Информационная технология автоматизации информационных процессов

• электронная обработка данных;
• автоматизация функций управления;
• поддержка принятия решений;
• электронный офис;
• экспертная поддержка.

По классу реализуемых  технологических операций АИТУ можно  разделить:

• на системы с текстовым редактором;
• системы с табличным процессором;
• системы управления базами данных;
• системы с графическими объектами;
• мультимедийные системы;
• гипертекстовые системы.

Рис. 2. Структура комплекса технических средств автоматизированной информационной технологии.

В многоуровневых и распределенных АИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний.

В связи с бурным развитием  телекоммуникационного сервиса  и возможностью доступа к удаленным  информационным ресурсам всех стран  и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев  эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы  основной упор делался на выявление  затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны  прежде всего: оперативное принятие решений; степень адекватности аналитических данных реальным процессам; возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

В настоящее время сложилось  два направления автоматизации  управленческой деятельности, связанных  с применением автоматических и  автоматизированных систем. Они различаются  характером объектов управления: если в первом случае объектами управления являются технологические процессы и работа оборудования и человек  не принимает участия в процессе управления, то во втором – коллективы людей, занятых в сфере материального  производства и сфере обслуживания, где роль человека остается определяющей.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи  и функционирования звена «человек-машина», распределения информационных и  управляющих функций между оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все технологии можно разделить на информационные и управляющие. Информационные технологии, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном  для обозрения виде измерительную  информацию о ходе технологического или производственного процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, какие управляющие воздействия  следует произвести, чтобы управляемый  процесс протекал наилучшим образом. Выработанная управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную  роль, выдавая для него необходимую  информацию.

Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отчеты о нормальном ходе производственного  процесса и, с другой – информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса. Различают  два вида информационных технологий:

информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору  после его связи с системой по соответствующему запросу. В них  ЭВМ необходима только для сбора  и обработки информации об управляемом  объекте. На основе информации, переработанной ЭВМ и представленной в удобной  для восприятия форме, оператор принимает  решения относительно способа управления объектом. ЭВМ предоставляет широкие  возможности для математической обработки данных (сравнение текущих  значений параметров с их максимально  и минимально допустимыми значениями, прогнозирование характера изменения  контролируемых параметров). В математическое обеспечение ЭВМ входят библиотека рабочих программ, каждая из которых  выполняет одну или несколько  функций централизованного контроля, и программа-диспетчер, выбирающая для выполнения ту или иную рабочую  программу. Общение между оператором и ЭВМ ведется в режиме «запрос-ответ»;

информационно-советующие (активные), которые сами выдают абоненту предназначенную  для него информацию периодически или  через определенные промежутки времени. В этих системах, наряду со сбором и  обработкой информации, выполняются  следующие функции: определение  рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим  параметрам процесса, определение управляющих  воздействий по всем или отдельным  управляемым параметрам процесса.

Эти технологии применяют  в тех случаях, когда требуется  осторожный подход к решениям, выработанным формальными методами. Это связано с неопределенностью в математическом описании управляемого процесса: математическая модель недостаточно полно описывает технологический (производственный) процесс, так как учитывает лишь часть управляющих и управляемых параметров; математическая модель адекватна управляемому процессу лишь в узком интервале технологических параметров; критерии управления носят качественный характер и существенно изменяются в зависимости от большого числа внешних факторов. Неопределенность описания может быть связана с недостаточной изученностью технологического процесса, и реализация адекватной модели потребует применения дорогостоящей ЭВМ. При большом разнообразии и объеме дополнительных данных общение оператора с ЭВМ строится в виде диалога.

Промежуточным классом между  информационной и управляющей технологиями можно считать информационно-управляющую  систему, которая предоставляет оператору достоверную информацию о прошлом, настоящем и будущем состоянии производственной системы. Следовательно, кроме программ сбора и обработки производственной информации, необходима реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования, моделирования, планирования и др.

Управляющая технология осуществляет функции управления по определенным программам, заранее предусматривающим  действия, которые должны быть предприняты  в той или иной производственной ситуации. За человеком остается общий  контроль или вмешательство в  тех случаях, когда возникают  непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства.

Система автоматизации проектных  работ (САПР) – это организационно-техническая  система, состоящая из комплекса  средств автоматизации проектирования (который взаимосвязан с необходимыми подразделениями проектной организации  или коллективом специалистов –  пользователей системы) и выполняющая  автоматизированное проектирование. Составными структурными частями САПР являются подсистемы, обладающие всеми свойствами систем и создаваемые как самостоятельные. Подсистемой САПР называют выделенную по некоторым признакам часть  САПР, обеспечивающую получение законченных  проектных решений.

Поскольку невозможно для  ряда задач полностью автоматизировать процесс проектирования, актуальным является эффективное интерактивное  общение пользователя с ЭВМ. В  процессе проектирования наиважнейшими  остаются задачи оптимизации (например, задача оптимального выбора структуры  процесса проектирования или оптимизации  проектного решения). Оптимальные решения  можно выбирать разными путями, используя  метод имитационного моделирования, векторные кривые оценки качества и  т. п.

