Информационные процессы хранения информации – базы данных, банки данных, хранилища данных, витрины данных

- СУБД минимизируют  общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное  приложение Windows. При этом производительность  СУБД органично сочетаются со  всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально  спроектирован для создания многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

В рамках этой курсовой работы необходимо спроектировать и  реализовать средствами MS ACCESS информационную систему, поддерживающую базу данных лекарственных препаратов.

5.АНАЛИЗ  ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

5.1.Описание  предметной области и функции решаемых задач

В курсовой работе в соответствии с заданием создается база данных лекарственных препаратов.

Предметом области автоматизации  являются удобное и исчерпывающее  получение информации о лекарственных препаратах, удобный интерфейс для просмотра базы данных, внесения и редактирования новых позиций и вывода на принтер, а также получение некоторых статистических данных.

6.ОПРЕДЕЛЕНИЕ  ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ

Логическая структура базы данных определяется совокупностью логически связанных таблиц. Связи между таблицами осуществляются посредствам общих реквизитов (ключевых или не ключевых).

7.СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

7.1.Общее представления  о базе данных

База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для  поиска и извлечения только  требуемых данных;

- формы для  просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для  анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

База данных для решения поставленной задачи состоит из:

1. Таблиц
1. Таблица «Группы товаров» состоит из полей групп товаров, т.к. для удобства просмотра ассортиментный перечень лучше разбить на группы, а также столбцов описание, код группы и ключ группы;
2. Таблица «Лекарственны препараты» состоит из полей: код лекарственные препараты, наименования товара, фирма производитель, год выпуска, формы выпуска, примерная цена, группы товаров, наличие аналогов;
2. Запросов
1. Запрос «Запрос наличия лекарственных препаратов» выполняет выборку данных о количестве препаратов данной группы;
3. Форм
1. Форма «Лекарственные препараты» позволяет редактировать таблицу «Лекарственные препараты»;
4. Отчетов
1. Отчет «Отчет товаров» представляет собой необходимую суммирующую информацию таблиц «Группы товаров» и «Лекарственные препараты»

7.2.Структура  таблиц

Данные в  базе данных хранятся в таблицах, каждая из которых имеет свое уникальное имя в базе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
• МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

 

Типы данных в полях таблиц

Таблица «группы  товаров»

Группы товаров	Текстовый
Описание	Текстовый
Код_группы	Числовой
Ключ группы	Числовой

 

Таблицы «лекарственные препараты»

Код_лекарственные  препараты	Счетчик
Наименование  товара	Текстовый
Фирма производитель	Текстовый
Год выпуска	Дата/время
Формы выпуска	Текстовый
Примерная цена	Денежный
Группы товаров	Числовой
Наличие аналогов	Логический

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах.

Важной особенностью индексов является то, что можно  использовать индексы для создания первичных ключей. В этом случае индексы должны быть уникальными. Первичные  ключи и дополнительные индексы используются при определении отношений между таблицами и условий целостности данных.

В базе данных содержится множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих значений в ключевых полях. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ - связанной.

7.3.Схема данных

Учитывая все  вышесказанное нарисуем схему данных

Рис. «Схема данных»

7.4.Пользовательские  формы

Формы Access позволяют  создавать пользовательский интерфейс  для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются  из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и  редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректностиданных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

7.5.Создание  запросов

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно:

• Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц;
• Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей;
• Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

• Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
• Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.
• Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.
• Запросы с параметрами - это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

7.6.Создание  отчетов

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

• Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчёт позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.
• В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.
• Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при  помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов  старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

 

 

 

8.ПРОГРАММНАЯ  РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ

8.1.Таблица  «Лекарственные препараты»

Прежде чем  заново строить структуру таблицы, нужно подумать, можно ли воспользоваться  одним из стандартных шаблонов мастера  таблиц. Это позволит сэкономить время.

Воспользуемся функцией «Создание таблиц с помощью  мастера». Через окно «Создание таблиц»  заполним поля описанные выше в разделе  «структура таблиц», в случае надобности воспользуемся функцией «Переименовать поле». Мастер сгенерирует таблицу  и откроет таблицу в режиме ввода данных.

8.2.Таблица  «Группы товаров»

Для освоения навыков  использования различных функций MS Access при построении таблицы «Группы  товаров» воспользуемся конструктором  таблиц. С помощью конструктора можно  формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.