Экономическая информация как часть информационного ресурса общества

Введение.

Включение курса информационных технологий в учебные планы экономических  специальностей государственных вузов  говорит о безусловной значимости информационной технологии в деятельности экономиста любого профиля.

Информационная технология является составной частью информатики.

Информатика как наука  занимается изучением информационных процессов и методов их автоматизации  на основе программно-аппаратных средств  вычислительной техники и средств  связи. На современном этапе человечество осознало информацию как ресурс развития общества, а информатику – как науку, развитие которой позволит обеспечить полное использование этого ресурса. С информатикой связывают решение принципиально новых проблем человечества: создание информационной модели мира, расширение творческого аспекта деятельности человека, переход к безбумажной информатике, доступность информационного ресурса каждому члену общества.

При изучении информатики  используют трехуровневый подход, при  котором можно выделить следующие  уровни: физический, логический и прикладной (или пользовательский).

На физическом уровне изучаются аппаратно-программные средства вычислительной техники и средства связи, которые составляют фундамент информатики и позволяют физически реализовать ее логический и прикладной уровни.

На логическом уровне изучается технология переработки информационного ресурса в целях получения новой информации на базе средств ВТ и связи, другими словами, логический уровень – это информационная технология.

На третьем, прикладном уровне рассматриваются вопросы использования информационной технологии при создании и эксплуатации систем, в которых преобладающими процессами являются информационные.

Таким образом, предметом  курса «Информационные технологии в экономике» являются логический и  прикладной уровни информатики. Физический же уровень изучается в курсе  «Информатика», который посвящен аппаратным средствам электронной вычислительной техники и базовому программному обеспечению.

Информационная технология (ИТ) имеет свою цель, методы и средства реализации.

Целью информационной технологии является создание из информационного ресурса качественного информационного продукта, удовлетворяющего требованиям пользователя.

Методами ИТ являются методы обработки и передачи данных.

Средства ИТ – это математические, программные, информационные, технические и др.

Практическое приложение методов и средств обработки  данных может быть различным, поэтому  целесообразно выделить глобальную, базовую и конкретную ИТ.

Глобальная информационная технология включает модели, методы и средства, формализующие и позволяющие использовать информационные ресурсы общества. Базовая информационная технология предназначена для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.). Конкретные информационные технологии реализуют обработку данных при решении функциональных задач пользователей (например, задачи учета, планирования, анализа).

Экономическая информация как часть информационного ресурса  общества.

Любая деятельность человека основывается на информации.

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

В этом определении, построенном  на ряде определений, для нас важно  следующее:    

информация – это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;    

информация существует вне  ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание; знание – отражение действительности в мышлении человека;     

информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;    

сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение  является формой передачи информации);     

сообщение доступно для воспроизведения  без участия автора;    

она передается в каналы общественной коммуникации.

Информация позволяет  организации:     

определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;     

осуществлять контроль над текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;     

принимать обоснованные и  своевременные решения;     

координировать действия подразделений в достижении целей.

Наряду с понятием «информация» распространение получило понятие  «данные». В общеупотребительном  смысле это синонимы, но существует достаточно строгое различие, которое  заключается в том, что «информация» имеет общетеоретическое значение – «меры упорядоченности системы», а понятие «данные» сводит информацию до объекта тех или иных преобразований. В этом отношении данные представляют собой конкретные сведения (информацию в определенной форме – речевую, аудио, видео) на носителе, которые можно подвергнуть обработке, в том числе и компьютерными средствами.

Информационная потребность. Отсутствие информации вызывает информационную потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом. Процесс насыщения производства и всех сфер жизни и деятельности человека информацией называется информатизацией. Постепенно процесс насыщения приводит наше общество в такое состояние, когда общество называют информационным обществом.

Информационное общество. Это такое общество, в котором созданы все условия для удовлетворения информационных потребностей всех граждан, организации и государства; большинство работающих либо занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, либо не в состоянии выполнять свои производственные обязанности без этих процессов.

Информационная культура. Граждане информационного общества обладают некоторой информационной культурой – умением работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерные информационные технологии.

Информатика. Наука, занимающаяся изучением свойств информации, вопросами ее сбора, хранения, поиска, переработки, преобразования, распространения и использования в различных сферах деятельности человека, называется информатикой.

Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в  экономической области, то нас, прежде всего, интересует экономическая информация.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

Характеристики экономической  информации:    

большие объемы;    

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);    

многообразие источников и потребителей;

    значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

В современном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. Информационная система должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:      

ценность, адекватность информации;      

полнота информации для реализации управляющего воздействия;      

точность и достоверность  информации;     

актуальность, своевременность  и оперативность получения информации.

