Контрольная работа по "Информатике"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

ИНСТИТУТ ПЕРЕПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ

 

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ И МАТЕМАТИКИ

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

(ЧАСТЬ 1 – ИНФОРМАТИКА)

 

 

Письменное контрольное задание

для студентов дистанционного обучения

 

 

 

 

Студент	Лаврентьева Е.В.
Группа	11472
Дата	20.12.2011
Подпись
Преподаватель	Амзина Галина Ивановна
Дата
Оценка
Подпись

 

 

 

 

Новосибирск 2011

1. Опишите операции, которые Вы производите с информацией по роду своей деятельности. Если вы используете компьютер, то опишите, как именно. Предложите способы повышения эффективности работы с информацией в вашей организации, если Вам стало доступно всё то техническое и программное обеспечение, которое описано в учебно-методическом комплексе.

 

По роду своей деятельности, для выполнения служебных обязанностей мне ежедневно необходимо обрабатывать огромное количество документации. Осуществляю прием поступающих в подразделение нормативно правовых и распорядительных документов, регистрирую их и выдаю сотрудникам.

Обеспечиваю классификацию нормативно правовых и распорядительных документов, формирую их в дела.

Веду в установленном порядке журналы учета нормативно правового и распорядительного делопроизводства.

Произвожу отбор и уничтожение документов делопроизводства.

Анализирую работу по входящим и исходящим документам. Составляю отчет по количеству поступивших и исходящих документов в подразделение.

Слежу за состоянием множительной и другой оргтехники и соблюдаю при работе на ней требования завода изготовителя.

В своей работе я использую компьютер с системой защиты информации от несанкционированного доступа к информации, функционирующий под управлением операционных систем Microsoft Windows 2000/XP/2003 для подготовки документов по роду своей деятельности, с программой текстовый редактор Microsoft Word, которая обеспечивает мне выполнение разнообразных функций. Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов). Также использую программу Microsoft Office для создания табеля рабочего времени сотрудников в таблице Excel.

 

 

2. Используя прайс-лист какой-либо компьютерной фирмы, составьте смету на приобретение технических и программных средств для Вашего рабочего места. Напишите подробное обоснование целесообразности этих затрат в форме служебной записки для Вашего руководителя. Обоснуйте отдельно приобретение каждого устройства и каждой программы. Как Вы их будете применять? Действительно ли они необходимы?

 

Смета на покупку компьютера
			Курс $	30
Блок	Цена, $	Цена, руб.
Компьютер DNS Office	253,20	7596
Монитор Acer 19	166,30	4989
МФУ Canon i-SENSYS MF4430	266,70	8001
Сканер Canon CanoScan  LiDE 700F	146,60	4398
ИБП APC Smart 1500VA	633,00	18990
Стабилизатор напряжения Defender	39,80	1194
Cетевой фильтр Эра	11,80	354
Клавиатура+Мышь A4-Tech Wireless	40,00	1200
Коврик для мыши Fellows FS-9180701	21,80	654
Память USB2.0 Flash AData 8 Gb C008	13,00	390
Внешний HDD A-Data 1TB " USB 3.0	166,60	4998
Факс Panasonic KX-FP207RU	119,70	3591
Телефон Panasonic KX-TS2365RU	43,30	1299
ИТОГО:	1921,80	57654

 

Служебная записка для руководителя:

 

Уважаемый Сергей Викторович!

 

Прошу Вас рассмотреть смету на покупку компьютера и оргтехники для канцелярии нашей организации. Довожу до Вашего сведения целесообразность затрат на покупку данных указанных в смете:

1. Компьютер DNS Office, Монитор Acer 19, Клавиатура+Мышь A4-Tech Wireless, Коврик для мыши Fellows FS-9180701 для создания проектов документов, необходимых нашей организации.
2. ИБП APC Smart 1500VA, Стабилизатор напряжения Defender, Cетевой фильтр Эра, для защиты офисной техники от скачков напряжения и перепадов электрического тока в электропроводке.
3. Сканер Canon CanoScan  LiDE 700F, МФУ Canon i-SENSYS MF4430 для печати производственных документов, копирования и сканирования данных.
4. Память USB2.0 Flash AData 8 Gb C008, Внешний HDD A-Data 1TB " USB 3.0 для сохранения и защиты, а также переноса информации.
5. Факс Panasonic KX-FP207RU, Телефон Panasonic KX-TS2365RU для связи с общественностью, передачи факсов и служебной несекретной документации удаленным пользователям.

