MS Access

 

       18-сурет. Барлық  есеп берулер орналасатын деректер  қорының тақырыбы мен суретін  (мысалы, фирманың сауда белгісі)  беруге арналған диалог терезесі.

 

18-сурет.Жаңа деректер қорына атау беру.

 

11. Егер суретті қолданғыңыз келсе, онда Ия жалаушасын орнатыңыз. Бұл жағдайда Рисунок батырмасында мүмкіндік болады, оны бассаңыз, алдын ала құрылған суреті бар файлды қарауға «Суретті таңдау» диалог терезесі ашылады. Әрі қарай орнатуларды орындау үшін Далее батырмасын басыңыз.
12. Соңғы диалог терезесінде Готово батырмасын басып, орнатылған параметрлерімен деректер қорын тұрғызуға шеберді іске қосыңыз. Назад батырмасын қолданып, алдыңғы қадамдарға қайта оралып, деректер қорының параметрлерін өзгертуге болады.

 

19-сурет.Шебер көмегімен деректер қорын құру үшін қажетті барлық деректерді көрсету терезесі.

Готово  батырмасын басқан соң, өзіңіз берген өрістермен шебер енгізудің қарапайым  пішіні мен ақпаратты қарауға, сонымен  бірге қарапайым есеп берулерден тұратын деректер қорын құруға көшесіз. Деректер қорын құру үрдісін аяқтағаннан  кейін, дайын деректер қорын пайдалана  аласыз: кестеге деректерді енгізу, оларды көру және баспадан шығару.

 

 

20-сурет. Жаңа негізгі батырмалы  форма.

 

Егер  ұсынылған деректер қорының нұсқасы  қанағаттандырмаса, онда бос деректер қорын құрып, оған кестелерді, сұраныстарды, пішіндерді және есеп берулерді қоса аласыз. Оны қалай жасау керектігін алда қарастырамыз.

 

 

 

MS Access бағдарламасында кестелер құру.

Кестелер  деректер қорының негізі болып табылады, нақты соларда барлық деректер сақталады. Пішімді немесе есеп беруді құру алдында  әуелі кестені алуыңыз қажет.

Кестелерге  орналасатын кестені немесе деректі  тиянақты жоспарлау талап етіледі. Бұл тақырыпта талаптарыңызды қанағаттандыратын  кестені құруға мүмкіндік берер  кестені жобалаудың негізгі кезеңдерін қарастырамыз.

Access-те  «кесте» термині нені білдіреді  ?

Кесте – бұл деректеріңізді сақтайтын  объекті. Кестені құруда біртипті ақпараттан тұратын өрісті анықтайсыз. Мысалы, мекен – жай, аты немесе телефон  номері. Кестелер әрқайсысы белгілі  бір мағынаны сипаттайтын жүздеген жазбалардан тұруы мүмкін. Мысалы, әрбір клиент жайлы жазба оның атын, мекен-жайын және телефон номерін  қосады. Кесте режимінде кесте  баған мен жолдан тұрады. (21-сурет). Әрбір қатар – бұл жазба, ал әрбір баған - өріс.

 

 

21-сурет. Кесте режимінде кестені көру.

Кестелер құрылымы

Кестелер  құрылымын құрар алдында деректер қорын құру нәтижесінде жететін  мақсатыңызды көрсетуіңіз керек. Қойылған мақсаттан оған жету үшін қолданылатын кестенің қандай болуы керек екенін айқындап алып, қажетті кестені құруға кірісіңіз.

Егер  біркестелік деректер қорын құрсаңыз, онда кестенің құрылымын айқындау қиын емес.

Көпкестелі  деректер қорын жобалау мәселелері келесі тарауда қарастырылады.

Кестенің  құрылымын құру процесін мысал ретінде  қарастырайық. Қайсы бір адамдар  тобының атынан және тегінен тұратын  деректер қорын құру керек болсын. Сонымен қатар, деректер қорында  номері, мекен-жайы, өнеркәсіп аты  және кредит және т.б. қосымша деректер бар болуы тиіс. Мұндай деректер қорын арнайы «Телефондық анықтамалық» болып есептеледі. Бұл мысал келесі тарауларда жиі қолданылады.

