Корпоративные информационные системы

Информационная система также должна обладать способностью к гибкой настройке либо модификации своей конфигурации, особенно это касается тиражируемых разработок. Внешняя среда, в которой находятся предприятия, меняется очень быстро: растет конкуренция, изменяются цены, вводятся новые нормативные акты и т.п. Чтобы выжить в таких условиях, предприятия вынуждены перестраивать свои бизнес-процессы, а корпоративная информационная система должна поддерживать такие изменения.

Более того, в реальной жизни могут встречаться и такие ситуации: менеджеры по продаже обещают большую функциональность, а при внедрении выясняется, что эту функциональность в системе только предстоит реализовать. Либо произносятся обещания полностью доработать систему под заказчика, но делается это столь медленно и неэффективно, что заказчик в результате отказывается от внедрения вовсе.

Что касается группы причин, связанных с компетентностью внедренческой команды, то они следующие. В первую очередь следует обратить внимание на используемую методику внедрения. Информационная система управления предприятием – это довольно сложный программный продукт, который может быть внедрен только совместными усилиями предприятия и разработчика. Тут существуют две крайности. Иногда заказчик считает, что раз он заплатил деньги, и немалые, за систему, то она будет работать на предприятии сама собой. Но это не так. Информационная система – это инструмент, и как всякий инструмент, требует умения им пользоваться. А это означает, что персонал предприятия, работающий с системой, как минимум должен быть в ходе внедрения обучен представителями разработчика системы. Другая крайность – поставщики системы перекладывают всю ответственность за внедрение на предприятие: дескать, спасение утопающих – дело рук самих утопающих. В результате проект внедрения 'благополучно' умирает.

Следует также обратить внимание на профессиональную подготовку специалистов, которые участвуют во внедрении со стороны разработчика или поставщика. В области информационных технологий успех проекта во многом определяется профессиональной компетенцией специалистов и менеджеров. Поэтому когда во внедрении информационной системы участвуют малоопытные сотрудники, это может существенно ухудшить ожидаемые результаты, а то и вовсе привести к провалу.  Но большинство причин, из-за которых проваливаются проекты внедрения, связаны все же с самим предприятием, на котором внедряется та или иная система. Эти причины следующие.

На первом месте стоит не совсем корректная постановка руководством предприятия тех целей и задач, ради которых и происходит внедрение корпоративных информационных систем. Информационные технологии являются всего лишь инструментом, позволяющим делать бизнес более эффективным, однако до сих пор приходится сталкиваться с ситуациями, когда от внедрения системы ждут получения 'большой красной кнопки', после нажатия на которую бизнес предприятия внезапно станет приносить прибыль. Когда этого не происходит, наступает разочарование в информационных технологиях вообще.

Иногда бывают ситуации, когда высшее руководство не оказывает поддержки во внедрении КИС, переваливая все это на плечи отдела АСУ. Но отдел АСУ, как правило, неясно представляет себе реальные потребности бизнеса в целом, в результате проект по определению не может дать желаемых результатов.

Более того, зачастую информационные технологии на предприятиях находятся в гораздо менее развитом состоянии, чем производственные. Соответственно нет отработанной технологии использования КИС, да и необходимых для этого сил и средств.

При попытках реального внедрения систем часто приходится сталкиваться с ситуацией неприятия системы персоналом предприятия 'из принципа'. Иногда и сотрудники отдела АСУ предприятия изначально негативно воспринимают новую систему по вполне объяснимым причинам. Во-первых, у отдела АСУ, как правило, уже имеются свои разработки в области автоматизации деятельности, и от них им сложно отказаться, как от любимого детища. Однако, как правило, все попытки автоматизации своими силами приводят к созданию набора очень слабо связанных между собой набора автоматизированных рабочих мест (АРМ), из-за чего и приходится в конечном итоге внедрять интегрированную информационную систему. Во-вторых, они боятся, что с внедрением новой информационной системы они останутся не у дел, или просто будут уволены по сокращению штатов. Поэтому следует позаботиться о том, чтобы сделать отдел АСУ предприятия союзником во внедрении системы. Отдел АСУ после внедрения системы будет заниматься ее текущей поддержкой, обучением пользователей, разработкой каких-то специфических отчетов и т.п.

