Мәліметтер базасының негізгі ұғымы

Мәліметтер базасының  негізгі ұғымы

 Мәліметтер базасының  негізгі ұғымы. 
Жоспары: 
I. Мәліметтер базасының  негізгі ұғымы. 
II. Мәліметтер базасын жіктеу. 
III. Мәліметтер базасымен жұмыс режимі. 
IV. MS ACCESS 2000 мәліметтер базасымен жұмыс істеу. 
ЭЕМ (электронды есептегіш машиналардың) маңызды ерекшеліктерінің бірі  ақпараттың мол көлемін сақтау және өңдеу, сонымен бірге мәтіндік және графикалық құжаттар (суреттер, сызулар, фотосуретгер, географиялық карталар) ғана емес, жаһандық жүйе, дыбыстық және бейнефайлдардың беттері де жинақталады. Бұл мүмкіндіктер мәліметтер базасының көмегімен іске асады. 
Мәліметтер базасы (МБ) - белгілі бір арнаулы ауқымға    қатысты мәлтеттерді баяндау, сақтау мен амал-тәсілдермен ұқсата білудің жалпы прииңиптерін қарастыратын белгілі бір ережелер бойынша үйымдастырылған мәлімет-тердің жиынтыгы. Адамның қатысуы ықтимал, автоматтық  құралдармен  өңдеуге  жарамды  түрде ұсынылған ақпарат мәліметтер ретінде түсініледі. Арқаулы ауқым ретінде нақты зерттеуші үшін қызықты нақты әлемнің бөлігі түсініледі. 
Қарапайым МБ мысалы ретінде телефон анықғамалығын, поездар қозғалысы кестесін, кәсіпорын қызметкерлері туралы мәліметгерді, студенттердің сессия тапсыру қорытындылары және т.б. атауға болады. 
Электронды МБ-сының басты қасиеті - ақпаратты тез іздестіру мен сұрыптау (іріктеу), сондай-ақ берілген форма бойынща есепті қарапайым түрлендіру (жасау) мүмкіндігі. Мысалы, сынақ кітапшаларының нөмірлері бойынша студенттердің аты-жөндерін оңай айыруға болады немесе жазушының аты-жөні бойынша шығармаларының тізімін жасауға болады. 
Мәліметтер базасын басқару теориясы дербес пән ретінде шамамен алғанда XX ғасырдың 50-жылдарының басынан бері дами бастады. Осы уақыт ішінде белгілі бір іргелі ұғымдар жүйесі калыптасты. Олардың бірқатарын келтірейік. 
Объект    деп   мағлүматтары   мәліметтер базасында      сақталатын ақпараттың жүйенің элемеиттері аталады. 
Атрибут - объектінің қасиеттерін ақпараттың бейнелеу. Әрбір объект атрибуттардың кейбір жиынтығымен ситатталады. 
Мәлметіпердің басты элементі деп мәлметтердің баска элементтерінің мәндерін аныктауға мүмкіидік беретін осындай атрибут аталады. 
Алғашқы кілт - объектінің (жазбаның) әрбір данасын біреғей түрде жағастыратын атрибут (немесе атрибуттар тобы), Екіншіреттегі кілт - бірнеше жазбалар (объект даналары) үшін мәні қайталанатын атрибут (немесе атрибуттар то¬бы). Ен алдымен, екінгиі реттегі кілттер жазбаларды іздестіру операцияларында қолданылады. Мәліметгер базасы ұғымымен мәліметтер базасын басқару жүйесінің ұғымы тығыз (МББЖ) байланысты. 
МББЖ - жаңа база құрылымын құруға арналған программаның құралдар кешені, оны құрамын толықтыру, құрамында барды редакқиялау және апаратпен көрсетушілік (визуализация). База ақпаратын көрсетушілік ретінде берілген критерийге сәйкес бейнеленетін мәліметгерді іріктеу, оларды ретгеу, сосын шығаратын құрылғыға беру немесе байланыс арналары бойынша беру. 
Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді: 
■ кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу; 
■ кестеден бір немесе бірнеше жазбаны жою; 
■ кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту; 
■ берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу. 
МББЖ-ның тағы бір функңиясы - мәліметтерді басқару. Мәліметтерді басқару ретінде, әдетте, мәліметтерді рұқсат етілмей қол жетуден қорғау, мәліметтермен жұмыс режимін көп мәрте пайдалануды қолдау және мәліметтердің тұтастығы мен үйлесімділігін қамтамасыз ету түсініледі. 
