Функция MS EXCEL

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………....3 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ MS Excel…………………………....4 2. Функция ms EXCEL…………………………………………………7 2.1 Финансовые функции………………………………………………….8 2.2 Текстовые функции…………………………………………………...10 2.3 Логические функции………………………………………………….10 2.4 Статистические функции……………………………………………..11 2.5 Математические функции……………………………………………11 2.6 Ссылки и массивы…………………………………………………….12 2.7 Дата и время…………………………………………………………...13 2.8 Проверка свойств и значений………………………………………...13 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………...15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

С каждым годом резко сокращается число предприятий и организаций, не имеющих компьютерной базы. Современные руководители, менеджеры и экономисты уже не представляют, как можно выполнять работу, не имея в своем распоряжении пакета офисных программ, электронной почты и Интернета. И это не случайно. Ведь в условиях конкуренции только эффективное ведение бизнеса позволяет выжить на рынке и добиться успеха. Одной из таких необходимых и труднозаменимых программ является офисная программа MS Excel.        MS Excel имеет много функциональных возможностей. На ней можно создавать как простейшей таблицы, например таблицы умножения, так и разрабатывать более сложные, в которых производится расчет НДС, простых и сложных процентов по вкладу, генерируется написание дат и сумм прописью. MS Excel помогает формировать и анализировать различные списки (например, с данными о сотрудниках, должностных окладах и т.д.), а также выполнять с их элементами разные операции: изменять должностные оклады, начислять премии, рассчитывать выплаты, связанные с временной нетрудоспособностью. Знание приемов работы со списками позволит проводить маркетинговые исследования, в частности анализировать объемы продаж товаров как отдельным клиентам, так и по регионам.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ MS Excel

Excel, как и любая электронная  таблица, представляет собой инструмент  для вычислений. Каждая ячейка  в Excel может содержать данные одного  из трех типов: текст, число или  формула.    Формула - выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа «равно» (=). В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций -- сложения, вычитания, умножения.         Excel выполняет вычисления последовательно, но некоторые операции имеют более высокий приоритет и выполняются раньше других:   1. Возведение в степень и выражения в круглых скобках.   2. Умножение и деление.        3. Сложение и вычитание.        Ввод формул:          Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши.  Например, вместо того, чтобы «вручную» набирать =C6+C7+..., можно сделать следующее:           - ввести «=»;           - щелкнуть мышью на ячейке C6 (ее адрес появится в формуле);   - ввести «+»;           - щелкнуть на C7 и т. д.       Копирование формул:         В учебной задаче мы вставляли суммы отдельно в каждую ячейку по строке 10 и по столбцу F. Однако Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически.          Выделите ячейку С10. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму черного крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вправо по горизонтали, - так, чтобы смежные ячейки D10 и E10 были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши.     Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:        - при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу;              - при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.   Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.           Абсолютные адреса         Чтобы запретить программе Excel механически изменять адрес ячейки, достаточно перед номером столбца и номером строки записать символ «$», т.е. вместо относительного указать абсолютный адрес (например, $F$10). Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов. Знак «$», указанный перед номером строки, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления строк и столбцов.         Для быстрого изменения типа адресации используется функциональная клавиша F4.          Вместо абсолютной адресации мы можем воспользоваться именем ячейки. Например, если присвоить ячейке F10 имя Всего, вместо адреса F$10 можно указать: Всего.          При присвоении имен нужно учитывать следующее:     - имена должны состоять из букв, цифр, точек и символов подчеркивания;            - пробелы не допускаются;         - прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково;   - можно использовать как латинский, так и русский регистр.  Пример применения абсолютной адресации - задача расчета заработной платы, где при расчете суммы налога применяется абсолютная ссылка на ячейку со ставкой налогообложения.      Проценты           В столбце G мы записали формулы для расчета долей округов города в общей сумме выручки. Очень часто нам необходимо показать эти доли в процентах (т. е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши.       Выделите столбец G и щелкните мышью на кнопке панели «Форматирование» с изображением %. Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%».         Возможности Excel позволяют создавать сложные формулы. Но длинная мощь Excel как программного средства реализуется через широкий набор встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислительных и логических процедур.