Кроме того, есть и психологические факторы. Допустим, кладовщика с неполным средним образованием вдруг принуждают пользоваться компьютером, чего он никогда в жизни не делал. Разумеется, первой реакцией его будет неприятие компьютера вообще. Да и качество ввода данных серьезно пострадает. Дело осложняется еще и тем, что, как правило, более квалифицированные кадры на подобную работу найти затруднительно, особенно это касается градообразующих предприятий.

Или же, например, бухгалтерия требует от информационной системы формирования привычных для них бухгалтерских справок и журналов-ордеров, которые рассчитаны исключительно на «ручной» учет, в то время как система содержит полный набор бухгалтерских регистров, но рассчитанных на автоматизированное ведение бухучета. При этом единственное обоснование требования – «мы так привыкли».

Достаточно серьезной причиной неудач при внедрении является отказ предприятия от проведения соответствующей реорганизации своих бизнес-процессов. Однако автоматизация деятельности, которая до этого была заведомо не оптимальна, принесет известный результат: «автоматизированный хаос». Отказ от реорганизации также часто объясняется психологическими факторами: «мы всегда так жили и не хотим ничего менять».

Можно выделить следующие ключевые факторы, определяющие успех проекта внедрения корпоративной информационной системы [4]:

1.  Четкое понимание руководством предприятия целей и задач, для осуществления которых внедряется система. Необходима, в том числе, четкая политика руководства в области информационных технологий.

2. Во внедрении участвует совместная команда специалистов и со стороны разработчика КИС, и со стороны предприятия. При этом руководство предприятия должно быть готово и способно выделить квалифицированных специалистов со своей стороны, причем, в том числе, обязательно специалистов из функциональных подразделений (бухгалтерии, сбыта, снабжения и т.п.), то есть своего рода «технологов от менеджмента», а не только специалистов АСУ.

3. Готовность руководства предприятия к проведению неизбежных изменений в своих управленческих процессах из-за внедрения КИС, а также решительность и последовательность в проведении таких изменений.

4. Правильное понимание всеми участниками проекта внедрения возможностей информационной системы, с одной стороны, и предъявляемых к ней требований, с другой. В то же время следует на этапе внедрения по возможности следует избегать удовлетворения непринципиальных требований по доработке системы, так как это существенно замедлит внедрение и увеличит стоимость проекта.

5.  При внедрении обязательно должен пройти этап опытной эксплуатации системы, возможно, на ограниченном количестве рабочих мест. Но при этом опытная эксплуатация должна охватывать все участки учета и управления на предприятии, поскольку только таким образом можно адекватно оценить пригодность внедряемой информационной системы для потребностей бизнеса предприятия.

 
2.3.    Общие  требования выбираемой КИС.

При выборе КИС необходимо обратить особое внимание на следующие основные моменты:

• Имидж фирмы - разработчика и время ее работы на рынке КИС, репутация самой системы и общее количество успешных внедрений. Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие аутсайдеры и новички рынка КИС, пытаясь прорваться на рынок и закрепиться на нем, предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Кроме того, давно существующие системы часто связаны устаревшими архитектурными решениями. Большое число продаж может быть и заслугой маркетинга.
• Число успешных внедрений в России. В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных предприятиях отрасли и потребовалась ли помощь внешних консультантов. Если предприятие внедрило систему самостоятельно, значит она — простая и постигаемая. Необходимо также посмотреть, как работает система, например, на 1-2 объектах и пообщаться с ее пользователями.
• Наличие в системе всех необходимых функций. Система должна обеспечивать основные потребности в управлении предприятием.
• Гибкость и открытость. Является одним из важнейших факторов выбора КИС. В соответствии с мировым опытом система будет внедряться до 3 лет, а работать — до 10 лет. За это время может значительно измениться предприятие (его продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц). Система управления предприятием должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и др. Система должна легко настраиваться и интегрироваться с другими модулями.
• Терминология. При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация должна быть полной, ясной и понятной, терминология — привычной.
• Качество локализации западной системы. Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация. Система должна также учитывать такие российские реалии, цепочки зачетов, предоплата, оплата в неденежной форме и др.
• Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы. Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению и количество успешно реализованных проектов.
• Приемлемость цены системы. Следует учитывать, что на весь цикл установки КИС (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на само ПО (с коэффициентом от 3 до 10). Чем сложнее и дороже внедряемая КИС, тем выше будет коэффициент.
• Возможность помодульного приобретения системы. Для экономии средств должна существовать возможность приобретения и внедрения КИС по частям (модулям) и только на необходимое число рабочих мест. Покупка полного комплекта модулей системы сразу — не лучший вариант, т. к. все модули будут внедрены только через несколько лет, а за это время некоторые из них могут уже устареть (как и сама система).
• Возможность бесплатной работы в течение нескольких месяцев с демоверсией КИС.

