Информационные технологии электронного офиса

 

 

 

 

 

 

                   Контрольная работа

 

 

                             Тема: Информационные технологии электронного офиса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

1 Классификация  автоматизированных информационных  систем

2 Информационные  технологии электронного офиса:  понятие, основные компоненты  и их назначение

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это  первый и определяющий этап автоматизации  бухгалтерского учета. В настоящее  время проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия  сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения  не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена  уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго  поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление о современных  компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой  штат собственных программистов, которые  разрабатывают индивидуальные программы  для решения стандартных управленческих задач.

Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной  компьютерной системы управления нова для большинства отечественных  руководителей, а ее последствия  во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение  нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими  служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более  совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

1 Классификация  автоматизированных информационных  систем

 
Предлагается использовать следующую  классификацию систем и подсистем  КИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии  сама КИС или его составная  часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:

Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами  и/или процессами.

Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.

Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.

Системы (подсистемы) класса A - системы (подсистемы) контроля и управления технологическими объектами  и/или процессами. Эти системы, как  правило, характеризуются следующими свойствами:

достаточно высоким  уровнем автоматизации выполняемых  функций;

наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;

наличием контура  обратной связи;

объектами контроля и управления такой системы выступают:

-технологическое оборудования;

-датчики;

- исполнительные  устройства и механизмы.

малым временным  интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта  управления и выдачей управляющего воздействия на него);

слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися  состояниями объектов управления и  системы (подсистемы) управления.

В качестве классических примеров систем класса A можно считать:

SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);

DCS - Distributed Control Systems (распределенные системы управления);

Batch Control - системы последовательного управления;

АСУ ТП - Автоматизированные Системы Управления Технологическими Процессами.

Системы класса B - это  системы (подсистемы) подготовки и учета  производственной деятельности предприятия. Системы класса B предназначены для  выполнения класса задач, требующих  непосредственного участия человека для принятия оперативных (тактических) решений, оказывающих влияние на ограниченный круг видов деятельности или небольшой период работы предприятия.

В некотором смысле к таким системам принято относить те, которые находятся на уровне технологического процесса, но с технологией  напрямую не связаны.

В перечень основных функций систем (подсистем) данного  класса можно включить:

выполнение учетных  задач, возникающих в деятельности предприятия;

сбор, предварительную  подготовку данных, поступающих в  КИС из систем класса A, и их передачу в системы класса C;

подготовку данных и заданий для автоматического  исполнения задач системами класса A.

С учетом прикладных функций этот список можно продолжить следующими пунктами:

управление производственными  и человеческими ресурсами в  рамках принятого технологического процесса;

планирование и  контроль последовательности операций единого технологического процесса;

управление качеством  продукции;

управление хранением  исходных материалов и произведенной  продукции по технологическим подразделениям;

управление техническим  обслуживанием и ремонтом.

Классическими примерами  систем класса B можно считать:

MES - Manufacturing Execution Systems (системы управления производством);

MRP - Material Requirements Planning (системы планирования потребностей в материалах);

MRP II - Manufacturing Resource Planning (системы планирования ресурсов производства);

CRP - C Resource Planning (система планирования производственных мощностей);

CAD - Computing Aided Design (автоматизированные системы проектирования - САПР);

CAM - Computing Aided Manufacturing (автоматизированные системы поддержки производства);

CAE - Computing Aided Engineering (автоматизированные системы инженерного проектирования - САПР);

PDM - Product Data Management (автоматизированные системы управления данными);

SRM - Customer Relationship Management (системы управления взаимоотношениями с клиентами);

всевозможные учетные  системы и т.п.

Одна из причин возникновения  подобных систем - необходимость выделить отдельные задачи управления на уровне технологического подразделения предприятия.

Системы класса C - это  системы (подсистемы) планирования и  анализа производственной деятельности предприятия. Системы класса C предназначены  для выполнения класса задач, требующих  непосредственного участия человека для принятия стратегических решений, оказывающих влияние на деятельность предприятия в целом.

В круг задач решаемых системами (подсистемами) данного класса можно включить:

анализ деятельности предприятия на основе данных и информации, поступающей из систем класса B;

планирование деятельности предприятия;

регулирование глобальных параметров работы предприятия;

планирование и  распределение ресурсов предприятия;

подготовку производственных заданий и контроль их исполнения.

наличие взаимодействия с управляющим субъектом (персоналом), при выполнении стоящих перед  ними задач;

интерактивность обработки  информации;

повышенной длительностью  обработки данных, колеблющейся от нескольких минут до несколько часов или суток;

длительным периодом принятия управляющего решения;

наличием существенных временной и параметрической  зависимостей (корреляций) между обрабатываемыми  данными;

система оказывает  влияние на деятельность предприятия  в целом;

система оказывает  влияние на значительный период работы предприятия (от полугода до нескольких лет);

наличием непосредственного  сопряжения с системами класса B.

Классическими названиями системы класса С можно считать:

ERP - Enterprise Resource Planning (Планирование Ресурсов Предприятия);

IRP - Intelligent Resource Planning (системами интеллектуального планирования);

2 Информационные  технологии электронного офиса:  понятие, основные компоненты  и их назначение

 

Информационная  технология автоматизированного офиса  — организация и поддержка  коммуникационных процессов как  внутри организации, так и с внешней  средой на базе компьютерных сетей  и других современных средств  передачи и работы с информацией.

В настоящее время  известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и  некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации  офиса: текстовый процессор, табличный  процессор, электронная почта, электронный  календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Основные  компоненты:

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует  в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в  технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может  также поступать из внешнего окружения  фирмы. Специалисты должны владеть  основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, компьютерные конференции и  пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и  с другими фирмами.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для  создания и обработки текстовых  документов. Он позволяет добавлять  или удалять слова, перемещать предложения  и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и  режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю  память, а затем распечатывает  и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется  эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность  менеджеру постоянно оценивать  ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ  технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных  сред табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность  использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования  рабочим расписанием управленцев  и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает  дату и время встречи, или другого  мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при  помощи клавиатуры. Техническое и  программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует  аналогичным компонентам электронной  почты. Более того, программное обеспечение  календаря часто является составной  частью программного обеспечения электронной  почты.

Компьютерные конференции  и телеконференции. Компьютерные конференции  используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками  группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции  может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.