 

 

 

 

 

 

 

2. Функция ms EXCEL

В общем случае - это переменная величина, значение которой зависит от значений других величин (аргументов). Функция имеет имя (например, КОРЕНЬ) и, как правило, аргументы, которые записываются в круглых скобках следом за именем функции. Скобки -- обязательная принадлежность функции, даже если у нее нет аргументов. Если аргументов несколько, один аргумент отделяется от другого запятой. В качестве аргументов функции могут использоваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и функции. Смысл и порядок следования аргументов однозначно определен описанием функции, составленным ее автором. Например, если в ячейке G6 записана формула с функцией возведения в степень =СТЕПЕНЬ(A4,2.3), значением этой ячейки будет значение A4, возведенное в степень 2.3.           В процессе конструирования выражений, содержащих формулы, существенную помощь пользователю оказывает Мастер функций. Вызов Мастера функций осуществляется либо из меню Вставка --> Функции, либо с помощью одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная. Далее в появившемся окне диалога необходимо выбрать категорию функций и далее -- нужную функцию из категории (рис. 1). Использование окна Мастер функций оказывает помощь при задании аргументов функций. В качестве аргументов функции могут использоваться другие функции и адреса ячеек. Работая с функциями, помните:       1. функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение: арифметическое, символьное или логическое;    2. существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют текстовые строки); 3. существуют функции без аргументов (например, функция ПИ() возвращает число П = 3.1415...).        В программе Excel можно использовать свыше 400 функций, которые разделены на категории (тематические группы): математические, финансовые, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, дата и временя, проверка свойств и значений.  Для того, чтобы воспользоваться перечисленными или другими функциями Excel, вам необязательно читать толстые книги по этому продукту. Полное описание всех функций имеется в справочной системе Excel. Правда, к справочной системе Excel следует относиться критически: в ней имеются неточности и даже ошибки (особенно в описании логических операций).            Теперь рассмотрим, что представляет из себя каждая из этих категорий.

2.1 Финансовые функции

По типу решаемых задач финансовые функции Excel делятся на следующие условные группы:          - для анализа аннуитетов и инвестиционных проектов;     - для анализа ценных бумаг;         - для расчета амортизационных платежей;       - вспомогательные.         Функции каждой группы имеют практически одинаковый набор обязательных и дополнительных (необязательных) аргументов.  Например, функция ДДОБ ДДОБ(нач_стоимость,ост_стоимость,время_эксплуатации, период, коэфициент)          Результат: Величина амортизации имущества для указанного периода при использовании метода двухкратного учета амортизации или иного явно указанного метода.         Аргументы:        нач_стоимость - начальная стоимость имущества;    ост_стоимость - остаточная стоимость имущества;

время_эксплуатации - количество периодов, охватывающих промежуток времени, в течение которого имущество амортизируется (период амортизации);           период - период, для которого требуется вычислить амортизацию (аргументы период и время_эксплуатации должны быть выражены в одинаковых единицах измерения);       коэффициент - норма снижения балансовой стоимости (амортизации); если коэффициент опущен, то предполагается, что он равен 2 (метод двухкратного учета амортизации).        Все пять аргументов должны принимать только положительные значения.           Рисунок 2. - Диалоговое окно ввода аргументов функции ДДОБ

 

 

 

2.2 Текстовые функции

Большое количество функций предназначено для обработки текстов. С помощью этих функций пользователь может преобразовывать прописные литеры в строчные, текстовые значения в числовые и обратно, а также выполнять целый ряд других операций. В качестве аргументов текстовых функций используются, как правило, цепочки символов.   Например, функция ДЛСТР       ДЛСТР(текст)         Результат: Количество символов в текстовом аргументе текст. Аргументы:          текст - текст, длину которого нужно определить. При вычислении длины текста учитываются пробелы.

2.3 Логические функции

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать, по крайней мере, один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения.        Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).     Например, функция ИЛИ        ИЛИ (логическое_значение1,логическое значение2,...)   Результат: Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.       Аргументы: логическое_значение1, логическое_значение2,... - от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Можно использовать функцию ИЛИ как формулу массива, чтобы проверить, имеются ли значения в массиве. Для того чтобы ввести функцию ИЛИ как формулу массива, нажмите клавиши [Ctrl+Shift].