Мәліметтер базасын жіктеу. Мәліметтер арасындағы байланыстарды орнату әдістері бойынша былайша ажыратылады: Реляциялық, иерархиялық және желілік МБ. 
Реляциялық МБ кесте түрінде мәліметтерді ұсынудың қарапайым және әдеттегі формасы болып саналады. Көптеген теориялар ішінде кестеге қатынас (relation) термині сәйкес келеді және ол МБ-ға осы атты берген. Ол үшін дамыған математикалық аппарат - біріктіру, алу, азайту, қиылысу, қосу және т.б. сияқты математикалық операциялар айқындалатын реляциялық есептеу мен реляциялық алгебра. 
Осы типтегі МБ жасауға американдық ғалым Е. Кодд елеулі үлес қосты. 
Реляциялық МБ-ның жақсы қасиеті - оны қолдаудың аспаптық құралдарының салыстырмалы қарапайымдылығы, кемшілігі - мәліметтер құрылымының қатавдығы (ерікті үзындық кестесінің жолдарын берудің мүмкін еместігі) және оның жұмысы жылдамдығының мәліметтер базасы мөлшеріне тәуелділігі. Мұндай МБ-ға белгіленген көптеген операциялар үшін барлық МБ қарау қажетті болуы мүмкін, 
Иерархиялық және желілік МБ қайсыбір ортақ белгісі бар мәліметтер арасындағы байланыстардың бар болуын көздейді. Иерархиялық МБ-да мұндай байланыстар ағаш-сызық жол (графа) түрінде бейнеленуі мүмкін, мүнда биік үшар бастан төменгі кішілеріне қарай біржақты байланыстар ғана болуы ықтимал. Егер барлық ықтимал сүрақтар ағаш құрылымында бейнеленсе ғана, бұл қажетті ақпаратқа жетуді тездетеді. Ақпарат алудың ешқандай басқа сұрау салулары қанағаттан-дырмайды, 
Аты айтылған кемшілік желілік МБ-дан алып тасталды, онда (тым болмағанда, теориялық жағынан) «бәрімен барлық жағынан» байланыс болуы ықтимал еді. Іс-тәжірибе жүзінде мүны іске асыру мүмкін болмағандыктан, кейбір шектеулерге жүгінуге тура келеді. 
Мәліметтердің әрбір элементі құрамында кейбір басқа элементтердің сілтемесі болуы тиіс. Сол себептен ЭЕМ (электронды есептегіш машинаның) оперативті және дискілік жадындағы едәуір ресурстар талап етіледі. 
Кейбір МББЖ туралы мәліметтер кестеде келтірілген.

МББЖ атауы МБ типі 
MS Access Реляциялық 
Clipper Реляциялық 
DBase Реляциялық 
FoxBase+ Желілік 
FoxPro Желілік 
IMS/VS Иерархиялық 
Oracle Реляциялық 
Paradox Реляциялык 
МБ жіктеу 
Мәліметтер базасымен жұмыс режимі. Мәліметгер базасын басқару жүйесінің екі жұмыс режимі бар: жобалаушылық және пайдаланушылық. Бірінші режим база құрылымын құру немесе баяндауға және оның объектілерін жасауға арналған. Екінші режимде базаны толтыру немесе одан мәліметтер алу үшін бүрын дайындалған объектілер пайдаланылады. 
Жобалаушы кесте құрылымдарын мәліметсіз жасайды және оны тапсырыс берушімен бірге келісіп, бір қорытындыға келеді. 
Базаны құрушылар базаны нақты мәліметтермен толтырмайды (тапсырыс беруші оларды құпия деп санауына болады және бөгде адамдарға ұсынбайды). База объектілерін қалау кезеңін де үлгілік мәліметтер мен эксперименттік толтыру бүған қосылмайды. 
Базаны пайдаланушы - формалардың көмегімен оны ақпаратпен толтырады, мәліметтерді сұрау салулардың көмегімен өңдейді және қорытындыны нәтижелік кестелер мен есептер түрін де алады. Жалпы жағдайда пайдаланушылардың қызметі - нақгы жұмыс парағында қарастырылғандарға тана, база құрылымын басқаруға қолы жететіндей құралдары жоқ. 
