Электронные таблицы. Назначение и основные функции

Электронные таблицы. Назначение и основные функции

Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной  таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных  для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели  Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.

Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с  большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать  таблицы, которые (в отличие от реляционных  баз данных) являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые  поля, значения которых автоматически  пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные  таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В  дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный  диск для хранения, печатать на принтере.

Среда табличного процессора

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица  представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы - буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п.

Но если на шахматной  доске всего 8х8=64 клетки, то в электронной  таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, AC,…, AZ, ВА, ВВ, ВС,…, BZ, СА… Последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п.

Электронные таблицы Excel. Основные сведения.

Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в  виде таблиц, разработаны специальные  пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы. Программа Excel входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows. Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных. Одна электронная таблица состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C,…, Z, AA, AB, AC,…, IY.

На пересечении  столбца и строки располагается  основной элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца или строки можно менять при помощи мыши. При вводе данных в ячейку это происходит автоматически, т.е. электронные таблицы являются «резиновыми». Для указания конкретной ячейки используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка, например: A1, B2, F8, C24, AA2 и т.д. Чтобы сделать ячейку активной, надо указать в неё мышью и нажать левую клавишу мыши. Ячейка при этом будет выделена прямоугольной рамкой. При вводе формулы надо сперва вводить знак =, поскольку знак = является признаком формулы. Прямоугольная группа ячеек, заданная первой и последней ячейкой, разделяемых двоеточием называется интервалом. Пример: C5:D10. Выделение группы ячеек производится мышью. Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Программа Excel является многооконной. Окнами являются рабочие листы Excel. Для сортировки данных необходимо указать мышью

Меню  Данные, Сортировка.

Для запуска Excel сначала надо запустить Windows, затем найти иконку Excel на рабочем столе или в меню кнопки Пуск и дважды щелкнуть по ней. Для старого Windows 3.1 надо открыть окно программной группы MS Office (Excel 5.0) или Приложения (Excel 4.0). В указанных окнах находится программный элемент Excel 4.0 или 5.0. Запуск Excel осуществляется двойным щелчком мыши по программному элементу Excel.

Вверху расположено  Главное (горизонтальное) выпадающее меню, состоящее из 8 пунктов. Ниже меню расположена  панель инструментов (кнопки с специальными значками).

Получение помощи, вызов  справочной системы Excel - клавиша F1 или знак? в меню. В справочной системе Excel 5.0 есть обучающая программа «Быстрое знакомство».

Для создания файла  надо указать мышью пункт меню Файл, затем пункт Сохранить Как, найти на диске каталог, где будет находиться файл, задать имя файла. Можно использовать клавишу F12 (Excel 4.0). Расширение файла будет xls. Имя файла, если его не задать, будет book1.xls (Excel 5.0, Excel-97) или sheet1.xls (Excel 4.0). Для обновления (очистки) окна в Excel надо указать мышью пункт Файл и затем пункт Создать файл или Ctrl-N в Excel 5.0-97. Для сохранения файла - п. меню Файл, Сохранить или Ctrl-S (Excel 5.0-97), или Shift-F12 (Excel 4.0). Для того, чтобы загрузить (считать) файл с диска - п. меню Файл, Открыть файл или Ctrl-O (Excel 5.0-97), или Ctrl-F12 (Excel 4.0). Распечатка файла - п. меню Печать или Ctrl-P (Excel 5.0-97) или Ctrl-Shift-F12 (Exel 4.0). Перед распечаткой надо сделать выделение и обрамление того участка таблицы с заполненными ячейками, который следует распечатать. Для завершения (выхода из) Excel - п. меню Файл и затем Выход или Alt-F4. Если в окне несохранённый файл, то его надо сохранить или выйти без сохранения, но тогда информация будет утрачена.

В Excel возможно использование встроенных инструментов: Мастера Диаграмм для построения графиков, Мастера Функций для производства математических вычислений, программы для создания рисунков (как и в Word). 

Для вызова Мастера  Диаграмм надо взять Меню Вставка, Диаграмма. Но сперва выделяют столбец чисел. Для вызова программы для создания рисунков надо взять Меню Вставка, Объект, выбрать MS Draw в списке объектов. Для вызова указанных объектов можно также использовать соответствующие кнопки в панели инструментов. Excel есть и собственная программа создания рисунков. Для вставки в электронную таблицу Excel графического файла *.bmp, *.wmf и др. надо указать мышью Меню Вставка, Рисунок, выбрать на диске необходимый графический файл, содержащий рисунок, и ОК.

В Excel, как и в Word, возможен обмен информацией (текст, графика, формулы, диаграммы и т.д.) с другими приложениями (Word, MS Works, PaintBrush и др.) через Буфер Обмена Windows.

Копирование, вырезание  и вставка выделенного содержимого  ячеек производится также как  и в Word 6.0 через пункт меню Вставка или соответствующих кнопок в панели инструментов.

Электронные таблицы - это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.

На сегодняшний  день Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Она обладает множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе. Следует сказать, что в мире существуют и другие табличные редакторы - например, российский Лексикон-XL.

Одним из важнейших  особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с  разными форматами отображения  чисел - денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.

Окно  программы Excel

Рабочее окно Excel содержит стандартную строку заголовка, меню и панели инструментов. Под ними расположена панель, в составе которой имеются поле имени и строка формул.

В строке состояния, находящейся в нижней части окна программы Excel, выводится информация о состоянии программы, режимах ее работы и выполняемых операциях. Например, если на клавиатуре включен режим Num Lock, на правом конце строки состояния отображается надпись NUM. Строка состояния также информирует пользователя о том, что можно вводить данные или выполнять команду. В этом случае в ней отображается слово Готово. 