Автоматизированная система  управления производством (АСУП) представляет собой сложную, иерархически управляемую  систему, состоящую из коллектива работников аппарата управления, комплекса технических  средств, различных методик и  инструментов, носителей данных. Как  всякая сложная система, АСУП подразделяется на подсистемы, органическое взаимодействие которых при реализации задач  управления обеспечивает достижение основной цели – оптимизации принятия решения.

Создание и внедрение  АСУП привело к тому, что информационным процессам, их организации, проектированию, подготовке и выполнению уделяется  такое же внимание, как и производственным. В структуре АСУП обычно выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Подсистемой называют часть автоматизированной системы управления, выделенную по функциональному или структурному признаку, отвечающему конкретным целям  и задачам.

Системы, в которых управление ходом процесса осуществляется без  вмешательства человека, называются автоматическими. Однако, когда не известны точные законы управления, человек  вынужден брать управление (определение  управляющих сигналов) на себя (такие  системы называются автоматизированными). В этом случае ЭВМ представляет оператору  всю необходимую информацию для  управления технологическим процессом  при помощи дисплеев, на которых  данные могут высвечиваться в  цифровом виде или в виде диаграмм, характеризующих ход процесса; могут  быть представлены и технологические  схемы объекта с указанием  состояния его частей. ЭВМ может  также «подсказать» оператору некоторые  возможные решения.

Автоматизированное  рабочее место специалиста

В управленческой деятельности главную роль играет оперативный  обмен данными, который занимает до 96 % времени руководителя и до 60 % времени специалистов. В условиях нестабильности рыночной экономики  и принятие решений по управлению является сложнейшей задачей. Специалисты, принимая решения, встают перед проблемой  изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное  функционирование рассматриваемой  ими системы. В связи с этим получили распространение и широко применяются различные информационные технологии. Их использование позволяет  осуществлять рассылку документов внутри организации, отправлять, получать и  обрабатывать сообщения с различных  рабочих мест, проводить телеконференции, совещания специалистов, находящихся  на значительном расстоянии друг от друга.

Проблема обмена данными  тесно связана с организацией работы автоматизированных рабочих  мест (АРМ) в составе локальной  и глобальной (Internet) сетей. Автоматизированные рабочие места являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, на которых специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач и анализа функций управления. С помощью АРМ усиливается интеграция управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место обеспечивает работу в многофункциональном режиме. Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической работы носит конкретный характер, диктуемый специализацией (предметной областью), поставленными целями, объемами работы.

Влияние информационных технологий на развитие реинжиниринга  бизнес-процессов

Одна из причин развития реинжиниринга бизнес-процессов  как стратегического инструмента  – это повышение роли информационных технологий практически в каждой сфере деятельности организации, а  также увеличение потенциала этих технологий. Современные информационные технологии дают возможность работать по-новому, а следовательно, порождают новый подход к проектированию процессов. Они позволяют:

• автоматизировать существующий процесс, т. е. новая информационная технология используется в этом случае для автоматизации процесса, а не для его изменения;
• использовать компьютеры как инструмент проведения расчетов, анализа, т. е. для автоматизации интеллектуального труда;
• полностью изменить технологический процесс обработки информации (вместо автоматизации этапов существующего процесса, например, можно изменить последовательность выполнения технологических шагов, внедрив сетевую обработку в реальном масштабе времени);
• исключить посредников (в технологическом процессе их может заменить прямая компьютерная связь, например виртуальные магазины в Internet);
• использовать новые технологии при требовании радикального, творческого изменения бизнес-процесса, а не просто проводить автоматизацию, т. е. в этом случае технология играет роль движущей силы преобразования бизнес-процесса, внедрения современных методов работы. Реинжиниринговая команда должна обладать знаниями о существующих технологиях и о том, каким образом можно использовать их для изменения бизнес-процессов.

Наиболее часто встречающимися способами использования информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов  являются:

использование единых баз  данных, что позволяет избавиться от определенных промежуточных этапов документооборота (например, финансовый отдел может поместить свою информацию в базу данных для совместного использования всеми подразделениями предприятия или поместить свой производственный график в базу данных, сделав его доступным для поставщиков);

внедрение сетевых технологий, которые обеспечивают установление связи с удаленными пользователями (например, использование электронной  почты дает возможность удаленному пользователю выполнять несколько  этапов процесса, что, в свою очередь, способствует снижению загрузки офисных  работников);

внедрение экспертных систем, что способствует замене экспертов  и узких специалистов неспециалистами  и специалистами широкого профиля, уменьшая тем самым численность  работников, занятых в процессе, и, следовательно, снижая число задержек и ошибок, возникающих в ходе взаимодействия между людьми;

внедрение систем поддержки  принятия решений, что позволяет, предоставляя информацию и инструменты для  ее обработки, избавить менеджеров от принятия тактических решений, передаваемых их исполнителям, т. е. на более низкий уровень управления.