 MS ACCESS 2000 МББЖ-мен жұмыс істеу 
MS Access 2000 жалиы сипаттамасы қазіргі уақытта Micro¬soft Access-мәліметтер базасын басқарудың үстемдік (дербес) программалық жүйелері арасында ең танымалдарының бірі. Көпшілікке кең тараған танымалдық себептері мыналар: 
• әмбебаптығы мен интерфейстің ойланып істелу деңгейі жоғары, өйткені көбінесе әр түрлі біліктіліктегі пайдаланушылардың жұмысына арналған, негіз құраушы режимінен оларды тікелей пайдалану режиміне икемді және жедел көшуге мүмкіндік беретін мәліметтер базасының объектілерін басқарудың жүйесі іске асқан; 
• Microsoft Office құрамына кіретін программалық басқа өнімдермен, сондай-ақ  технологиясын қолдайтын кез келген программалық өнімдермен бірігіп-кірігу (интеграция) мүмкіндіктерінің терең дамуы; 
• Жасалған жұмыста көрсеткіш құралдардың молдығы. 
 Мәліметтер базасы обьектілері. 
 Кез келген МББЖ-мен жұмыс процесінде мәліметтер базасында файл (немесе файл топтары) жасау басталған жері болып саналады. Жаңа база пайда болғаннан кейін көрінетін терезе 29-суретте көрсетілген. 
Access мәліметтер базасын құра алатын объектілердің типтеріне басты терезенің негізгі боліктері сәйкес келеді. Бұлар Таблицалар, Сұрау салулар, Есептер, Парақтар, Макростар мен Модулъдер. 
Терезе тақырыбы - мәліметтер базасының файл атауы. 
Мәліметтер базасының негізгі объектілерге арналған қосымшасынан басқа үш бұйрықтық кнопкалары бар: Aшy, Конс¬труктор, Құру. Олардың көмегімен кесте жұмысының режимі таңдалады. 
Егер Таблица қосымшасы таңдалса, бұл қосымшаның терезесінде осы МБ-да бар кестелердің тізімі бейнеленеді. 
Бар кестені ашу үшін оның атын бұл тізімде ерекшелеп, Ашу кнопкасын басу керек. Жаңа кестедегі МБ-ны іске қосу үшін Құру кнопкасын басу қажет. 
Бар кестенің макетін түзеу үшін оның тізімдегі атауын ерекшелеп, Конструктор кнопкасын басу керек. 
Кестелер - мәліметтер базасының негізгі объектілері. Біріншіден кестелерде базада бар мәліметтердің барлығы сақталады,    екіншідеи,    кестелер   базанық құрылымын (өрістерін, олардың типтерін, қасиеттерін) да сақтайды. Сұрау салулар - кестелерден мәліметтер алу үшін және оларды пайдаланушыға қолайлы түрде ұсынуға арналған арнайы құрылымдар. Сұрау салулардың көмеғічен мәлімет-терді іріктеу, оларды сүрыптау мен сүзгіден өткізу сияқты операңғіялар атқарылады. Сонымен қатар берілген алгоритм бойынша мәліметтер өз-гертуге, жаңа кестелер жасауға, басқа шығу көздерінен алынған мәліметтер кестесін автоматты түрде орындауға, кестелердегі қарапайым есептеулерді және т.б. жасауға болады. 
Формалар көмегімен базаға жаңа мәліметтер енгізетін немесе бары қаралатын объектічер.  Формалар пайдала¬нушыға толтыруға болатын әрістерді ғана толтыруға арналған құралдар ұсынады. Сонымен қатар формада бір мезгілде енгізуді автоматтандыру үшін басқарудың арнайы элементтерді (есептегіштер, ашылатын тізімдер, ауыстырып қосқыштар, жалаушалар және тағы басқаларды) орналастыруға болады. Формалардың артықшылығы толтырылған бланкілерден мәліметтер енгізу болған кезде, әсіресе, көрнекі көрінеді. Бұл жағдайда графикалық құралдарды форма бланктің ресімделуін кайталанатындай етіп жасайды - бұл терімшінің жұмысын оңайлатады, оның шаршап, қажуын азайтады және баспа қателерін болдырмайды. 
Форманың көмегімен мәліметтерді енгізіп қана қоймай, бейнелеуге де болады. Сұрау салулар да мәліметтерді бейнелейді, бірақ оны нәтижелік кестелер түрінде, дайындаудың ешқандай құралдары болмай-ақ жасайды. Формалардың көмегі-мен мәліметтерді шығарған кезде дайындаудың арнайы құрал-дарын қолдануға болады: 
Есептер - мәліметтер ұсынудың ерекше формасы. Әдетте, есепті қалыптастыру үшін есептелетін ерістер, топтастырулар, іріктеу шарттарымен бірге әр түрлі кестелерден мәліметтер жинайтыи сұрау салулар жасалады. 