Перемещение по рабочему листу

Говоря о перемещении  по рабочему листу, обычно имеют в  виду перемещение рамки активной (текущей) ячейки. Она перемещается на одну строку вверх или вниз либо на один столбец влево или вправо с помощью клавиш управления курсором (клавиши со стрелками). Наиболее часто  применяемые для этой цели клавиатурные комбинации приведены в таблице.

Клавиши 

Перемещение  

Page Down 

На один экран  вниз 

Page Up 

На один экран  вверх 

Home 

В начало текущей  строки 

Ctrl+Home 

К ячейке А1 

Ctrl+End 

В последнюю заполненную  ячейку таблицы 

Ctrl+^ 

Вверх до первой заполненной  ячейки 

Ctrl+v 

Вниз до первой заполненной  ячейки 

Ctrl+< 

Влево до первой заполненной  ячейки 

Ctrl+> 

Вправо до первой заполненной ячейки 

Ctrl+Page Up 

К следующему листу  рабочей книги 

Ctrl+Page Down 

К предыдущему листу  рабочей книги 

При перемещении  рамки активной ячейки Excel может автоматически смещать границы видимой области таким образом, чтобы активная ячейка всегда была видимой. Перемещение границ видимой области без изменения положения активной ячейки называют перемещением рабочего листа или прокруткой. Если необходимо просмотреть другие области рабочего листа, используют элементы полосы прокрутки. Для смешения на одну строку вверх или вниз следует щелкнуть на кнопке со стрелкой вверх или вниз. Эти кнопки расположены на верхнем и нижем концах вертикальной полосы прокрутки. Для перемещения на один столбец влево или вправо используются такие же кнопки на концах горизонтальной полосы прокрутки. Чтобы переместиться вверх, вниз, влево или вправо на одно окно, следует щелкнуть на свободном месте соответственно выше, ниже, слева или справа от бегунка на полосе прокрутки. 

Если вам необходимо переместиться на несколько строк  или столбцов, используйте бегунки  полос прокрутки. Для быстрого перемещения  по большим таблицам перетаскивайте бегунок, удерживая нажатой клавишу [Shift].

Ввод  данных

В ячейки рабочего листа  могут быть введены данные трех типов: числа, формулы и текст. Числа (к  ним мы будем относить также значения даты и времени) представляют собой  величины, использующиеся в вычислениях, скажем для определения количества дней, на которое просрочен возврат  видеокассеты или для расчета  начисленных процентов на депозит  за определенный период времени. Формулами  называются инструкции, вводимые в  ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления. Текст - это  информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как  последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр. Данные могут вводиться только в  активную ячейку-либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана, Выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными кнопки управления строки формул. Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните в строке формул на кнопке Отмена с изображением крестика красного цвета. Отменяется ввод и посредством нажатия клавиши [Esc] на клавиатуре. Нажмите кнопку Ввод (на ней изображена галочка зеленого цвета), чтобы закончить ввод данных, - кнопки строки формул исчезнут. Для завершения ввода и перехода к другой ячейке воспользуйтесь клавишей [Enter].

По умолчанию программа  Excel поддерживает функцию автозавершение для ввода данных в ячейку. Если несколько начальных символов, введенных в активную ячейку, совпадают с символами, находящимися в какой-либо из ячеек этого столбца, то недостающая часть символов будет введена автоматически. В Excel производится автоматический ввод только тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить вручную.

В случае, когда введенные  числовые значения не помещаются в  ячейку из-за недостаточной ширины столбца, вместо них на экране отображается несколько символов диеза (#). Тем не менее, содержимое такой ячейки вы можете увидеть во всплывающем окне, установив на ней указатель мыши.

Редактирование  данных

Существует два  способа изменения содержимого  ячейки. При вводе в выбранную  ячейку нового значения старая информация заменяется вводимой. Это самый простой  способ заменить ошибочно введенное  числовое значение (например, 15 вместо 17) или исправить строку, содержащую небольшое количество символов, либо короткий текст. Если же ячейка содержит громоздкую формулу или длинную  строку символов, которые необходимо лишь незначительно скорректировать, предпочтительнее использовать строку формул. Для этого сначала щелкните на ячейке и установите курсор ввода в строку формул, а затем воспользуйтесь мышью или клавиатурой и внесите правку. Перейти в режим редактирования активной ячейки позволяет и функциональная клавиша [F2]. Вы можете также выполнить двойной щелчок на ячейке и внести изменения прямо в ней. Приемы редактирования содержимого ячейки такие же, как и в любом текстовом редакторе: для выделения символов в ячейке используются клавиши управления курсором, а для их удаления - клавиши [Delete] и [Backspace]. По окончании редактирования достаточно нажать клавишу [Enter] или щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул.

Для удаления содержимого  выделите нужную ячейку, а затем  нажмите клавишу [Delete] или щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Очистить содержимое. Не следует вызывать команду Удалить, поскольку при этом ячейки удаляются с листа, а соседние ячейки сдвигаются и занимают их место. 

Выделение ячеек и диапазонов

Операция выделения  выполняется для обозначения  ячеек, к которым должна относится следующая команда или действие. В Excel всегда выделена рамкой по крайней мере одна ячейка - активная. Ячейка является наименьшей структурной единицей, которая может быть выделена. Группа выделенных ячеек называется диапазоном. Для выделения диапазона ячеек переместите указатель в первую ячейку диапазона (убедитесь, что указатель имеет вид большого креста, как при выборе активной ячейки) и, удерживая кнопку мыши, перетащите его в нужном направлении до последней ячейки, которую необходимо включить в диапазон, затем отпустите кнопку.