Контрольная работа по "Информационным системам в юридической деятельности"

1. Информационные системы:  понятие, этапы развития, процессы  в информационных системах, структура  и классификация информационных  систем.

2. Используя  MS Excel, рассчитать заработную плату работниц, с указанием ФИО, окладов и количества детей-иждивенцев у каждой из работниц. Рассчитать сумму доплат на одного ребенка и всех детей в семье каждой работницы и общую сумму к выплате (с учетом оклада, доплаты и подоходного налога). Причем, доплата производится по системе: при 1 ребенке - 400 руб., при 2-х - 300 руб. на каждого ребенка, при 3-х и более детей - 250 руб. на каждого ребенка.

3. Разработать базу  данных по учету работников  автотранспортного предприятия  города Кирова. ФИО, дата рождения, пол, должность, уровень квалификации, образование, место работы, заработная плата.

1. Информационные  системы: понятие, этапы развития, процессы в информационных системах, структура и классификация информационных  систем.

Понятие информационной системы 

Информационная система  представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.

Информационная система  создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система  принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функции управления.

Внедрение информационных систем производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы за счет не только обработки и хранения рутинной информации, автоматизации конторских работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов фирмы при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т. д.), использовании современных средств телекоммуникаций (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей и т. д.

В зависимости от степени (уровня) автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы.

Ручные ИС характеризуются  тем, что все операции по переработке  информации выполняются человеком.

Автоматизированные ИС - часть функции (подсистем) управления или обработки данных осуществляется автоматически, а часть - человеком.

Автоматические ИС - все  функции управления и обработки  данных осуществляются техническими средствами без участия человека (например, автоматическое управление технологическими процессами).

По сфере применения можно выделить следующие классы информационных систем:

научные исследования;

автоматизированное проектирование;

организационное управление;

управление технологическими процессами.

Этапы развития информационных систем

История развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл.

Изменение подхода к  использованию информационных систем

1950—1960 гг. Бумажный поток  расчетных документов Информационные  системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах

• Повышение скорости обработки документов

• Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты

1960—1970 гг. Основная помощь в подготовке отчетов

Управленческие информационные системы для производственной информации Ускорение процесса подготовки отчетности

1970—1980 гг. Управленческий контроль реализации (продаж)

• Системы поддержки принятия решений

• Системы для высшего звена управления

Выработка наиболее рационального  решения

1980—2000 гг. Информация — стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество

• Стратегические информационные системы

• Автоматизированные офисы

Выживание и процветание  фирмы

Первые информационные системы появились в 50-х гг. В  эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е гг. знаменуются  изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

В 70-х — начале 80-х  гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего  и ускоряющего процесс принятия решений.

К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Процессы в информационной системе:

1. ввод информации из внешних и внутренних источников;

2. обработка входящей  информации;

3. хранение информации  для последующего ее использования;

4. вывод информации  в удобном для пользователя  виде;

5. обратная связь, т.е.  представление информации, переработанной в данной организации, для корректировки входящей информации.

С учетом сферы применения выделяют: технические ИС, экономические  ИС, ИС в гуманитарных областях и  т.д.

СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть  системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать  как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Структура любой  информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.

Среди обеспечивающих подсистем  обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное  и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации  и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков которые циркулируют в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы  документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. 
Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

•к унифицированным системам документации;

•к унифицированным формам документов различных уровней управления;

•к составу и структуре реквизитов и показателей;

•к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. 
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

•чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

•одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

•работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

•имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных  недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного  обеспечения.

Схемы информационных потоков  отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Построение схем информационных потоков, которые позволяют выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

-исключение дублирующей  и неиспользуемой информации;

-классификацию и рациональное  представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап - обследование  всех функциональных подразделений  фирмы с целью:

•понять специфику и структуру ее деятельности;

•построить схему информационных потоков:

•проанализировать существующую систему документооборота;

•определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение  концептуальной информационно-логической  модели данных для обследованной  на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть  установлены и оптимизированы  все связи между объектами  и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного  обеспечения необходимо:

•ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

•выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

•совершенствование системы документооборота;

•наличие и использование системы классификации и кодирования;

•владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей которые отражают взаимосвязь информации;

•создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы

Комплекс технических  средств составляют:

•компьютеры любых моделей;

•устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

•устройства передачи данных и линий связи;

•оргтехника и устройства автоматического съема информации;

•эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются  предварительный выбор технических  средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

•общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

•специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

•нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени  сложились две основные формы  организации технического обеспечения: централизованная и частично или полностью децентрализованная.

• Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
• - Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
• Перспективным подходом следует считать частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.
• Математическое и программное обеспечение
• Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
• К средствам математического обеспечения относятся:
• средства моделирования процессов управления;
• типовые задачи управления;
• методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.
• В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.
• К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
• Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
• Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
• Организационное обеспечение
• Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
• Организационное обеспечение реализует следующие функции:
• •анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
• •подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
• •разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.
• Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1-м этапе построения баз данных, с целями которого вы познакомились при рассмотрении информационного обеспечения.
• Правовое обеспечение
• Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
• Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.
• В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.
• Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.
• Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:
• •статус информационной системы;
• •права, обязанности и ответственность персонала;
• •правовые положения отдельных видов процесса управления;
• порядок создания и использования информации и др.