Корпоративные информационные порталы

Основными назначениями корпоративного портала B2E (Business-to-Employees) является предоставление внешним и внутренним пользователям компании возможности персонифицированного доступа к корпоративным ресурсам (включая неструктурированные и разнородные данные) и обеспечение совместной работы с доступом к необходимым данным и сервисам в любое время и независимо от места пребывания пользователей (требуется только наличие стандартного компьютера или сотового телефона, и доступ в Интернет).

Основные функции корпоративного портала B2E заключаются в следующем:

• уничтожение корпоративных барьеров, создание единого информационного пространства для сотрудников компании, поставщиков, потребителей, партнеров (естественно с соответствующим разграничением доступа).
• обеспечение доступа к корпоративной информации, в том числе к приказам, новостям, нормативно-справочным данным. И не только доступа, но и ознакомления "под расписку".
• управление и обеспечение коллективной работы.
• построение системы управления знаниями компании.
• интеграция приложений, превращение портала в единую точку доступа ко всем корпоративным системам компании .

В таком широком понимании корпоративный портал B2E включает все частные виды порталов. Корпоративные порталы B2E иногда строят в публичной сети Интернет (или защищенной Интернет), но чаще в закрытых внутри корпоративных территориальных сетях Интранет (которые в основном используют закрытые каналы в Интернет) и закрытых корпоративных сетях Екстранет, к которым допускаются и пользователи, не являющимися сотрудниками компании.

 

3. Аспекты создания корпоративного  портала современной компании

 

Разработка корпоративного портала - это создание автоматизированной информационной системы, автономной или объединяющей все необходимые информационные ресурсы компании, автоматизированной системы подсистемы управления компанией на базе самых современных информационные технологий управления. Также к этому относится разработка программного комплекса, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа по корпоративной сети компании (Интранет) или по сети Интернет (защищенного Интернет) для обеспечения задач корпоративного управления и автоматизации бизнес-процессов. При этом соблюдаются все требования обеспечения безопасности: информационной безопасности, экономической безопасности.

При этом корпоративный портал будет обеспечивать круглосуточную работу в реальном времени во всех городах и странах, в любой точке земного шара, где есть Интернет-доступ, а спутниковый Интернет и мобильный Интернет практически снимает все допустимые границы.

Масштабы корпоративного портала распространяются от достаточно простой автоматизированной информационные системы расположенной на сервере компании или сайте Интернет, до крупных комплексов интегрирующих в единой информационной среде внутренние ресурсы всех территориально удаленных точек компании (их автоматизированные системы управления) или имеющих единую автоматизированную систему управления, расположенную на защищенном веб-сервере.

Кроме того, корпоративный портал может разрабатываться и внедряться постепенно, охватывая задачи компании одну за другой.

Процесс создания корпоративного портала включает следующие этапы:

1. Аналитические исследования;
2. Технико-экономическое обоснование проекта;
3. Создание корпоративного портала, предварительные испытания;
4. Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация.

Аналитические исследования

Цель этапа - уточненная оценка коммерческой эффективности создаваемого корпоративного портала, разработка концепции корпоративного портала, описание бизнес-процессов, выпуск проектной документации.

Совместные работы с подрядчиком

Первое, с чего начинается работа по созданию корпоративного портала, это с оказание помощи подрядчику в изучении самой компании, особенностей ее бизнеса и организации бизнес-процессов.

Затем, совместно с подрядчиком, предварительно формулируются:

- цели проекта создания корпоративного  портала

- основные цели корпоративного  портала

- задачи корпоративного портала

- укрупненные бизнес-процессы

В заключение выпускается техническое задание (ТЗ) на аван-проект - на аналитические исследования по созданию корпоративного портала и заключается договор на проведение работ.

Для простейших корпоративных порталов на данном этапе может быть выполнена также и часть работ аван-проекта и сразу выпущено ТЗ на разработку корпоративного портала (при этом часть невыполненных работ включается в ТЗ).