Содан кейін MS Access-тің жалпы ережелері бойынша осындай сұрау салулар негізінде есеп жобаланады, ол мыналарға жол ашады: 
- оку мен тандауға қолайлы формалармен мәліметтер ұсынуға; 
- қорытынды және орта мәндерді есептеп, жазбаларды топтастыру (бірнеше деңгей бойынша); 
- графикалық объектілерді  есепке  кіргізу мен басып шығару (мысалы, диаграмма). 
Парақтар   -   бұлар   Access    2000-де   мәліметтердің   арнайы   объектілері.   Оларды майдалап айтқанда мәліметтерге қол жеткізу парақтары деп атауға болады. 
Физикалық жағынан бұл Web-парақта орналастырылған жә¬не клиентке сонымен бірге берілетін HTML кодында орындалған ерекше объект. Бұл объект өзінен-өзі мәліметтер базасы болып саналмайды, бірақ серверде қалатын мәліметтер базасымен бірге Web-парақта берілген байланыс атқарылатын, компонент-терді құрамында ұстайды. Web-торапқа келуші осы компоненттерді пайдалана отырып, қол жететін парақ өрісіндегі жазбалар базасын қарай алады. Осылайша, мәліметтерге жету парақтары клиентпен интерфейсті, сервер мен серверде орналасқан мәліметтер базасы арасында интерфейсті жүзеге асырады. 
Макростар мен модульдер. Объектічердің бұл категориялары  программалау жолымен жаңа функцияларды жасау үшін де, мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істегенде де қайталанатын операцияларды автоматтандыруға да арналған. Макростар ~ макробүйрыңтар. Егер базамен қайсыбір операциялар ерекше көп жасалса, бірнеше бүйрықты бір макросқа топтастырып, оны пернелердің ерекшеленген белгілеудің мәні бар. 
Модульдер - Visual Basic тілінде жазылған программалың рәсімдер (проңедуралар). Егер Access стандарттың құралдар тапсырыс берушінің небір гиеберлікті талап ететін шарттарын қанағаттандыруға жетпейді, программашы бұл үшін қажетті модульдер жазады. 
 Кестелермен жұмыс. Кесте құру.  
Өріс бағанында өрістердің атауын тересіз. Егер өріс үшін Қол қасиеті белгісі берілмесе, онда өрістің Атауы бір уақытта болашақ кесте бағанының аты болып шығады. Әрбір өріске арналған тип мәліметтер типін таңдаудың ашылатын кнопка-сымен ашылған тізімнен тандалады. Бұл кнопка - басқарудың жасырын әлементі. Ол бланк өрісінде шертуден кейін ғана бейнеленеді. 
Бланктің төменгі бөлігінде жоғары бөлікте ерекшеленген өріс қасиеттерінің тізімі болады. Қасиеттердің кейбірі үнсіз келісім бойынша берілген. Өрістердің қасиеттері болуы міндетті емес. Оларды қалау-тілек бойынша баптауға, тіпті қозғамауға да болады. 
Енгізілген мәліметтерді жүйе қалай өңдеу керектігіи білуі үшін Ай-күн/уақыт өрісі үшін пішімді міндетті түрде көрсету керек. Мысалы, егер Ай-күннің қысқаша пішімін таңдасақ, жүйе сізден нақ ай-күнді (орыс версиясында - ДД.ММ.ГГГГ) енгізуді күтеді, ал егер Уақыттың қысқаша пішімін таңдасақ, бұл өрісте СС.ММ (сағаттар мен минуттар) теруге тура келеді. 
Мәнге арналған шарт қасиетінің мәні ретінде верификация ережесін, яғни мәліметтерді осы өріске енгізгенде TRUE («Ақиқат») мәнін қабылдауға тиісті логикалық бейнелеуді көрсетуге болады. Мысалы, егер Балл өрісі үшін былайша жазса: 
[Балл] >= lAnd [Балл]<= 12 
немесе одан да қарапайым: >= lAnd <= 12, жүйе 1-12-ден басқа кез келген мәнді бұл өрісте жаңылыс енгізу деп таниды. 
Келесі қасиетте жүйе бетін қате жайлы ерікті хабарды жазуға болады, мысалы: Баллдың бұл мәні болуы мүмкін емес немесе Балл дұрыс емес. Одан әрі, мысалы, егер Балл өрісіңде 14 санын енгізсеңіз, экранға осы хабар түседі. 
