Информационные системы «фирма»

 

Таблицы базы данных связаны  между собой. Схема взаимосвязи  таблиц базы данных представлена на Рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Схема взаимосвязи  таблиц базы данных

 

1.2 Создание форм

 

Формы используют для  реализации ввода, редактирования и просмотра данных в таблицах базы данных. Простые формы используют для работы с одной таблицей. Составные формы используют для работы с двумя таблицами.

Созданное приложение содержит следующие формы:

Форма "Охранники", которая работает с одноименной таблицей "Охранники". Вид формы "Охранники" представлен на Рисунке 2

 

Рисунок 2 - Форма "Охранники"

 

Форма "Охранники" в  режиме конструктора показана на Рисунке 3.

 

Рисунок 3 - Форма "Охранники" в режиме конструктора

 

В данной форме реализованы следующие особенности: поле Категория организовать как поле со списком, список берется из таблицы Категории; поле Должность организовать как группу переключателей, имеющих два значения: охрана без оружия - 1; охрана с оружием - 2; поле Лицензия на оружие организовать как поле - флажок; поле Оклад организовать как поле с раскрывающимся списком; список берется из дополнительной таблицы; поле Надбавка организовать как группу переключателей, имеющих значения: 5, 10, 15.

Так же добавлены копки  перехода и поиска по записям.

Форма "Категории", которая работает с таблицей "Категории". Вид формы "Категории" представлен  на Рисунке 4.

 

Рисунок 4 - Форма "Категории"

 

Разработка формы в  режиме конструктора на Рисунке 5.

 

Рисунок 5 - Форма "Категории" в режиме конструктора

 

Форма "Заказы", которая работает с таблицей "Заказы". Вид формы "Заказы" представлен на Рисунке 6

 

Рисунок 6 - Форма "Заказы"

 

Рисунок 7 - Форма "Заказы" в режиме конструктора

 

• если Дата окончания работы меньше Даты начала работы, то выдается сообщение "Неверные даты";
• поле Заказ выполнен организовать как поле - флажок;

Форма "Заказы-Исполнители", которая работает с таблицами "Заказы" и "Исполнители". Вид формы "Заказы" представлен на Рисунке 8.

 

Рисунок 8 - Форма "Заказы-Исполнители"

 

В данной форме реализованы следующие особенности:

• поле Номер сотрудника организовать как поле с раскрывающимся списком, список берется из таблицы Охранники

Форма "Заказы-Исполнители" в конструкторе показана на Рисунке 9.

 

Рисунок 9 - Форма "Заказы-Исполнители" в режиме конструктора

 

Форма "Категории-Охранники", которая работает с таблицами "Охранники" и "Категории". Вид формы "Заказы" представлен на Рисунке 10.

 

Рисунок 10 - Форма "Категории-Охранники"

 

В данной форме реализованы  следующие особенности

• защитить поле Категория от изменений;
• вычислить количество сотрудников по каждой категории и отразить эти данные в главной части составной формы.

Форма "Категории-Охранники" в режиме конструктора

 

Рисунок 11 - Форма "Категории-Охранники" в режиме конструктора

 

2. Разработка  запросов и отчетов

2.1 Разработка запросов

 

Запросы условно можно  разделить на несколько групп:

• запросы на выборку данных;
• запросы с вычисляемым полем;
• запросы с групповыми вычислениями;
• параметрические запросы;
• перекрестные запросы;
• запросы на выполнение действий (создание таблицы, удаление и добавление записей в таблицу, изменением полей в таблице).

Запросы на выборку данных реализуют следующее:

• из таблицы Охранники вывести список сотрудников определенной категории;
• из таблицы Заказы вывести список заказов за определенную дату заказа;
• из таблицы Охранники вывести список сотрудников с определенной должностью;

Первый запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 12.

