Microsoft Office (Word, Excel, Access, Power Point) пакетімен жұмыс

 

 

5 тапсырма: Кестеде есептеулер жүргізу

- 2.4-кесте бойынша мәліметтерді толтырыңыз (10 қызметкерге дейін).

- Есептелгені бағаны жұмыскердің бір айда қанша күн жұмыс істегеніне байланысты есептеледі.

- Жинақтаушы зейнетақы  қоры (ЖЗҚ) есептелген жалақының 10% тұрады.

- Салық есептелген жалақының 5% тұрады.

- Берілетін жалақы көлемі = Есептелгені – Барлық ұсталғаны.

 

2.4-кесте – Кестені толтыру үлгісі

№	Қызметкер-лердің аты-жөні	Жалақысы (Оклад)	Жұмыс күні	Есептелгені	Ұсталғаны			Берілетін жалақы көлемі
					ЖЗҚ	Салық	Барлық ұсталғаны
1
...
...
10

 

 

3 Microsoft Access ДҚБЖмен жұмыс

 

Деректер қоры деп кестелік құрылыммен дайындалған деректердің аса үлкен жиынтығын айтады. Деректер қорын компьютерлік өңдеу үшін деректре қорын басқару жүйесі (ДҚБЖ) қолданылады. ДҚБЖ – ол деректре қорындағы жазбаларды құру, өңдеу және шығару үшін қажетті бағдарламалық қамтамасыз ету құралы.

ДҚБЖ жұмыс жасағанда  бірнеше тізбектелген кезеңдерді бөліп  көрсетеді:

• деректер қорын жобалау;
• деректер қоры құрылымын құру;
• деректре қорын толтыру, деректер қорын қарап шығу және редактрлеу;
• деректер қорын сұрыптау;
• қажет жазбаларды іздеу;
• ақпаратты іріктеу;
• есеп беруду дайындау.

Объект деп мағлұматтары мәліметтер базасында сақталатын ақпараттық жүйенің элементтері аталады.

Атрибут – объектінің қасиеттерін ақпараттық бейнелеу. Әрбір объект атрибуттардың кейбір жиынтығымен сипатталады. Мәліметтердің басты элементі деп мәліметтердің басқа элементтерінің мәндерін анықтауға мүмкіндік беретін осындай атрибут аталады.

Алғашқы кілт – объектінің (жазбаның) әрбір данасы бірегей түрде ұқсастыратын атрибут (немесе атрибуттар тобы). Ең алдымен, екінші реттегі кілттер жазбаларды іздестіру операцияларында қолданылады.

Деректер қоры ұғымыммен  деректер қорын басқару жүйесінің ұғымы тығыз байланысты.

Кез келген  ДҚБЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді:

• кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу;
• кестеден бір немесе бірнеше жазбаны жою;
• кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы міндерді жаңарту;
• берілген щартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу.

ДҚБЖ-ның тағы бір функциясы  – мәліметтердерді басқару.

Деректер моделі дегеніміз – деректер құрылымының және оларды өңдейтін операциялардың жиынтығы. Деректер моделінің негізгі түрлері – иерархиялық, желілік және реляциялық.

Иерархиялық модель жалпының жекеге бағыну ретімен орналасқан және кері қарай құрылған ағаш құрылымын (граф) беретін элеметтер жиынтығынан тұрады.

Желілік құрылымда  бірдей негізгі түсініктерде (деңгей, түйін, байланыс) әрбіп элемент басқа кез келген элементпен байланысуы мүмкін.

Реляциялық  модель объектілерді және олардың арасындағы байланысты кесте түрінде ұсынады, онымен қоса байланыстар объект ретінде қарастырылады.

3.1-кестеде әр түрлі ДҚБЖ-дегі мәліметтер типтері көрсетілген:

 

3.1-кесте – ДҚБЖ-дағы  мәліметтер типтері

МББЖ атауы	МБ типі
МS Access	Реляциялық
Clipper	Реляциялық
DBase	Реляциялық
FoxBase+	Желілік
FoxPro	Желілік
IMS/VS	Иерархиялық
Oracle	Реляциялық
Paradox	Реляциялық

 

МS Access -тің жалпы сипаттамасы  қазіргі уақытта Microsoft Access мәліметтер базасын басқарудың үстемдік (дербес) бағдарламалық жүйелері арасында ең  танымалдарының бірі.

Access мәліметтер базасын  құра  алатын объектілердің   типтеріне басты терезесінің негізгі бөліктері сәйкес келеді. Бұлар: кестелер, сұраныстар, пішіндер, есептер, парақтар, макростар мен модульдер.

Терезе тақырыбы –  мәліметтер базасының файл атауы.

Мәліметтер базасының  негізгі объектілерге арналған қосымшасынан басқа үш бұйрықтық кнопкалары бар: Ашу, Конструктор, Құру. Олардың көмегімен кесте жұмысының режимі таңдалады.

Кестелер – мәліметтер базасының негізгі объектілері. Біріншіден кестелерде базада бар мәліметтердің барлығы сақталады, екіншіден, кестелер базаның құрылымын (өрістерін, олардың типтерін, қасиеттерін) да сақтайды.

Сұраныстар – кестелерден мәліметтер алу үшін және оларды пайдаланушыға қолайлы түрде ұсынуға арналған арнайы құрылымдар. Сұрау салулардың көмегімен мәліметтерді іріктеу, оларды сұрыптау мен сүзгіден өткізу сияқты операциялар атқарылады.

Пішіндер (формалар) көмегімен базаға жаңа мәліметтер енгізетін немесе бары қаралатын объектілер. Формалар пайдаланушыға толтыруға болатын өрістерді ғана толтыруға арналған құралдар ұсынады.

Есептер -  мәліметтер ұсынудың ерекше формасы. Әдетте, есепті қалыптастыру  үшін есептелетін өрістер, топтастырулары, іріктеу шарттарымен бірге әр түрлі  кестелерден мәліметтер жинайтын сұрау салулар жасалады.

Содан  кейін MS Access-тін  жалпы ережелері бойынша осындай  сұрау салулар негізінде есеп жобаланады, ол  мыналарға жол ашады:

-   оқу мен талдауға  қолайлы формалармен мәліметтер  ұсынуға;

- қорытынды және орта  мәндерді есептеп, жазбаларды  топтастыру    (бірнеше деңгей  бойынша);

- графикалық обьектілерді  есепке кіргізу мен басып шығару         (мысалы, диаграмма).

Парақтар – бұлар Access 2000-да жүзеге асқан мәліметтердің арнайы объектілері. Оларды майдалап айтқанда мәліметтерге қол жеткізу парақтары деп атауға болады.

  Макростар мен модульдер. Объектілердің бұл категориялары программалау жолымен жаңа функцияларды жасау үшін де, мәліметтер базасын басқару жүйесімен жұмыс істегенде де қайталанатын операцияларды  автоматтандыруға да арналған.

   Макростар  - макробұйрықтар. Егер базамен қайсыбір операциалар ерекше көп жасалса, бірнеше бұйрықты бір макросқа топтастырып, оны пернелердің ерекшеленген амалмен белгілеудің мәні бар.

Модульдер – Visual Basic тілінде жазылған программалық рәсімдер (процедуралар). Егер Access стандарттық құралдар тапсырыс берушінің небір шеберлікті талап ететін шарттарын қанағаттандыруға жетпейді, программашы бұл үшін қажетті модульдер жазады.       

«Пуск – Все программы  – Microsoft Access»  бұйрығын орындаңыз.

Бұдан кейін бағдарлама терезесі ашылады  (3.1-сурет):

3.1-сурет – Access бағдарламасының терезесі

 