Қазір қойылған есепті шешу үшін Телефонды  – мекен жайлық кітап деп аталатын біркесте жеткілікті. Кестеге барлық қажет ақпаратты қосу үшін оның құрылымы келесі өрістерден тұруы тиіс:

Кестенің  құрылымын айқындағаннан кейін, MS Access-те оны құруға кірісеміз.  MS Access-те кестені құру деректер қоры терезесінде  жзүзеге асырылады:

1. Өзіңіз құрған деректер қорының терезесін ашып, «Кестелер» категориясын таңдаңыз.
2. Деректер қорының терезесінде Создать батырмасын басыңыз.
3. «Жаңа кесте» диалог терезесі ашылады, оның оң жағында келесі атқарылатын жұмыстардың нұсқалар тізімі табылады:
• Кестелер режимі – кестелер режимінде жаңа кестені құруға мүмкіндік береді.
• Конструктор – кестелер конструкторында жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
• Кесте шебері – шебер көмегімен жаңа кесте құруға мүмкіндік береді.
• Кестелер импорты – сыртқы файлдан ағымдағы деректер қорына кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
• Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен кестелер құруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді.
4. Осы диалог терезесінде кестеңізді құруға сәйкес нұсқаны таңдап, ОК батырмасын басыңыз.
5. Таңдалған құралдың көмегімен кесте құрылымын құрыңыз.
6. Кестені оның ішіндегі ақпаратпен байланыстыру үшін әрбір кестеге оның аты меншіктеледі. Кесте атын «Сақтау» диалог терезесінде беріп, ОК батырмасын басыңыз.

Біз кестені құрудың негізгі қадамдарын қысқаша қарастырдық, ал енді кестенің құрылымын құрудың жекелеген  тәсілдерін барынша толығырақ қарастырамыз. 

Конструктор терезесінде кестенің құрылуы құрылатын  кестенің параметрлерін айқындаудың  едәуір кең мүмкіндігін береді. Кестелер конструкторына өту үшін «Жаңа кесте» диалог терезесінде Конструктор  опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Нәтижесінде бұл әрекеттерді  орындау үшін кестенің конструкторы терезесі ашылады (22-сурет).

 

 

22-сурет. Кесте конструкторының терезесі.

 

Диалог  терезесінің жоғарғы жағында  құрылатын кестенің мынадай атрибуттары: өріс атауы, деректер түрі және сипаттамасы  бар кесте болады. Бұл негізгі  атрибуттардан басқа, кестенің әрбір  өрісі конструктордың төменгі жағында  бейнеленген және деректерді енгізудің  шарттарымен анықталатын қосымша  қасиеттерге ие. Кестенің әрбір өрісінің атауына, ереже бойынша, берілген өрісте сақталатын ақпаратты сипаттайтын  кез-келген ат таңдалады. Өрістің типі осы өрісте сақталатын деректер типімен  анықталады. Енді кесте өрістерінің  анықтамаларын қарастырайық.

 

Өріс атауы

Өріс  атауы Өріс аты бағанында енгізіледі. Өріске атауын бергенде мына ережелерді сақтау керек:

• Өріс атауы 64 символға дейін болуы мүмкін, бірақ бұл мүмкіндікті пайдаланып ұзын атты қоюдың қажеті жоқ.
• Өріс атауы әріп, нүкте (.), леп белгісі (!), апостраф (‘), тік жақша ([]) және ASCII 0-31 кодты басқарушы символдардан басқа, цифр, бос орын және арнайы символдардан тұруы мүмкін.
• Өріс атауы бос орыннан басталмауы тиіс.
• Бір кестедегі екі өріс бір атаумен аталмайды.

Өріс  атауы кестелер деректеріне сілтеме  жасау үшін қолданылады. Сақталынатын деректердің типін айқындауға деректер типі пайдаланылады. Өрістің деректер типі Деректер типі бағаны өрісінде енгізіледі. MS Access-те келесі типтердің деректері  мүмкін болып табылады:

• Мәтіндік
• Сандық
• Ақшалай
• Санауыш
• Мерзім/уақыттар
• Логикалық
• МЕМО өрісі
• ОLЕ объектісінің өрісі
• Гиперсілтеме
• Ауыстырулар шебері

 

Әрбір деректер типі конструктор терезесінің  «Өріс қасиеттері» бөлімінде  бейнеленетін өз қасиеттерімен үлестіріледі.

