Назначение и возможности программы Excel

Нажмите кнопку Далее для перехода к следующей записи списка и Назад — для перехода к предыдущей.

Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите критерии в форме. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Правка.

СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ИЛИ РАБОТА СО СПИСКАМИ

Команда ДАННЫЕ – СОРТИРОВКА

Данная команда позволяет отсортировать данные из списка по одному или нескольким полям. При этом строки таблицы сортируются как записи базы данных. Если указана сортировка по нескольким полям, то первое поле считается основным. В этом случае все записи сортируются по первому указанному для сортировки полю. Поля, в которых первый параметр для сортировки имеет одинаковое значение, внутри данной группы сортируются по второму параметру и т.д.

Чтобы выполнить сортировку списка, делаем активной любую ячейку внутри списка, затем выбираем команду “Данные – сортировка”, определяем поле для сортировки и ее порядок. Возможны два варианта сортировки – по возрастанию и по убыванию. Для текстового поля это означает в алфавитном порядке и наоборот. Окно команды “Данные-Сортировка” представлено на рис. 9.

Рис. 9. Окно сортировки данных в списке

Команда ДАННЫЕ – ИТОГИ

Команда позволяет рассчитать промежуточный и общий итоги. При этом определяется поле, которое будет суммироваться (конечно, операция имеет смысл только для числовой информации). В окне команды определяем операцию (“Сумма”) и поле, под которым будут располагаться значения промежуточных сумм. В нижней части списка будет находиться итоговое значение по выбранному полю.

Рис.10. Окно команды Данные-Фильтр-Автофильтр

Команда ДАННЫЕ – ФИЛЬТР

Команда “Данные-Фильтр” (рис. 10) является удобным инструментом для создания запросов по одному или нескольким критериям. Особенно удобным и наглядным является подрежим “Автофильтр”. При включении данного режима (при вызове его должна быть активна любая ячейка внутри списка) справа от названий полей списка появится раскрывающаяся кнопка со стрелкой, которая содержит перечень всех значений для данного поля. При выборе значения из данного списка на экране остаются только записи, удовлетворяющие данному критерию поиска. Остальные записи скрываются. С результатом запроса можно работать как с обычной таблицей – распечатать, сохранить в отдельном файле, перенести на другой рабочий лист и т.д. Чтобы вернуться к первоначальному виду таблицы, в списке справа от названия поля выбираем вариант “все”.

МАКРОСЫ

Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя.

Порядок создания макросов

1. Выберите в главном  меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса, которое представлено на рис. 11.

Рис. 11. Окно для определения параметров макроса

2. Введите в соответствующие  поля имя макроса, назначьте макросу  комбинацию клавиш для быстрого  запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко  указать назначение данного макроса. Определите место сохранения  макроса – данный файл или  “Личная книга макросов” (файл Personal.xls).

3. Далее выполняйте последовательность  действий, которые вы хотите записать  в макрос. По окончании работы  нажмите кнопку конца записи  на панели инструментов макроса  или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.

4. Для запуска уже записанного  макроса достаточно нажать закрепленную  за ним комбинацию функциональных  клавиш или выбрать в перечне  макросов имя макроса, которое  будет доступно при выборе  команды Сервис – Макрос – Макросы.

5. Последовательность записанных  действий автоматически преобразуется  в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего  навыки программирования возможно  создание более сложных программируемых  макросов. Для этого можно воспользоваться  командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.