1-тапсырма: Мәліметтер енгізу әдісі арқылы кесте құру

1. Microsoft Access программасын іске қосыңыз. Пайда болған Microsoft   Access терезесінде Новая база данных ауыстырып-қосқышын орнатыңыз. ОК батырмасын басыңыз.
2. Файл новой базы данных сұхбат терезесінде жаңа файлға Қалалар деген ат беріңіз. Создать батырмасын басыңыз.
3. Кестелер тізімінде Создание таблицы путем ввода данных таңбашасын ерекшелеп, тышқанның сол жақ батырмасын басыңыз. Поле1, Поле2 және т.с.с. стандарттық өрістері бар бағандардан тұратын бос кесте пайда болады. Алдымен төрт өрісі бар кесте құрылады.
4. Поле1 және Поле2 бағандарының бірінші жолына сәйкесінше 1 және  Астана деген мәліметгерді енгізіңіз. Екінші жолына — 2 және Алматы. Үшінші жолына — 3 және Талдықорған.
1. Оң жақ жоғарғы бұрыштағы терезені жабу батырмасын басып, кестені жабыңыз. Макеттің өзгерісін немесе кесте құрылымын сақтау керек пе? деген сұракка жауап беру үшін Иә батырмасын басыңыз. Сонда Соохранить сұхбат терезесі пайда болады, оған кестенің Қалалар атауын енгізу керек. ОК батырмасын басыңыз. Бағандардың атауларын өзгерту үшін жанама менюден Переименовать столбец командасын тандаңыз. Осылайша бірінші бағанға Реттік нөмірі, екіншісіне Аты, үшіншісіне Қаланың коды, төртіншісіне Тұрғындар саны атауларын енгізініз.
7. Ключевое поле задать сейчас? деген сұраққа Нет батырмасын басып жауап беріңіз.
8. Тізімдегі Қалалар кестесін ерекшелеп, мәліметтер базасы терезесінің аспаптар панеліндегі Открыть батырмасының көмегімен кұрылған кестені ашуға болады.

 

2-тапсырма:  Негізгі кестелерді кұру.

Кітапханадағы екі кестеге негізделген деректер туралы мәліметтер қорын құру. Бірінші кесте кітапханадағы кітаптарды тіркеуге арналсын. Екінші кесте оқырмандарға арналған, онда кітапханадан кітап алған оқырман жайлы мәліметтер көрсетіледі.

Деректер қорын құру

Терезенің оң жағындағы  «Новая база данных» шерткенде, құжатты сақтау терезесі ашылады. Access бағдарламасының бір ерекшелері мәліметтер базасын құрмас бұрын, оған ат беріледі.

«Имя файла» жолына деректер базасының атын «Кітапхана» деп  жазыңыз.   Файл типі «базы данных Microsoft Access» болады. Амалдарды аяқтау үшін «Создать» батырмасын басыңыз. Экранда 3.2-сурет терезесі шығады.

3.2-сурет – Microsoft Access-тің негізгі терезесі

                                                                                                                                      

Конструктор режимінде  кесте құру.

Microsoft Access-тің негізгі терезесі конструктор режимінде кесте,  сұраныс (запрос), пішін (форма), есеп беру, парақтар құруға мүмкіндік береді.

«Создание таблицы в режиме конструктора» сөзін басқан кезде,  конструктор терезесі ашылады.

3.2-кестедегідей ұяшықтарға  мәліметтерді енгізінің. Конструктор  режимінде мәліметтер сақталатын  кестенің құрылысы беріледі.

 

3.2-кесте – «Кітаптар» кестесінің конструктор режиміндегі құрылысы

 

Өріс атауы	Өріс типі
Кітаптың коды	мәтіндік
Кітаптың аты	мәтіндік
Кітаптың авторы	мәтіндік
Баспасы	мәтіндік
Шыккан жылы	мерзім\уакыты
Көлемі (беттер саны)	сандық
Бағасы	қаржылық
Кітаптар саны	сандық

 

  Имя поля – Өрістің аты жазылады;

Тип данных – мәліметтер типі (Текстовые, МЕМО, дата/время логический, денежный, поле OLE, гиперссылка, мастер подстановок) беріледі;

Описание  - Енгізілетін мәліметтер туралы жазылады;

Размер поля – мәліметтерді көрсету үшін ерекшеленген символдар саны көрсетіледі.

Microsoft Access-тің кез-келген кестесінің ең болмағанда бір кілттік өрісі болуы керек. Ол үшін тышқанның оң жағымен «Кітаптың аты» өрісінде ашылған контестік мәзірден «ключевое поле» таңдаңыз және «Сохранить» батырмасын басып кестенің атын «Кітаптар» деп беріңіз.

Конструктор режимінде  «Оқырмандар» атымен тағы да бір мына параметрлермен кесте құрыңыз.

 

3.3-кесте - «Оқырмандар»  кестесінің параметрі

 

Өріс атауы	Өріс типі
Оқырманның ат-жөні	мәтіндік
Кітаптың коды	мәтіндік
Кітапты алған уақыты	мерзім\уакыты
Оқырманның телефоны	мәтіндік