Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На  тему: Формирование запросов и отчетов  для однотабличной базы данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

1.Понятие запроса…………………………………………………3

2.Типы запросов……………………………………………………4

3.Отчеты……………………………………………………….……6

4.Экспорт данных в другие приложения Microsoft Office……11

Литература…………………………………………………………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие запроса

Запрос — это набор инструкций, который можно использовать для  обработки данных. Запросы являются основным средством просмотра,  отбора, изменения и  анализа информации, которая содержится в одной или  нескольких таблицах базы данных.  Они  также используются в качестве источника  данных для форм и отчетов. Запросы  позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

 Запрос не только возвращает  результаты, — которые можно сортировать, группировать и фильтровать — с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные. Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access.

При  наличии  открытой  базы данных любой  ее запрос  открывается с  вкладки  Запросы, доступной  через меню  Вид. Объекты  базы данных - Запросы. После выделения запроса и нажатия кнопки.  Открыть пользователю демонстрируется результат в виде преобразованной соответствующим образом таблицы или группы таблиц. Открытие запроса ведет к открытию

всех  таблиц,  включенных     в запрос,  без  вывода   их  на экран.  Все  изменения    данных, проводимые в ходе выполнения запроса, отражаются в этих таблицах.    Если в базе данных не сохранены  ранее сделанные запросы или  существующие запросы 

не  удовлетворяют    пользователя,  можно   создать  новый   запрос,  воспользовавшись    меню  Вставка, Запрос, Создать   в окне   базы  данных  (при Microsoft Access 2003).

 

 

2.Типы запросов

Выделяют 5 типа запросов: запрос на выборку, запрос с параметрами, перекрестный запрос, запрос на изменение и запрос SQL.

Запрос  на выборку:

При данном запросе необходимо отобрать данные из одной или нескольких таблиц базы данных, которые затем отобразятся в виде набора записей в таблице данных.  Запрос на выборку можно использовать для группирования данных и вычисления сумм, количеств, средних чисел и других типов итоговых значений.

Запрос  с параметрами:

 При запуске  выводит в собственном диалоговом  окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения  записей. Можно разработать запрос  с параметрами, предлагающий ввести  нескольких единиц данных, например  фамилию и имя. Затем Access может  вернуть все записи, приходящиеся  на интервал времени между  этими датами.

 

 

 

Перекрестный  запрос:

Этот запрос позволяет упорядочить набор записей для облегчения их просмотра с использованием заголовков строк и столбцов. Данные можно увидеть с точки зрения сразу двух категорий.

Запрос  на изменение:

 Создает  новую или изменяет существующую  таблицу, добавляя к ней данные, удаляя из нее данные или  обновляя их. Так как запрос  на изменение фактически изменяет  данные таблицы, перед выполнением  запроса на изменение рекомендуется  выполнять архивацию данных.

Запрос SQL:

 Создается  с помощью инструкций на языке  структурированных запросов (Structured Query Language, SQL). SQL - комплексное средство  отбора, обновления и управления  реляционными базами данных. Access может автоматически создавать  инструкции SQL при создании пользователем  запроса этого типа. Инструкцию SQL можно также создать и вручную.

 

 

 

 

 

 

 

3.Отчеты

Как было сказано выше, запросы  используются при формировании отчетов.

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Отчет предназначены для вывода информации на печать .  Часто данные в них располагаются в табличной форме . В отличие от распечаток таблиц  или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения,  а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

      Создавать отчеты  в базе данных Access можно несколькими способами:

 

      1)с помощью Мастера отчетов;

 

      2) на основе  таблиц или запросов;

 

      3)  в режиме Конструктора.

Мастер по разработке отчетов выполняет  всю рутинную работу и позволяет  быстро разработать отчет. После  вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые  данные, и отчет создается на основании  ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. 
 
При работе с Мастером Access предлагает различные варианты макетов отчета. Для создания отчета необходимо: вкладка отчеты - Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки (рис.1). Мастер отчетов автоматически создает отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает Мастер отчетов. Мастер диаграмм создает отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Рис.1

Данные  в отчетах, таблицах и формах можно  сортировать. Сортировка означает организацию  записей по значениям одного или  нескольких полей. Например, можно отсортировать  список клиентов в алфавитном порядке. В отчетах отсортированные записи можно отделить в группы.