           КИС должна соответствовать следующим требованиям:

1. Возможность гибкого наращивания системы.
2. Возможность совместной работы с различными программными продуктами (с минимальным уровнем интеграции — на уровне открытых кодов командной строки или поддержкой стандарта OLE Automation): ПО управления электронным документооборотом; ПО информационной поддержки предметных областей; коммуникационным ПО; коллаборативным ПО (средствами организации коллективной работы сотрудников); ПО оперативного анализа информации и поддержки принятия решений; ПО управления проектами и другими вспомогательными продуктами.
3. Система должна быть многофункциональной, удовлетворяющей потребности всех автоматизируемых подразделений предприятия и, в то же время (по возможности), в максимальной степени сохраняющей существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления предприятием.
4. Модульный принцип построения системы из оперативно-независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и др.).
5. Желательно применение 3-звенной архитектуры (сервер БД, сервер приложений, клиент).
6. Система должна иметь возможность миграции с платформы на платформу. Обязательно должны быть версии для ОС MS Windows NT, Novell NetWare и UNIX (и ее клонов).
7. В набор СУБД, взаимодействующих на уровне интерфейсов обмена данными с выбираемой КИС, обязательно должны входить распространенные в России Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.
8. Поддержка технологий распределенной обработки информации.
9. Поддержка технологий Интернет/интранет. Такое техническое решение позволяет использовать стандартные хранилища данных (библиотеки документов, БД) из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на дополнительное администрирование и поддержание целостности, надежности и безопасности хранения данных.
10. Обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам. При необходимости наличие в составе КИС сертифицированных ФАПСИ программно-аппаратных средств защиты информации.
11. Поддержка технологий многоуровневого электронного архивирования информации на различных носителях (дисковых массивах, CD-ROM, CD-RW, магнитооптических дисках и библиотеках, ленточных библиотеках).
12. Высокие эксплуатационные характеристики (легкость администрирования, эргономичность, русскоязычный интерфейс и др.).

Заключение

        Внедрение корпоративной информационной системы на предприятии любого размера и профиля деятельности дает предприятию следующие преимущества:

• возможность принимать более обоснованные решения;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• совершенствование взаимоотношений с поставщиками;
• повышение производительности труда;
• снижение себестоимости продукции;
• совершенствование учета финансовых и товарно-материальных ценностей
• улучшение оборачиваемости товаров и, соответственно, увеличение доходов и прибыли предприятия.

          Однако для того, чтобы достигнуть повышения эффективности деятельности предприятия, к выбору информационной системы следует подходить очень серьезно.

Выбор КИС для внедрения является сложным и ответственным процессом, требующим тщательного анализа как текущих потребностей и финансовых возможностей предприятия, так и перспективных планов его развития.  Правильный выбор компании — разработчика/внедренца КИС, которая должна стать на долгие годы надежным партнером предприятия (в деле повышения эффективности его управления), является основой успеха внедрения КИС. Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта.  

Список используемой литературы 
1.     Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под      ред. проф. Г.А.Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2005. – 400с. 
 
2.     Бойдейл Т. Как улучшить управление организацией: пособие для руководителей. – М.: «ИНФРА» – 2005г. 
 
3.     Гагарский В.А. Проблемы внедрения корпоративных информационных систем // «Дело» – №12.–2006г. 
 
4.   Глинских А. Основные особенности внедрения КИС //по материалам сайта http://www.interface.ru/ 
 
5.     Информационные системы в экономике / Под ред. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 2006г. 
 
6.     Квинтин Андерсон Наиболее эффективные методы внедрения систем управления // «Управление» – № 4. – 2004г.  
 
7.     Корпоративные информационные системы http://www.cfin.ru/software/kis/index.shtml 
 
8.   Материалы сайта  «Планета КИС» http://www.russianenterprisesolutions.com/