

 

 

 

Таблица 2. Регистрация  и ввод документов

 
Рис. 2. Регистрация  и ввод документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3. Работа с документами

 
Рис. 3. Работа с  документами

 

 

 

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

 
Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

 

 

 

 

 

 

Таблица 5. Поиск  и анализ информации

 
Рис. 5. Поиск и  анализ информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 6. Информационная безопасность

 
Рис. 6. Информационная безопасность

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 7. Поддержка  бумажного документооборота

 
Рис. 7. Поддержка  бумажного документооборота

Таблица 8. Стандартные  средства настройки

 
Рис. 8. Стандартные  средства настройки

Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

 
Рис. 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные  СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов, так и крупных  проектов вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота.