Информационно-телекоммуникационная инфраструктура, компьютерные сети

 

Для многих компаний внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса: прежде всего, обеспечения предприятий продукцией, поступающей по кооперации от специализированных поставщиков по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Обычно высшие менеджеры многоуровневых систем разрабатывают стратегические решения (например, по какому транспортному коридору направить грузопотоки). Они не должны беспокоиться о технических характеристиках и количестве ПС, требующихся для обеспечения каждой конкретной перевозки. Эти вопросы относятся к уровню тактических решений, которые принимаются менеджерами среднего звена управления, например, менеджером- логистом. Оперативное принятие решений осуществляется на производственном уровне диспетчером, который определяет детальное планирование, вплоть до составления сменно-суточного плана (ССП). Этот иерархический подход, который должен включать и обратную связь, может и не обеспечить оптимальное решение, но он позволяет своевременно управлять производственным процессом.

Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и данными о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.п.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т.д.).

Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной, а уменьшающая это влияние — отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, корректирующие его поведение. Управляющие воздействия каждого контура управления могут влиять на реакцию управляемого объекта и на управляющие воздействия в других контурах управления. В таких случаях их называют системами многосвязного управления.

Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашел широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно-административных системах. Одно из главных достоинств этого метода — возможность работы элементов систем управления в условиях большого числа случайных воздействий различного вида.

Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом.

К началу 1990-х годов концепция автоматизированных систем управления претерпела кризис, а старая терминология стала вытесняться новой. На смену классическим АСУ пришло следующее поколение АСУ предприятиями — корпоративные информационные системы (КИС). Возрождение интереса к информационным системам в России неслучайно и вызвано вполне объективными причинами. Проблема, перед которой сегодня оказались наши предприятия, заключается в том, что закупленные ранее (или разработанные собственными силами) и установленные на них АСУ перестали удовлетворять требованиям, которые предъявляют современные динамичные бизнес-системы.

Проблема заключается не в качестве программирования или мощности средств ВТ, а в изменении точки зрения на основные функции АС в устаревшей технологии их проектирования.

Таким образом, КИС — это система, которая непосредственно осуществляет организационную, управленческую и производственную деятельность предприятия, а не является вспомогательной или сервисной прослойкой.

Принцип работы КИС совершенно иной, чем у АСУ. Современная информационная система должна быть ориентирована на реализацию бизнес-процессов соответствующей штатной структурой с помощью стандартной системы документооборота.

Рассматривая принципиальные подходы к автоматизации процедур обработки всех видов документов, следует отметить поэтапную интеграцию последних разработок системного и прикладного ПО в пакеты специализированных прикладных программ. В табл. 1 приведена систематизация ПП, реализующих в КИС автоматизацию документооборота.

Проводя сравнительный анализ и учитывая тот факт, что КИС являются составным элементом в интегрированных системах управления предприятием (ИСУП), следует отметить, что для российских предприятий задача автоматизации своей административно- хозяйственной и производственной деятельности приобрела первостепенное значение.

Старые АСУ уже не могли решить эту проблему — министерства и отраслевые институты, ранее занимавшиеся проектированием таких систем, были ликвидированы, ответственность за их развитие и поддержку их продуктов нести стало некому. Сотрудники АСУ-департаментов предприятий быстро отказались от их обслуживания; не последнюю роль здесь сыграло то, что автоматизация традиционно занимала последние места в списке приоритетов предприятия. Кроме того, не было выработано основных сравнительных критериальных оценок и принципиальных подходов к решению концептуальных задач выбора технологии автоматизации управления, которые могли бы помочь в выборе сложных и дорогих ПП.

Таблица 1

Функциональная направленность систем автоматизации документооборота

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к работнику, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любой организации, в частности — АТП. Главным условием успешной профессиональной деятельности работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, контроль управляющих воздействий, составление отчетов, ввод, обновление и поиск информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

-обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

-сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

-хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

-работа между исполнителями должна быть скоординирована;

-движение документов нужно по возможности оптимизировать;

-должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов — в рамках объединения.

В ходе выполнения производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях предприятия часто появляется несколько копий документа, при этом в его составлении могут участвовать различные исполнители. Обычно преобладает ручной способ составления документа, а степень механизации и автоматизации этого процесса низка, имеет место дублирование реквизитов, излишняя многоступенчатость и длительность пребывания документов у исполнителей.

Решение задач управления и принятия решений подразумевает широкое использование автоматизированных информационных технологий, работу в электронном офисе. По степени автоматизации работ в электронном офисе выделяют:

-электронную обработку данных с использованием ПК, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;

-автоматизацию управленческой деятельности;

-комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные ИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные ИТ, получившие название экспертной поддержки решений, обеспечивающие:

-использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей;

-создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций;

-качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

-один или несколько ПК, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

-печатающие устройства;

-средства копирования документов;

-модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

-сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

-проекционное оборудование для проведения презентаций.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов (ИП), включающих специализированные программы и ИТ, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав ПО электронного офиса могут также входить:

-программа анализа и составления расписаний;

-программа презентации;

-графический редактор;

-программа обслуживания факс-модема;

-сетевое ПО;

-программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе ИП. В ИП электронного офиса входят ПП, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

-текстовый редактор;

-электронная таблица;

-система управления БД;

-средства телекоммуникаций;

-графический редактор.

Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие ПП осуществляется на уровне представления документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Corel Office, Smart Suite фирмы IBM и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является Microsoft Office. Наибольшее распространение (90 % данного сегмента рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота ИП, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте (АРМ), и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса.

Занимая минимум места на экране дисплея, входящая в ИП Microsoft Office программа Microsoft Office Manager позволяет осуществить быстрый запуск основных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользователей разработана комплексная система MS Office Mania, в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяющий:

-распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением (один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно, при этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины);

-просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска;

-а также редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

Для автоматизации документооборота на малых и средних предприятиях с небольшим объемом документов, имеющих один или несколько компьютеров, возможно использование достаточно широко распространенных и удобных ИП Microsoft Office. Если на предприятии имеется большой объем документации, необходимо использовать специализированные ИП управления документооборотом.