Описание бизнес-процессов компании

Это совместная работа Подрядчика и Заказчика. Описание бизнес-процессов может предоставить Заказчик и проводится их согласование с Подрядчиком и их оптимизация с учетом возможностей корпоративного портала. Или их разрабатывает Подрядчик и проводится их оптимизация согласование с Заказчиком с учетом традиций, возможностей и потребностей компании.

Контроль Подрядчика, согласование и утверждение материалов Аван-проекта

Работы по ТЗ проводятся, конечно, Подрядчиком, но Заказчик должен контролировать ход работ, согласовывать и утверждать промежуточные материалы по следующим основным направлениям:

1) Создание концепции корпоративного  портала;

2) Определение требуемых разделов  корпоративного портала (утверждение);

3) Формулирование организационно-технических  требований к административной  системе управления корпоративным  порталом (утверждение);

4) Определение структуры корпоративного  портала с учетом поставленных  задач, требуемых бизнес-процессов;

5) Формулирование требований к  дизайну;

6) Уточнение стоимости создания, внедрения и поддержки корпоративного  портала;

7) Создание концепции развития  корпоративного портала;

8) Создание концепции поддержки  корпоративного портала.

Работа по данному этапу завершается:

- выпуском аналитического отчета

- выпуском проектной документации

- выпуском технического задания  на создание корпоративного портала  и заключением договора на  проведение дальнейших работ.

И только после проведения описанных выше работ можно приступать собственно к созданию корпоративного портала. И это будет не просто создание корпоративного портала, а создание требуемой Вам автоматизированной системы ведения бизнеса.

Технико-экономическое обоснование проекта.

Цель этапа - самая предварительная оценка (без участия Подрядчика) коммерческой эффективности проекта по созданию корпоративного портала и, при положительной оценке, принятие решения об его разработке.

Корпоративный портал является более доступной альтернативой покупным ERP, MPR, CRM автоматизированным системам управления компанией - системам автоматизации бизнес-процессов компании.

Приобретая покупную систему, Вам приходится перестраивать свои бизнес-процессы под процессы, заложенные в эту систему, что далеко не всегда оптимально. Кроме того, покупные системы в силу своей универсальности всегда избыточны, трудоемки и сложны в работе, требуют специально обученного персонала.

В отличие от этого корпоративный портал создается непосредственно под бизнес-процессы компании и обеспечивает максимальную простоту в работе. Он не требует специального клиентского программного обеспечения, достаточно любого браузера.

Стоимость создания корпоративного портала можно оценить только по конкретным расписанным бизнес-процессам, что в начале работы без проведения аналитических работ и участия Заказчика практически невозможно.

Можно дать оценку стоимости создания корпоративного портала следующим простым способом: его стоимость не должна превышать стоимость покупной ERP системы требуемого класса. В свою очередь эта стоимость определяется стоимостью покупных модулей (имеющуюся в прайс-листах компаний) умноженную на коэффициент равный 2,5-3, учитывающий настройку модулей и внедрение системы.

Эта стоимость для различных систем (от недорогих отечественных, до Navision и выше) и различной требуемой функциональности может составлять от $10.000 до $100.000 и выше

В то же время, заказные корпоративные порталы для автоматизации простых бизнес-процессов могут стоить всего от двух-трех тысяч долларов.

Таким образом, затраты, выделяемые на создание и внедрение заказного корпоративного портала можно предварительно оценить как стоимость внедрения покупной системы автоматизации. При этом, заказная система будем всегда более удобной и дешевой в эксплуатации. Т.е. стоимость обладания заказного корпоративного портала при данном подходе будет всегда заведомо ниже стоимости обладания покупной системы автоматизации.

В заключение данного раздела отметим, что системы автоматизации редко строятся с нуля (только для новых компаний). Всегда имеется как минимум бухгалтерская система, которая имеет жесткие регламентирующие рамки (которые к тому же постоянно меняются) и которую нецелесообразно создавать в виде модуля заказного корпоративного портала.