Группировка позволяет организовать записи в  группы, например, по региону или  по продавцу. Группы можно вкладывать друг в друга, что позволит легко  выявить связи между группами и быстро найти нужные сведения. Группировка также используется для подсчета итоговых и процентных показателей.

При печати отчета записи обычно организуются в алфавитном порядке. Например, если распечатывается список поставщиков, записи можно отсортировать по наименованию организации. При работе в режиме конструктора порядок сортировки в  отчете задается в окне «Сортировка  и группировка» (рис.2).

Чтобы открыть окно «Сортировка и группировка», выполните  следующие действия:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.
2. В меню Вид выберите Сортировка и группировка (или нажмите кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов).

Рис.2

В верхней части окна «Сортировка  и группировка» задается порядок  сортировки записей в отчете. Сортировку можно проводить не более чем  по 10 полям и выражениям, а сортировку по одному полю или выражению можно  проводить несколько раз. Например, поля длиной в пять знаков можно  отсортировать по возрастанию первых двух знаков и по убыванию последних  трех знаков.

• Поле/выражение.    Здесь указывается имя поля или выражение, по которым будет выполнена сортировка. Поле или выражение в первой строке столбца Поле/выражение задает первый уровень сортировки; поле или выражение во второй строке задает второй уровень и т. д. Например, можно отсортировать список сотрудников по фамилии, а затем — по имени.
• Порядок сортировки.    Здесь указывается способ сортировки данных по полю или выражению. По возрастанию — от меньшего значения к большему. По убыванию — от большего значения к меньшему. Например, сортировка текстовых полей по возрастанию означает сортировку по алфавиту. Сортировка числовых полей по возрастанию означает сортировку от 0 до максимального значения.

 После  составления отчета можно использовать предварительный просмотр, который  демонстрирует  отчет,  подготовленный  к  печати. Отсюда можно проанализировать детали документа в различных масштабах или конвертировать его в формат Excel или в .rtf, удобный для печати в Word.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Экспорт  данных в другие приложения  Microsoft Office.

 

Access позволяет быстро экспортировать данные из таблицы в файл Microsoft excel. Выполняется это с помощью команды  Cвязи  с Office.  При этом можно экспортировать как всю таблицу, так и ее часть. Если нужно экспортировать всю таблицу, выделите эту таблицу в списке таблиц окна базы данных и нажмите стрелку справа от кнопки Cвязи  с Office на панели инструментов. Выберите из списка команду Анализ в MS Excel. Access создаст новый файл XLS, скопирует в него данные из выделенной таблицы, запустит приложение Excel и откроет в нем этот файл. Аналогично можно экспортировать только часть таблицы Access, например подмножество строк или даже диапазон ячеек. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме Таблицы, выбрать подмножество строк, например с помощью фильтра, или выделить диапазон ячеек. Кнопки Cвязи  с Office на панели инструментов этом режиме нет, но можно выполнить команду Сервис, Cвязи  с Office, Анализ в MS Excel, и выбранные данные будут экспортированы в Excel.

Еще одной удобной возможностью Access является выполнение слияния данных из таблицы Access с документом Word. Эта возможность может быть использована при печати писем или рассылке других документов. В таблице Access могут храниться адреса клиентов для рассылки, а документ Word представляет собой посылаемый документ. В процессе слияния можно вставить в документ из таблицы Access имя клиента, его адрес или другую нужную информацию. Объектом экспорта данных для слияния с текстовым документом Microsoft Word может быть не только таблица, чаще всего это бывает запрос, который позволяет выбрать из таблицы нужные записи.

Допускается сохранение данных в файле формата  RTF. При этом сохраняются такие атрибуты форматирования, как шрифты и стили. Чтобы сохранить запрос в файле формата RTF, необходимо:

• В окне базы данных выбрать имя сохраняемого запроса. Для того, чтобы сохранить выделенный фрагмент объекта в режиме таблицы, открыть запрос и выделить требуемую часть.
• Выполнить команду Экспорт из меню Файл.
• В поле Тип файла окна Экспорт объекта выбрать тип файла Формат RTF, а в поле Имя файла ввести имя файла и нажать кнопку Экспорт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

 

1. Водовозов В.М. Введение в Access. Санкт-Петербург, 2003.

2. Паклина В.М., Паклина Е.М. Создание  баз данных в MS Access.         Екатеринбург, 2009.

3. www.taurion.ru/access

4. www.ssti.ru/kpi/informatika