Ценность – мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время и в указанном месте в соответствующем виде.

Точность информации – это заданная степень приближения информации истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных уровней и функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы.

Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности.

Оперативность информации выражает «скорость» получения информации, отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Актуальность  связана с периодичностью получения  информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств сбора и передачи информации.

Информация достоверна, если она отображает истинное положение  дел, полна, если ее достаточно для принятия решения. Ценность информации зависит  от того, какие задачи можно решать с ее помощью. Актуальность важна  при работе в постоянно меняющихся условиях.

Экономическую информацию принято  подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес - планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно - справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно - справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно - статистическая – отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например, годовой бухгалтерский баланс.

Классификация экономической  информации по уровням управления включает в себя входную и выходную. Входная информация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

Документы. В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями информация и данные. Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля над их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Документ является основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных  реквизитов. Форма (макет) документа  определяет расположение и формат значений реквизитов.

Наиболее традиционным в  информационной системе является деление  документов на документы ручного  заполнения и документы машинного  заполнения с помощью средств  вычислительной техники и программ.

Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

В соответствии с содержанием  операций обработки и схемой документооборота документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и  производные, содержащие результаты обработки.

В зависимости от функции  управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические  и другие виды документов. По каждой функции управления или предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (с государственными органами управления, с другими объектами и т.п.) и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение своих функций.

В дальнейшем будем называть любой такой объект вне зависимости  от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса организацией.

Организация – это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Всем организациям присущи как индивидуальные, так и общие черты.

Результатом взаимодействия организации со средой являются происходящие в ней изменения различного рода, которые вызывают необходимость  управления – такого целенаправленного воздействия на организацию, которое обеспечит достижение поставленных целей. Управление позволяет в зависимости от особенностей конкретных организаций и целей управления стабилизировать их, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.

Осуществление управления – особая функция. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). Их совокупность определяется как система управления.

Система управления предприятием функционирует на базе информации о  состоянии объекта, его входов и  выходов в соответствии с поставленной целью. Управление осуществляется выдачей  управленческих воздействий с учетом обратной связи и внешней среды, рынка и вышестоящих органов  управления. Назначение управляющей  системы – формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы её принять состояние, определяемое целью управления.

Цели управления: выживание  в конкурентной борьбе, получение  максимальной прибыли, выход на определенные рынки. Применительно к промышленному  предприятию с некоторой долей  условности можно считать, что целью  является выполнение производственной программы в рамках технико-экономических  ограничений; управляющие воздействия – это планы работ подразделений; обратная связь – данные о ходе производства (выпуске и перемещении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.).

Планы и содержание обратной связи не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих  воздействий являются процессами преобразования экономической информации.

Реализация этих процессов  и составляет основное содержание работы управленческих служб, в том числе  экономических.

Информационный контур. Управляющая  часть оказывает на управляемый  процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи, с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Информационный контур системы управления

Информационная система  организации. В рамках информационного  контура имеется и передается информация о целях управления, о  состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Как правило, любая организация  является сложным комплексом, состоящим  из нескольких объектов, имеющих собственные  управляемые процессы и управляющие  части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, координирующая действия остальных  управляющих частей и управляемых  процессов (своего рода локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса. При более сложном строении управляемого процесса управляющая часть может  иметь многоуровневую структуру, что  является характерным для большинства  систем управления.

Иерархичность систем управления. Обычно различают три уровня управления в управляющей части объекта: высший, средний и низший (рис.1.2). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний уровень управления – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, осуществляется контроль над их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.

Рис. 1.2. Управленческая пирамида

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции реализуются в разном объеме на разных уровнях управления.

Наличие функциональных элементов  в управляющей части организаций  приводит к появлению соответствующих  подсистем в их информационных системах.

Выделение планирования или  контроля как функций управления порождает соответствующие структурные  элементы в организационной структуре  организации, а в рамках ее информационной системы – подсистему планирования или контроля. Первая обеспечивает формирование бизнес-планов, планов производства, планов маркетинговых исследований, финансовых планов и т.п. Вторая – информационную поддержку контроля.

В зависимости от отрасли  экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в  иерархии органов управления информация об изменениях в объекте управления поступает в данную управляющую  часть с разной частотой. Соответственно и необходимость воздействия  на управляемый процесс со стороны  органа управления организации в  разных отраслях экономики возникает  соразмерно с частотой получения  информации.

Принятие решений и  процесс принятия решений. Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется принятием решения, а процесс формирования решения – процессом принятия решений. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления.