Доходная часть проекта

Данная оценка может проводиться только Заказчиком на основании экономического эффекта от автоматизации бизнес-процессов компании за счет:

- сокращения времени и снижения  требований к квалификации персонала (уменьшение расходов на зарплату  и накладные расходы, сокращение  персонала);

- уменьшение ошибок в работе  и связанных с этим потерь;

- сокращение времени прохождения  бизнес-процессов;

- сокращение складских запасов, создания систем «just in time - точно в срок».

Этот перечень далеко не полный, каждая компания должна разработать свой, проанализировать их и дать оценку суммарной доходной части сайта.

Оценка экономической эффективности

В итоге остается оценить срок окупаемости проекта и ожидаемую прибыль, а также оценить, какое дополнительное повышение затрат можно допустить при создании корпоративного портала.

Вооружившись всеми этими оценками можно принимать решение о начале проекта по созданию корпоративного портала, разработать технико-экономические требования и выходить на Подрядчика.

В заключение раздела отметим известную аксиому: "Все вложения в бизнес являются рискованными" и следствие из нее: "Кто не рискует, тот ничего и не получает". А для того, чтобы риск был минимален как раз и требуется тщательное проведение данного этапа.

Формулирование требований к корпоративному порталу

Технико-экономические требования это не техническое задание - ТЗ (которое выпускает Подрядчик), а именно требования, которые выдвигает Заказчик и на основании которых Подрядчик начинает аналитические работы по созданию корпоративного портала и выпускает ТЗ.

Создание корпоративного портала, предварительные испытания

Цель этапа - создание и отработка действующего корпоративного портала, полностью завершенной системой автоматизации компании, только наполненного тестовой информацией.

На данном этапе Подрядчик работает практически автономно на основании ТЗ и проектной документации, разработанной на предыдущем этапе.

Подрядчик осуществляет:

- верстку дизайна корпоративного  портала;

- программирование корпоративного  портала;

- создание базы данных;

- создает корпоративный портал, наполняет его тестовой информацией;

- настраивает портал и проводит  его предварительные испытания.

После этого корпоративный портал устанавливается в сети компании (Интранет, Экстранет, Интернет) и предъявляется Заказчику. Заказчику также передается необходимая документация (руководства администраторов и пользователей)

Далее работы ведутся Подрядчиком совместно с рабочей группой компании, члены которой, при необходимости, проходят предварительное обучение. На данной стадии проводятся испытания макета корпоративного портала в реальных условиях, на реальных рабочих местах (но только на части рабочих мест), на реальных бизнес-процессах. Проводится настройка корпоративного портала под бизнес-процессы компании и, в некоторых случаях, проводится коррекция и оптимизация бизнес-процессов, корректируется техническая документация. Сдача-приемка

После этого корпоративный портал предъявляется Заказчику. Проводятся окончательные испытания, составляется Акт сдачи-приемки работ (этапа).

Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация

Цель этапа - создание полностью функционирующего (на всех рабочих местах, на всех бизнес-процессах) корпоративного портала с отладкой всех бизнес-процессов, выход на штатную эксплуатацию.

Подготовительный этап и опытная эксплуатация

На этом этапе, во-первых, проводится, при необходимости, обучение всех работников компании, связанных с работой корпоративного портала. Далее, сотрудниками компании с участием выделенных сотрудников Подрядчика проводятся следующие работы:

- начальное наполнение базы  данных корпоративного портала (каталоги, справочники и т.д.)

- начинаются практические работы  по всем бизнес-процессам компании.

При этом основное внимание уделяется сбору и анализу замечаний, проводится оперативная доработка корпоративного портала в простых случаях, подготавливается перечень дальнейших серьезных доработок (и корпоративного портала, и бизнес-процессов компании).

Опытная эксплуатация корпоративного портала осуществляется течение 1-3 месяцев, в зависимости от сложности проекта.