Информационные технологии поддержки принятия решений

  Цели контроллинга, как направления деятельности, непосредственно вытекают из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.  

   Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.  

   В сфере учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений. 

   Поддержка процесса планирования заключается в выполнении следующих задач контроллинга: 

1. формирование и развитие системы комплексного планирования; 

2. разработка методов планирования; 

3. определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения. 

  Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и т.д.), координирует отдельные планы по времени и содержанию, проверяет составленные планы на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятия. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать, а также оценивается возможность реализации запланированных действий. 

  Служба контроллинга не определяет, что планировать, а советует, как и когда планировать и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей.  

   При обеспечении аналитической информацией руководства организации в задачи контроллинга входят: 

1. разработка архитектуры информационной системы; 

2. стандартизация информационных каналов и носителей; 

3. выбор методов обработки информации.

   Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений информации.

    В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленный ниже. 

  Основные функции и задачи контроллинга разделяют на следующие группы: учет, планирование, контроль и регулирование, информационно-аналитическое обеспечение, специальные функции.  

   Объем реализуемых в организациях функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов: 

1. экономического состояния организации;  

2. понимания руководством и/или собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга; 

3. размера организации (численность занятых, объем производства); 

4. уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции; 

5. сложившегося уровня конкурентности;  

6. квалификации управленческого персонала;  

7. квалификации сотрудников службы контроллинга.

    В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга. Небольшие по размеру организации, как правило, не имеют в своей структуре такой службы. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполняет сам руководитель предприятия. Небольшие предприятия очень редко решают также проблемы покупки других фирм или продажи филиалов. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.  

  В условиях ухудшения экономического положения на предприятии, которое проявляется в снижении уровня ликвидности и рентабельности, от служб контроллинга ожидают в большей степени услуг по координации планов, анализу причин отклонения планов от факта, а также рекомендаций по обеспечению выживания на ближайшую перспективу.

 

1.2 Реинжиниринг бизнеса 

   Для успешного внедрения изменений, планируемых в компании, требуется четко представлять себе, что каждая деловая единица нуждается в непрерывном проектировании. Непрерывное проектирование предполагает подход к бизнесу как к процессу. Процесс – это заранее обусловленная целями бизнеса последовательность хозяйственных актов (заданий, работ, взаимосвязей). Иногда говорят, что процесс бизнеса – это множество шагов, которое совершает фирма от одного состояния к другому, или от «входа» к «выходу». Входами и выходами здесь являются не части фирмы или ее подразделения, а события. Общее управление деловым и бизнес-процессами называется «инжиниринг бизнеса», подразумевая постоянное проектирование процессов – определение входов и выходов, и последовательности шагов – в рамках деловой единицы. 

  В наше время популярным в проектировании деловых процессов становится понятие реинжиниринга бизнеса. Основатель теории реинжиниринга М. Хаммер так определял это понятие: «фундаментальное переосмысление и радикальное изменение решений о деловых процессах с целью достижения драматических улучшений в критически важных показателях деятельности, таких как издержки, качество, обслуживание и скорость». 

   Реинжиниринг обладает следующими свойствами: 

1. он отказывается от устаревших правил и установлений и начинает деловой процесс как бы с «чистого листа», это позволяет преодолеть негативное воздействие догм;  

2. он пренебрегает сложившимися системами, структурами и процедурами компании и радикально изменяет, заново изобретает способы хозяйственной деятельности – если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;  

3. он приводит к значительным изменениям показателей деятельности. 

    Реинжиниринг применяется в трех основных ситуациях: 

1. в условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса; 

2. в условиях, когда текущее положение фирмы является удовлетворительным, но прогнозы ее деятельности достаточно неблагоприятны; 

3. в ситуациях, когда агрессивные, благополучные организации стремятся нарастить отрыв от конкурентов и создать уникальные конкурентные преимущества. 

Основные этапы реинжиниринга: 

1. формирование желаемого образа фирмы (базовыми элементами построения являются стратегия фирмы, основные ориентиры, способы их достижения); 

2. создание модели существующего бизнеса фирмы (для создания модели используются результаты анализа организационной среды, данные контроллинга; определяются процессы, нуждающиеся в перестройке); 

3. разработка модели нового бизнеса – прямой реинжиниринг (перепроектируются выбранные процессы, формируются новые функции персонала, создаются новые информационные системы, производится тестирование новой модели); 

4. внедрение модели нового бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Характеристика и назначение.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 1.1.), в котором участвуют:

 

·     система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

 

·     человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

 

 

Рис. 1.1. Итерационный процесс информационной

 технологии поддержки принятия  решений

 

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

 

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличительных характеристик:

 

·     ориентация на решение плохо структурированных задач;

 

·     сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

 

·     направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

 

·     высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

 

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.Основные компоненты.

Рассмотрим структуру системы поддержки принятия решений (рис. 1.2.), а также функции составляющих ее блоков, которые определяют основные технологические операции.

 

 

Рис. 1.2. Основные компоненты информационной

 технологии поддержки принятия  решений

 

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.

 

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений (СППР) важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Рассмотрим источники данных и их особенности:

 

1. Часть данных поступает от  информационной системы операционного  уровня. Чтобы использовать их  эффективно, эти данные должны  быть предварительно обработаны.

 

Для этого существуют две возможности:

 

– использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;

 

– сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы поддержки принятия решений.

 

2. Помимо данных об операциях  фирмы для функционирования системы  поддержки принятия решений требуются  и другие внутренние данные, например  данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые  должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

 

3. Важное значение, особенно для  поддержки принятия решений на  верхних уровнях управления, имеют  данные из внешних источников. В числе необходимых внешних  данных следует указать данные  о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие oт внутренних  внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.

 

4. В настоящее время широко  исследуется вопрос о включении  в базу данных еще одного  источника данных – документов, содержащих записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

 

Система управления данными (СУБД) должна обладать следующими возможностями:

 

составление комбинаций данных, получаемых из различных источников посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

 

быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

 

построение логической структуры данных в терминах пользователя;

 

использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

 

обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

 

2.2.База моделей.

 Целью создания моделей являются  описание и оптимизация некоторого  объекта или процесса. Использование  моделей обеспечивает проведение  анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.