Міндетгі epic қасиетінде Иә деп көрсетуге болады (бос мәндер болмайды). 
Егер сіздің кестеңіздің алғашқы кілтіне бір өріс кірсе, Өрісті индексациялау қасиетінде ол үшін мынаны таңдайсыз: Иә, тура келу болмайды, сосын Түйінді (кілтті) анықтау (кілтті бейнелеп) кнопкасында құралдар панелінде шертіңіз. 
Осылайша кестеңіздің бастапқы кілтін анықтайсыз. 
Кесте құрылымын жасау аяқталып, бланк жабылады (мұндайда жүйе кестені сақтауға сұрау береді), сонан соң кестеге атау беріледі, сол сәттен бастап ол Мәліметгер базасындағы негізгі терезеде басқа кестелермен бірге қол жеткізуге боларлықтай жол ашылады. Қажет болған жағдайда оны ашуға болады. 
Жасалған кестені Мәліметтер базасы терезесінде оның таңбашасында екі рет қатарынан шертіп ашады. Жаңа кестенің жазбалары жоқ - кесте құрылымын сипаттайтын, бағандардың атаулары ғана бар. Кестелерді мәліметтермен толтыру әдеттегі тәртіппен жүргізіледі. Енгізу меңзері қажетті ұяшыққа тышқан-тетіктің нұсқағышымен қойылады. Келесі ұяшыққа көшу Tab. пернесімен орындалады. Кезекті жазбаға көшу соңғы ұяшықты толтырғаннан кейін орындалады. 
Кестенің төменгі бөлігінде Көшу кнопкаларының панелі орналасқан. Басқарудың элементтерін көптеген жазбаларда бар кесте бойынша навигация кезінде қолдану қолайлы. 
Кестелерді мәліметтермен толтырғаннан кейін сактап қажеті жоқ - барлығы нақты уақыт режимінде автоматты түрде сақталады. Нақты уақыт режимі біз кестемен жұмыс істеген кезде үздіксіз сақтау болатындығын білдіреді. 
Алайда, егер кестемен жұмыс істеген кезде оның макетін редакциялау болып өтеді (мысалы, бағандардың ені өзгереді), МББЖ осы өзгерістерді сақғауды растауды өтінеді. 
Егер кестенің (өрістер кұрамын немесе олардың қасиеттерін) өзгерту қажеттігі туындаса, кестені Конструктор режимінде ашу керек. Бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде ерекшелеп, Конструктор кнопкасын шерту керек. 
Кестелер арасындағы байланыстарды құру. Мәліметтер базасын басқару жүйесінің негізгі артықшылықтары жекелеген кестелермен жұмыста емес, өзара байланысты кестелердің топ-тарымен атқарылады. МББЖ кестелері арасындағы байланыс¬тарды құру үшін Access Мәліметтер схемасы деп аталатын арнайы терезесі бар. 
Мәліметтер схемасы терезесін құралдар панелінің кнопка¬сында шертіп немесе Сервис/Мәліметтер схемасы бұйрығымен ашады. 
Егер бұрын кестелер арасында мұндай байланыстар берілген болса, схемаға жаңа кестенің мәліметтерін енгізу үшін мәліметтер схемасында тышқанның оң кнопкасын шертіп, контекетік мәзірде Кесте қосу тармағын тандау керек. 
Мәліметтер схемасына байланыстырылуы керек барлық кестелерді енгізе отырып, кестелер өрісі арасындағы байланыс¬тарды құруға кірісуге болады. 
Өрістер арасындағы байланыс өріс атауын бір кестеден басқасына өзіне тиісті байланысты өріске апарып қою арқылы орнатылады. 
Кестелер арасында пайда болған байланыс әр түрлі кесте өрістерін біріктіретін сызықтар түріндегі Мәліметтер схемасы терезесінде бейнеленеді. Мұндайда кестелердің бірі басты, ал басқасы - байланысты болып саналады. Басты - өзінің негізгі өрісіне байланысты қатысатын кесте (бұл өрістің атауы мәлі-меттер схемасында жартылай қарайтылғаи шрифтпен бейне-ленеді. 
Байланыстың екі негізгі белгіленген мақсаты бар. Бірінші -мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету, ал екіншісі - базаға қызмет ету міндеттерін автоматтандыру. Елестетіп көрелік, әрбір клиент бірегей деп саналатын Клиент кестесінде біреу бір клиентке арналған жазуды жояды делік, бірақ мүны Тапсырыстар кестесінде жасайды. Тапсырыстар кестесіне сай аты, адресі жоқ біреу тек абстрактылы код жасап, тапсырыс берген болып шығады. Код бойынша мұның кім болғанын білу мүмкін емес - мәліметтердің тұтастығына нұқсаи келеді. 