 

Рисунок 12 - Запрос на выборку  данных из таблицы Охранники в  режиме конструктора

 

Запрос, выбирающий из таблицы  Заказы вывести список заказов за определенную дату заказа показан на Рисунке 13

 

Рисунок 13 - Запрос по дате заказа

 

Результат выборки на Рисунке 14.

 

Рисунок 14 - Результат работы запроса по дате заказа.

 

Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 15.

 

Рисунок 15 - Запрос на выборку  данных из таблицы

 

Заказы по дате в режиме конструктора.

Запрос, выводящий из таблицы  Охранники список сотрудников с  определенной должнстью показан  на Рисунке 16.

 

Рисунок 16 - Запрос должности

 

Результат работы запроса  на Рисунке 17.

 

Рисунок 16 - Результат запроса.

 

Создать запрос с  вычисляемым полем Общий оклад (оклад + оклад, увеличенный на надбавку), для вычисляемого поля выбрать фиксированный формат с двумя знаками после запятой. В выборке вывести Номер сотрудника, Ф. и. о., Оклад, Надбавка, Общий оклад. Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 17.

 

Рисунок 17 - Запрос с вычисляемым  полем в режиме конструктора.

 

Выполнение запроса  показано на Рисунке 18.

 

Создать запрос по всем таблицам; в запрос включить Номер заказа и  вычисляемое поле - Стоимость заказа, которая вычисляется как произведение количества часов на стоимость часа работы. По вычисляемому полю произвести суммирование. Запрос в режиме конструктора на Рисунке 21.

 

Рисунок 21 - Запрос с вычисляемым  полем.

 

Результат работы приведен на Рисунке 22.

 

Рисунок 22 - Работа запроса.

 

Создать параметрические  запросы: запрашивается категория, выдается список сотрудников, имеющих  заданную категорию из таблицы Охранники;

Рисунок 23 - Работа запроса.

 

Выполнение запроса  выбирающего определенную Категорию.

 

Рисунок 24 - Работа запроса.

 

запрашиваются две даты, выдаются заказы, которые должны быть выполнены в заданный интервал дат;

 

Рисунок 25 - Запрос с вычисляемым  полем.

 

2.2 Разработка отчетов

 

Существует несколько  вариантов создания отчетов в Access:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки.

Отчет - это форматированное  представление данных, которое выводится  на экран, в печать или файл. Они  позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов  относятся:

• Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
• Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
• Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
• Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
• Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

В данной курсовой работе необходимо создать следующие отчеты:

Отчет на основе таблицы  Охранники, записи сгруппировать по категории. Отчет в режиме конструктора представлен на Рисунке 17.

 

Рисунок 26 - Отчет в  режиме конструктора

 

Отчет в режиме предварительного просмотра представлен на Рисунке 18.

 

Рисунок 27 - Отчет в  режиме предварительного просмотра.

 

Отчет на основе параметрического запроса, запрашивается номер заказа, выдаются исполнители:

 

Рисунок 28 - Выбор номера заказа

 

Рисунок 29 - Отчет список сотрудников

 

Рисунок 30 - Отчет в  режиме конструктора

 

Отчет на основе всех таблиц, в отчете записи сгруппировать по номеру заказа и рассчитать стоимость  каждого заказа и всех заказов.

 

Рисунок 31 - Отчет список заказов

 

Отчет в режиме конструктора выводящий список заказов показан на Рисунке 32.

 

Рисунок 32 - Отчет список заказов

 

Отчет в режиме просмотра  выводящий список заказов показан  на Рисунке 32

 

Рисунок 33 - Отчет в  режиме просмотра

 

Отчет в режиме конструктора выводящий список сотрудников, выполняющих заказ показан на Рисунке 34

 

Рисунок 34 - Отчет в  режиме конструктора

 

Отчет в режиме просмотра  выводящий список заказов показан  на Рисунке 35

 

Рисунок 35 - Отчет список сотрудников

 

3. Разработка  макросов, модулей и панели управления

3.1 Создание макросов

 

Макрос - это средство для автоматизации задач и  добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной  кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы  можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором  программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При  создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.