Электронный документооборот

          Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

        Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

· оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных

документов путем сканирования (получение электронных графических  образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);

· оперативного и потокового ввода электронных документов из других

источников;

· передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

· реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

· хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

· адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

· поиска и извлечения документов из электронного архива;

· вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в

электронном виде, в том  числе для дельнейшей доставки средствами связи;

· связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

         Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

· проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

        Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

· создание электронных документов средствами подсистемы;

· ведение версий (редакций) документов и их авторства;

· электронное визирование документов (электронная подпись);

· связывание документов в логические группы;

· организацию потока работ с документами: задание маршрута

(регламентного или  ситуационного) движения документов  и условий осуществления работ с ними;

· допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с

установленными правами  пользователей;

· протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

·   управление маршрутами движения документов;

·   контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

·   передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

          Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

·    средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

·  систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

· специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные  системы электронного документооборота отличаются от них? И в чем преимущества их использования по сравнению с другими подходами? Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней. И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

·   практическая неограниченность размера электронного архива;

·   встроенная поддержка  полнотекстовой индексации;

·   поддержка версий и подверсий документов;

·   возможность  хранения документов в архиве в исходном формате;

·   возможность  ведения журналов действий пользователей.

          Возникает резонный вопрос: можно ли на основе ПО поддержки групповой работы создать полноценную систему управления документооборотом предприятия? Следует сказать, что это вполне возможно, т. к. в некоторых программных средствах поддержки групповой работы есть развитые среды разработки приложений (например, в Lotus Notes). Более того, на рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.

          Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

         У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

           

 

Список  литературы

 

1.  Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.

2.     Балабанов  И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.

– (серия “Краткий курс”).

3.    Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.

4.     www. osp. ru

5.     www. kv. by