Мұндай жағдайда база иесі үш тәсілді қолданады: мәліметтердің тұғастығын қорғау үшін мүлдем ештеңе істемеу керек, не болмаса, негізгі өрістерден басты кестелердің мәліметтерін жоюға тыйым салу, не болмаса, рұқсат беру, бірақ сонымен бірге байланысты кестелерді де барабар өндеу керек. Мұны қолдан істеу қиын, сондықтан автоматтандыру құралдары да керек. 
Кестелер арасындағы байланыс мыналарға мүмкіндік береді: 
- егер бұл өріс пен басқа кестелердің қайсы бір өрістері байланысты болса, не болмаса басты кестенің негізгі өрісіндегі мәліметтерді жою немесе өзгерту мүмкіндігін болдырмау; 
- не болмаса, жойылу кезінде (немесе өзгерісте) басты кестенің негізгі өрісінің мәліметтері автоматты түрде (және өте мүқият) байланысты кестелердің тиісті мәліметтері жойылады немесе өзгертіледі. 
Байланыс қасиеттерін баптау үшін Мәліметтер схемасы терезесінде екі кестенің өрістерін біріктіретін сызықты ерекше-леп, тышқанның оң жақ кнопкасында шертіп және байланыстың контекстік мәзірін ашу керек, сонан соң онда Байланысты өзгерту тармагын таңдау - Байланысты өзгерту диалогтық терезесі ашылады. Онда байланысқа қатысатын (мұнда оларды өзгертуге де болады) өрістердің атауымен байланысқан кестелердің атауы көрсетіледі, сондай-ақ мәліметтердің тұтастық жағдайын қамтамасыз ету үшін басқарудың элементтері келтірілген. 
Жылжытып апарғаннан кейін пайда болатын байланыстың қасиеттерін беруге болатын Байланыстар диалогтық терезсі ашылады. 
Мәліметтердің тұтастығы. Егер екі кесте арасында (авто¬матты түрде немесе қолдан) байланыс орнатылса, екі кестенің мәліметтерін біріктіруге болады. Кейде осы жеткілікті (мысалы, қарапайым телефон аныктамалығын енгізгенде), алайда маңызды мәліметтер базасын құрғанда әр түрлі кестелерге кіргізілетін, бай-ланысқан мәліметтерді бақылаудың қосымша құралдары жөнінде ойлауға тура келеді. 
Мәселен, Тапсырыстар кестесін құрғанда жоқ клиенттер немесе өнімдер туралы мәліметтерді бұл кестеге кездейсоқ енгізуге жол беруге болмайды, өнімге және т.б. тапсырыс беретін клиенттер туралы жазбалардан сөздіктерді жоюға болмайды. 
Байланысқан екі кестелер арасындағы мәліметтердің сәйкес үйлесімін қамтамасыз ететін механизм былай аталады: Мәліметтердің тұтастығын қолдау мәліметтердің тұтастығын қам- 
тамасыз ету үшін, екі кесте арасындағы байланысты орнатканда, тұтастық шарттарын қамтамасыз ету жалаушасын белсенді ету керек. Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету жалаушасын енгізу бір кестеден жазбаларды жою жағдайларынан қорғануға мүмкіндік береді, олармен байланысқан басқа кестелердің мәлі-меттері байланыссыз қалады. 
Егер пайдаланушы тұтастықты қолдау механизмін іске қосса, бір уақытта байланыс түрін де көрсетуі тиіс. Бірді бірге (1:1) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқа өрістегі тек бір ғана мән сәйкес келеді; Бір көбіне (1:со) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқадағы бірнеше (бір немесе одан көп) мәндері сәйкес. 
Мәліметтер тұтастығы мынаны білдіреді: 
1) бағыныңқы кестенің байланысқан өрісіне басты кестенің байланысқан орісінде бар мәндерді ғана енгізуге болады (мысалы, Тапсырыстар кестесіне Клиенттер кестесінде жоқ клиентгің коды бар жазбаны енгізуге болмайды); 
2) басты кестеден бағыныңқы кестедегі өрістің бір мәні-мен де тура келетін байланысқан өрістің мәні бар жазбаны жоюға болмайды (мысалы, Клиенттер кестесінен Тапсырыстар кестесіндегі әлі жойылмаған клиенттің кодын жоюға болмайды). 