 

Қасиеттері	Қызметі
Өріс мөлшері	Берілген өріске енгізу үшін символдардың барынша ең көп санын береді.
Жаңа мәндер	Жаңа жазбаларды қосу кезенде санауыштың мәнін өзгерту  тәсілін анықтайды.
Өріс пішімі	Берілген өріс мәнінің шығару пішімін  береді.
Ондық таңбалы сан	Сандарды бейнеленгенде қолданылатын ондық таңбалы санды айқындайды.
Енгізу қалқасы	Өріске деректерді енгізуді жеңілдететін енгізу қалқасын береді.
Қолтаңба	Өрістің қолтаңбасы ретінде шығарылатын  мәтінді анықтайды.
Үнсіздік бойынша мән	Жаңа жазбаны құруда өріске автоматты  түрде енгізілетін мәнді көрсетуге  мүмкіндік береді.
Мәтінге қойылатын шарт	Өріске енгізілетін деректердің  талабын айқындайды.
Қатені хабарлау	Егер енгізілген деректер Мәннің шарты (Условие на значение) қасиетінде айқындалған  шартты бұзса, онда экранға шығатын  хабарлама мәтінін көрсетеді.
Міндетті өріс	Өріс мәнді міндетті түрде енгізу қажеттілігін көрсетеді.
Бос жолдар	Бос ароктардың (“”) берілген өрісінде енгізу мүмкіндігін айқындайды.
Индекстелген өріс	Бір өріс бойынша индексті айқындайды.
Юникодтың сығылуы	Юникод кодтауы (МЕМО өрісі, гиперсілтемелер  және мәтіндік өрістер) қолданылатын деректерді сақтау үшін, өрістер үшін сығуды орнатады.

 

1. Мәтіндік тип

Үнсіздік бойынша өріс атын енгізгенде, MS Access оған деректердің мәтіндік түрін  өріс ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс енін өзгерту үшін «Қасиеттер өрісі» бөлімінің Өріс мөлшері жолында  өріс енін айқындайтын (1-ден 255-ке дейін) санды беру қажет. Мысалы, өріс енін 25-ке тең десеңіз, онда бұл өріске ұзындығы 25 символдан асатын мән  енбейді.

Төменде осындай өрістің түрлі  жазбалары енгізілген деректер мысалдары  келтірілген:

      Музыкалық орталық

      ОКБ «ЦИКЛОН»

      123-34-78 (үйдікі)

2. Сандық тип

Мәтіндік өріспен танысқанда, мүмкін символдар ретінде өрістің бұл  типі сандардан тұратынын білдіңіздер. Осыған байланысты мынадай сұрақ  туады: өрістің сандық типі неліктен енгізіледі ? Сандық типті қолданудың негізгі дәлелі ретінде мыналарды  қарастырамыз.

1. Сандық типтің деректерін енгізгенде деректерді автоматты түрде тексеру жүргізілед. Егер деректер мәтіндік немесе арнайы симдолдардан тұрса, MS Access ескерту жасап, қате деректер енгізілмейді.
2. Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы мүмкін.

Өріс өлшемі (Размер поля) қасиеті  мәнін қолданып, сандық типтегі өрістер  үшін келесі пішімді орнатуға болады:

 

Мәні	Сипаттамасы	Таңбалар саны	Өлшемі
Байт	0-ден 255-ке дейінгі сандар (бөлшек  бөліктерден басқа)		1 байт
Бүтін	-32768-ден 32767-ке дейін (бөлшек  бөліктерден басқа)		2 байт
Ұзын бүтін	(Үнсіздік бойынша мәнін қалдыру). -2147483648-ден 2147483647-ке дейінгі сандар (бөлшек бөліктерден басқа)		4 байт
Дара жылжымалы нүкте (4 байт)	Теріс шамалар үшін – 3.402323*1038-ден 1.401298*1045-ге дейінгі және оң шамалар үшін – 1.401298*10’’45-ден 3.402823*1038-ге дейінгі сандар	7	4 байт
Екі еселенген жыл-жымалы нүкте  (8 байт)	1.79769313486232+10308 санынан – 4.94063645841247+10-324-дейін  және 4.94065645841247+10’’324-ден 1.79769313486232*10308-ге дейін оң сандар	15	8 байт
Репликация коды	Бірегей ауқымды идентификация (GUID)	Анықталмаған	16 байт
Нақты	-1038 -1-ден 1038 -1-ге дейінгі сандар (.adp) -1028 -1-ден 1028 -1-ге дейінгі сандар (.mdb)	28	12 байт

     

3. Ақшалай тип

Ақша өрісі сандық өріске ұқсас. Сандық өрістен айырмашылығы - Өріс пішімі қасиетінің ақша өрісі Ақшалай  мәніне автоматты түрде орнатылады, ал Ондық таңбалар саны қасиеті қажет  кезінде өзгертуге болатын, үтірден  кейінгі екі таңбаға тең мәнді  қабылдайды. Ақша типінің көмегімен  бүтін 15 таңбаға дейінгі дәлдікпен  есептеуді және бөлшек бөлігінде 4 таңбаға  дейін есептеуді орындай алады. Мұнда өріс мөлшері 8 байтты құрады.