 

 

3. Напишите текст, в котором Вы рассказываете своим коллегам о том, какие преимущества Вам даёт постоянное использование текстового процессора MS Word и табличного процессора MS Excel в повседневной работе.

 

Постоянное использование текстового процессора Word в моей повседневной работе я использую для подготовки документов. В документе Word можно размещать текст, рисунки, таблицы, диаграммы и графики.

Word предоставляет очень  много дополнительных возможностей  и удобств. Например, он обладает существенно большей наглядностью - документ на экране выглядит так, как в напечатанном виде.

Среди возможностей, предоставляемых в Word можно выделить следующие: достаточно удобная система справочной помощи, внедрение и увязывание графических объектов, редактирования рисунков средствами самого Word, форматирование абзацев и символов, автоматизированное форматирование документов на основе стилей, удобство построения и редактирования таблиц, гибкие средства структурной перестройки документа, средства контроля орфографии и грамматической правильности текста. Возможность автоматической проверки орфографии с выделением ошибок.

Удобство автоматического форматирования документа при вводе текста: выделение заголовков, создание нумерованных и маркированных списков, а также ограничительных линий.

При открытии уже существующего файла документа его содержимое загружается в основную память и становится доступным для редактирования. Если файл документа создан или отредактирован в другом текстовом процессоре, то при его открытии выполняется конвертирования в формат, приемлемый для редактирования в Word.

Форматирование страниц документа, которое заключается в установлении формата, ориентации и полей страницы. Причем эти установки могут быть применены ко всему документу, к текущему разделу и к части документа, начиная с текущей страницы и до конца документа.

Благодаря библиотеке стилей которая содержится в Word, можно воспользоваться набором стилей любого шаблона. В отличие от стилей форматирования абзацев документа, которые определяют внешний вид отдельных абзацев, шаблоны определяют вид документа в целом.

Подготовка документа включает в себя: создание нового или открытие уже созданного файла документа, запись файлов и печать.

В своей работе я использую табличный процессор Excel, для создания табеля учета рабочего времени.

По сравнению с текстовым процессором Word, табличный процессор Excel имеет определенные достоинства с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы.

В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных. Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки. Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. В моей работе часто встречается в таблице, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии.

При форматировании документа нужно сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение. Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер.

Следует отметить что текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

 

 

4. По данным приведённой ниже таблицы в Excel выполнить следующие задания:

• Оформите таблицу в Excel.

• Рассчитайте итоги, средние и проценты количества правонарушений по районам и месяцам.
• Постройте два графика-гистограммы распределения количества правонарушений по районам и по месяцам.
• Результаты работы в Excel вставьте в текст ПКЗ (таблица и 2 диаграммы).
• Вставьте в текст ответа формулы из ячеек, выделенных зелёным цветом.

 

 

 

Статистика правонарушений по г. Новосибирску за 2011 год

 

	Месяц
Район	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь	Итого	Среднее	Процент от общего количества правонарушений
Дзержинский	733	432	188	960	117	895	427	482	48	514	643	437	5876	489,67	9,31
Железнодорожный	257	898	193	300	751	913	493	645	419	448	946	257	6520	543,33	10,33
Заельцовский	773	830	908	907	509	671	111	152	194	650	768	415	6888	574,00	10,91
Калининский	396	770	623	768	271	344	12	666	767	305	744	669	6335	527,92	10,03
Кировский	155	377	515	594	2	628	849	153	264	734	425	650	5346	445,50	8,47
Ленинский	588	547	958	828	890	515	95	950	324	99	669	725	7188	599,00	11,38
Первомайский	802	242	957	379	144	414	279	724	953	439	331	943	6607	550,58	10,46
Октябрьский	910	92	541	875	418	396	618	561	61	872	87	49	5480	456,67	8,68
Советский	306	804	560	517	858	589	23	447	308	285	630	674	6001	500,08	9,50
Центральный	932	969	52	434	338	890	481	667	475	716	512	429	6895	574,58	10,92
Итого	5852	5961	5495	6562	4298	6255	3388	5447	3813	5062	5755	5248	63136	5261,33	100,00
Среднее	585,2	596,1	549,5	656,2	429,8	625,5	338,8	544,7	381,3	506,2	575,5	524,8	6313,6	526,13	10,00
Процент от общего количества правонарушений	9,27	9,44	8,70	10,39	6,81	9,91	5,37	8,63	6,04	8,02	9,12	8,31	100,00	10,00