2.4 Статистические функции

Применение статистических функций облегчает пользователю статистический анализ данных. Количество доступных статистических функций в седьмой версии программы увеличилось, и можно утверждать, что по спектру доступных функций Excel сегодня почти не уступает специальным программам обработки статистических данных. Для того чтобы иметь возможность использовать все статистические функции, следует загрузить надстройку Пакет анализа.      Основу статистического анализа составляет исследование совокупностей и выборок. Выборка представляет собой подмножество совокупности. В качестве примера выборки можно привести опросы общественного мнения. Исследуя выборки с помощью вычисления отклонений и отслеживания взаимосвязей с генеральной совокупностью, можно проследить, насколько репрезентативна выборка.    Целый ряд статистических функций Excel предназначен для анализа вероятностей.          Например, функция ДИСП      ДИСП(число1,число2, ...)       Результат: Дисперсия выборки. Аргументы рассматриваются как выборка из генеральной совокупности.       Аргументы: число1, число2,... - не более 30 аргументов; текстовые, логические и пустые поля приводят к ошибке.

2.5 Математические функции

Среди функций рабочего листа одну из наиболее многочисленных категорий образуют математические функции. Применение этих функций позволяет значительно ускорить и упростить процесс вычислений. В качестве аргументов математических функций выступают, как правило, числовые значения.         Например, функция КОРЕНЬ      КОРЕНЬ(число)         Результат: Корень квадратный числа.      Аргументы: число - число, для которого вычисляется квадратный корень (если число отрицательное, то функция КОРЕНЬ возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!).

2.6 Ссылки и массивы

Функции этой категории используются в первую очередь при работе со ссылками. Сюда относится определение адресов ячеек, размеров диапазонов ячеек и т. п.          Например, функция ВПР  ВПР(искомое_значение,инфо_таблица,номер_столбца,интервальный_ просмотр).            Результат: В матрице инфо_таблица ищется строка, первая колонка которой содержит величину искомое_значение. В найденной строке из колонки номер_столбца извлекается значение и возвращается функцией. Аргументы: искомое_значение - задает значение, которое функция ищет в первой колонке матрицы (если это значение не будет найдено, будет взято ближайшее меньшее; если меньшего не существует, возникнет ошибка #Н/Д);           инфо_таблица - таблица, содержащая искомые данные;   номер_столбца - колонка в найденной строке, из которой должно быть взято значение;        интервальный_просмотр - логическое значение, которое определяет характер поиска: точное или приближенное соответствие. Если этот аргумент имеет значение ИСТИНА или опущен, то возвращается приблизительно соответствующее значение. Если этот аргумент имеет значение ЛОЖЬ, то функция ВПР ищет точное соответствие. Если таковое не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.

2.7 Дата и время

Excel хранит дату в виде последовательных  чисел (сериальных чисел), а время  в виде десятичной части этого  значения (время является частью  даты). Значения даты и времени представляются числами, поэтому их можно использовать в вычислениях. Например, чтобы определить длительность промежутка времени, можно вычесть из конечного начальный момент времени. При использовании основного формата для ячеек, содержащих дату и время, можно отобразить дату в виде числа или время в виде дробной части числа с десятичной точкой.        Например, функция ВРЕМЯ    ВРЕМЯ(часы,минуты,секунды)      Результат: Значение времени в числовом формате, соответствующее введенным аргументам. Это десятичная дробь в интервале от 0 до 0,99999999, представляющая время суток от 0:00:00 (12:00:00 ночи) до 23:59:59 (11:59:59 вечера).         Аргументы: часы - число от 1 до 24 (количество часов);  минуты - число от 1 до 59 (количество минут);    секунды - число от 1 до 59 (количество секунд).

2.8 Проверка свойств и значений

В рабочих листах эти функции используются главным образом вместе с функцией ЕСЛИ в случае, если результаты вычислений зависят от содержимого ячейки. Девять функций этой категории используются для проверки типа значения или ссылки. Каждая из этих функций проверяет тип значения и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.    Например, функция ЕПУСТО

ЕПУСТО(значение)         Результат: Возвращает значение ИСТИНА в случае, если значение ссылается на пустую ячейку.        Аргументы: значение - проверяемое значение. (Значение может быть пустой ячейкой, значением ошибки, логическим значением, текстом, числом, ссылкой или именем объекта любого из перечисленных типов.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Информатика в экономике: Учеб. Пособие / Под ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478 с. 2. Компьютерные системы и сети: Учеб. Пособие / В.П. Косарева и др. / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 464 с.: ил.            3. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2008 г. - 704 с.        4. Сайт Интернета - http://www.taurion.ru/excel/10 - Самоучитель MS Excel.