Задача информационной системы. Обеспечение процесса принятия решений (предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте) – одна из основных задач информационной системы организации. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые. Там технологии даже вызвали, необходимость формирования целого класса информационных систем – систем поддержки решений.

Разумеется, рассмотренная  выше система управления организации  была определена с позиций кибернетического взгляда на нее. Если говорить о системе  управления без некоторой абстракции, то на информационную систему организации, кроме указанного выше, оказывает  влияние ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения заданий, внутренняя культура организации  и многое другое.

Все это предопределяет, какая информация и как хранится в информационной системе, как она  обрабатывается, как работает эта  система и т.д.

Ресурс – запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масштаба, мы можем выделить материальные, природные, трудовые, финансовые, энергетические ресурсы. Эти понятия являются экономическими категориями.

В настоящее некоторые  исследователи считают, что для  нормального функционирования организации  любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Существенным ресурсом стала информация. Недостаточно иметь  для производства только необходимые материальные, финансовые и людские ресурсы, необходимо знать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях. Поэтому именно информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория.

Информационные ресурсы. Если вспомнить определение информации, которое было дано выше, то информационные ресурсы можно определить как  весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны – это будут информационные ресурсы страны, для организации одного из уровней – информационные ресурсы организации. Иначе говоря, информационные ресурсы – это весь объем знаний, отчужденных от их создателей, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.

Федеральный закон «Об  информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г. определяет информационные ресурсы как отдельные  документы и отдельные массивы  документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но из-за своей специфичности они не рассматривались  как экономическая категория, хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение  товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки  зрения позволило преодолеть трудности  в переработке огромных объемов  информации для управления (информационных барьеров — по В.М. Глушкову).

В настоящее время общество достигло такого уровня развития, когда  объемы информации и уровень ее сложности  потребовали создания информационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.

Источники формирования информационных ресурсов организации. Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

В зависимости от источника  возникновения в рамках организации  имеется внутренняя и внешняя  информация, составляющая ее информационные ресурсы.

Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных  процедур.

Внутренняя информация: о  людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта  и технике продаж, поставках, каналах  сбыта.

Внешняя среда – экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

Внешняя информация: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений  в деловой среде страны и состоянии  международных рынков, покупателях, спросе, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства.

Приведем ряд источников внешней информации организации  в зависимости от характера информации:

1. Общая информация о  состоянии экономики. Источник: информационно-аналитические  материалы, специализированные журналы,  газеты, ресурсы Интернета. Примером  является сервер «Росбизнесконсалтинга» (www.rbc.ru), предоставляющий следующую  информацию:

·      оперативные экономические новости (несколько десятков новостей в день);

·      оперативная информация с СЭЛТ/FОRЕХ;

·      биржевые индексы (АК&М, NIKKEY и пр.);

·      информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;

·      аналитическая информация.

2. Специализированная экономическая  информация. Например, на сервере Центробанка (www.crb.ru) можно найти всю информацию по финансовому рынку (межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, валютный рынок, курсы валют на заданную дату, динамика курса заданной валюты, кросс-курсы валют).

3. Информация по ценам  на товары. Источник: специализированные  журналы и бюллетени, каталоги, базы данных в Интернете. В  российской части Интернет – в основном по компьютерной технике. Одним из серверов, предоставляющих подобную информацию, является Dzik! Computer Database. На нем собрана информация по ценам на московском рынке по следующим разделам (в каждом из разделов может осуществляться поиск): компьютеры; компоненты; аксессуары; программное обеспечение, игры, книги, видеопродукция, услуги.

4. Тематическая информация. Различные источники, в том  числе и Интернет. При поиске  такой тематической информации, по которой сложно найти специализированные  серверы, используются поисковые  системы. Одной из самых больших  (по количеству известных ей  документов) российских поисковых  систем является Rambler (www. rambler. ru). Выполняется  поиск документов в Интернете  по ключевым словам с учетом  морфологии русского языка. Кроме  того, любой крупный поисковый  сервер содержит информацию о  серверах по определенным тематическим  группам. Например, тот же Rambler содержит  такие разделы: бизнес-финансы,  работа, законы, реклама, компании, товары/услуги, недвижимость, образование, экспертиза.

5. Информация из государственных  органов и органов управления (законы, постановления, сообщения  налоговых органов и т.п.).

Информационными ресурсами, как любыми другими, можно управлять. Хотя еще не разработана методология количественной и качественной оценки информационных ресурсов, а также прогнозирования потребности в них. И, тем не менее, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами.

Суть управления информационными  ресурсами составляет:

·    оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

·    изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;

·    преодоление проблемы несовместимости типов данных;

·    создание системы управления данными и т.п.