Бұл тыйымдарды бүзуға әрекет жасалса, MS Access қате жайлы хабар береді. 
Байланысңан өрістерді каскадты жаңарту мен байланысқан жазбаларды каскадты өшіру. Тұтастықты қолдау механизмін қосқанда мәліметтерді жаңғыртып, жетілдіру үшін жүйе мынадай процестерді іске қосуын талап ете аласыз: 
- байланысқан өрістерді каскадты жаңарту; 
- байланысқан жазбаларды каскадты өшіру; 
Каскадты жаңарту басты кестедегі байланысқан мәндердің өзгеруі (мысалы, клиенттің коды) бағыныңқы кестенің байланысқан жазбаларында автоматты түрде көрсетіледі. Мысалы, егер сіз Клиенттер кестесінде 90 клиент кодын 97 кодқа ауыстырсаңыз, онда 90 клиент коды Тапсырыстар кестенің барлық жазбаларында 97 боп өзгереді. Басқаша айтсақ, онда ол осы клиенттің барлық тапсы-рыстарында ауыстырылады. 
Байланысқан жазбаларды каскадтық өшіру басты кестеден жазбаларды өшірген кезде (мысалы, 20 клиент коды бар жаз-бадан) бағыныңқы кестеден барлық жазбалар өшіріледі, олар-дағы байланысқан өрістердің мәні өшірілетін мәнмен (мәселен, 
20 кодты клиенттер) тура келеді. Басқаша айтсақ, егер клиент-тердің сөздігінен қайсыбір клиентті алып тастаса, осы клиентгің барлық тапсырыстары өшіріледі. 
Осылайша, кестелер арасындағы реляциялық байланыс¬тарды құрудың мәні, бір жағынан, мәліметтерді қорғауда, екінші жағынан - бір кестені өзгерткенде бірнеше кестеге өзгеріс енгізуді автоматтандыруда. 
Содан кейін жұмыс істеу. Ірі кәсіпорында әрбір қызметкер жайлы мағлұматтары мол Кадрлар атты зор мәліметтер базасы бар делік. Нысанды ақпараттан басқа базада құпия, мәселен, еңбекақы жайлы мәліметтер болуы мүмкін. Барлық ақпарат базалық кестелерде сақталады. 
Кадрлар мәліметтер базасымен кәсіпорынның әр түрлі бөлімшелері жұмыс істей алады және барлығына әр қилы мәлімет-тер керек. Кәсіпорынның қауіпсіздік қызметі білуге тиістінің бәрін бас дәрігер білуі тиіс емес және керісінше. Сондықтан пайдаланушылардың базалық кестелерге қолы жетуіне тыйым салынады. Мәліметтерге қол жетуі үшін басқадай, неғұрлым икемді және қолайлы құрал-сұраныстар бар. Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте қажетті ақпараттың бөлігін, шағын бөлігін алуына болады. Бухғалтерия қызметкерлерінің қызметкердің сырқаттануы себепті жыл бойында қанша күн жұмыста болмағандығын анықтауға мүмкіндік беретін сұраныстары бол¬уы тиіс, бірақ оның сырқаттың немен ауырғандығын және қайда емделгендігін білетін сұраныстары болмауы тиіс, ал бас дәрігерде мұндай сұрау салу болуы керек. 
Жалпы бастапқы базаға сұрау салу жұмысының нәтижесінде сұрау салуға сәйкес келетін жалпы ақпарат бөлігі бар нәтижелеуші кесте қалыптасады. 
Сұраныстарың әр түрлі типтері болады (жазба үстеп қосуға, өзгертуге, біріктіруге арналған). Ең көп тараған түрі - іріктеуге арналған сұрау салу. 
Оқу мақсатымен сұраныстарды қолдан, Конструктордың көмегімен жасалған жақсы. Таблицалармен болған жағдайдағы-дай бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде арнайы таңбаша бар. Ол Конструктор режимінде сұрау салуды жасау деп аталады және Үлгі бойынша сұраныстар бланкісі деп аталатын арнайы бланкті ашады. Оның көмегімен терезелер арасында 
ұрау салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады. 
Үлгі бойынша сұрау салу бланкісі екі ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан. 
Контекстік менюдің көмегімен бланктің жоғарғы жарты-сында сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі бағандар автоматты түрде өздігінен толтырьшады. 
Егер Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі мәлімет-тер осы өріс бойынша сұрыпталады. 
Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз. 
Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік беретін шартты немесе логикалық бейнелеулерді көрсетуге болады. 
Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады. 
Есептер - басып шығаратын құрылғыларға пішімдеп шығаруға арналған мәліметтерді ұсыңудың ерекше түрі. 
Сұраныс жұмысының нәтижелері бойынша алынған база-лык немесе нәтижелеуші кестелердің ақпараты бар басылым құжаттарын жасау үшін арнайы объектілер - есептер қызмет етеді. Есептер экранға емес, басып шығаратын құрылғыға (принтерге) мәліметтер шығару үшін арналғаидығымен айрық-шаланады. 
Принтер болмаған жағдайда да есептер жасауға болады. Операциялық жұйенің бұйрығы: Іске қосу / Баптау / Принтерлер / Принтерлерді қою бүйрығының комегімен программалық мақсатты орындау жеткілікті, сонан кейін принтердің драйверін тіркеу, не болмаса оны иілімді дискіден алып, не болмаса операциялық жүйеге тиісті драйверлердің бірін таңдау керек. Формалар туралы айтылғандардың көп бөлігі есептерге қатысты. Мұнда сонымен қатар автоматты автоматтандырылған және қолдан жобаландыру құралдары бар. 
Есеп құрылымын редакция л ay Конструктор режим інде орындалады (режим Мәліметтер базасы терезесінде Конструк¬тор кнопкасымен іске қосылады. Бұл жағдайда басқарудың элементтері режимдеу (дайындау) элементтерінің функциясын атқарады. Басқару элементтерін орналастыру Элемеиттер панелі (Түр) /Элементтер панелі) көмегімен атқарылады. 
Басқарудың бірінші элементінде ағымдағы ай-күн, жыл шығарылады. Бұл үшін Now () функциясы қолданылады. Ол ағымдағы ай-күн, жылды қайырады және оны өріске орналас-тырады, ал есеп оны басылым кезінде шығарады. 
Басқарудың екінші элементінде парақ нөмірі мен олардың жалпы саны шығарылады. Парақтарды белгілеу үшін Page () және Pages () енгізілген құрамдас функциялар қолданылады. 
Есепті жобалау оның бөліктерінің құрылымын жасауда және осы бөлімдер ішінде басқару элементтерін орналастыруда, сондай-ақ осы элементтер мен кесте өрістері немесе мәліметтер базасы сұраныстарды арасындагы байланыстарды беруде. 
Мәліметтер базасында диалогтық терезеде Есептер қосымшасында диалогтық терезесін тандап, Құру кнопкасын шертіп, автоматты түрде (автоесеп) жасауға мүмкіндік беретін Жаңа есеп диалогтық терезесін аламыз. (Мәліметтер базасы/Құру/Жаңа есеп/Бағандың автоесеп). 
Бағандық автоесептен басқа «ленталық» автоесептер бар. 
Есепті Автоматтандыруды құрудың құралы Есептер шебері болып табылады. Ол Мәліметтер базасы терезесінде шебердің көмегімен Есеп құру таңбашасында екі рет қатарынан шертумен іске қосылады, Есептер шебері алты кезеңмен жұмыс істейді. Оның жұмысында есепте көрсетілетін өрістерді таңдау, топтастыру өрістерін таңңау, макет пен безендіру стилін таңдау негізделетін базалық кестелер немесе сұраныстарды тандау атқарылады. 
Есеп құрылымы бес бөліктен тұрады: есеп тақырыбынан, жоғарыдағы колонтитулдан, мәліметтер аумағынан, томендегі колонтитул дан және есеп ескертуінен: 
- тақырып бөлігі есептің жалпы тақырыбын басу үшін қызмет атқарады; 
- жоғарыдагы колонтитул бөлігін егер есеп күрделі құрылымды және көп паракты алатын болса, тақырыпшаларды басу үшін қолдануға болады. Егер төменгі колонтитулда бұл жасалмаған болса, мұнда колонтитулдарды (парақ нөмірлері) белгілеуге де болады; 
- мәліметтер аумағында база кестелері өрісінің ішін-дегісіне байланысты басқарудың элементтері орналастырылады. Басқарудың бұл әлементтеріне принтерде басу үшін таблицадан берілетін мәліметтер беріледі; 
- төменгі колонтитулдың бөлігін жоғарыдағы колонтитул бөлігі мақсаттары үшін де қолдануға болады; 
- ескертулер бөлігі қосымша ақпаратты орналастыру үшін қолданылады.