Excel

Электронная таблица  Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами.

Электронная таблица – это специальный  формат работы с данными, при котором  рабочий лист представляет собой  бесконечную таблицу, состоящую  из строк, столбцов и образуемых ими  ячеек, в которые заносится различная информация, в том числе и формулы.

Назначение и основные функции электронных таблиц

1. Основными функциями и назначением электронных  таблиц являются:
• проведение вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• исследование влияния различных факторов на данные;
• построение графиков и диаграмм;
• подведение итогов;
• статистический анализ данных.
2. Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключается в простоте использования средств обработки данных.
3. Работа с Excel не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

Окно  Microsoft Excel 2007 содержит:

• На строке заголовка с именем программы и открытого документа
• Кнопку Office и панель Быстрый доступ
• строку меню
• ленты командных вкладок
• строку формул
• Названия столбцов и строк

Открытие, создание, сохранение документа осуществляется также, как в Worde.

Файлу Excel присваивается расширение .xls. По-умолчанию файл называется Книга

Структура рабочей книги 

1. Любая рабочая  книга Excel содержит рабочие листы.
2. Количество листов в рабочей книге по умолчанию 3, но пользователь может устанавливать значения от 1 до 256.
3. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65535 строк.
4. При пересечении строки и столбца образуется ячейка.
5. Ячейка имеет адрес, состоящий из имени столбца и номера строки.  
   ! Например, A1, F95
6. Группы соседних ячеек формируют диапазоны.
7. Диапазон имеет имя, состоящее из имен левой верхней и правой нижней ячейки группы, разделенных двоеточием. 
   ! Например, A1:F20
8. Группу диапазонов можно указывать, разделяя имена диапазонов точкой с запятой. 
   ! Например, A1:B6;E3:H15

Создание таблицы

Сначала нужно  заполнить таблицу данными, не обращая  внимания на оформление. Информация, выходящая за пределы ячейки, скрывается, когда вносят данные в следующую ячейку. Надо вводить данные подряд, чтобы не было пустых строк и столбцов.

Оформление таблицы:

Изменение размеров ячейки: поставить курсор мыши между названиями столбцов (строк) и курсором         перетащить границу.

Или ГлавнаяàЯчейкиàФорматàАвтоподбор ширины столбца (высоты строки)

 Перенос текста в ячейке

Оформление ячеек: Главная® Выравнивание.

Здесь можно задать положение  текста в ячейке по горизонтали и вертикали, задать ориентацию текста.

 Объединение ячеек: Выделить объединяемые ячейки, нажать раскрывающийся список кнопки (объединить и поместить в центре)

Шрифт и выравнивание текста в ячейках задается так же, как в Word-e.

Границы таблицы: Выделить таблицу. ГлавнаяàШрифтàкнопка Границы . Из раскрывающегося списка выбрать тип границ.

Можно воспользоваться  стилями форматирования. Главная® стилиàСтили ячеек, Форматировать как таблицу

Ввод и редактирование данных

1. Для ввода  в ячейку данных достаточно выделить ячейку и ввести данные.
2. Текст в ячейке по умолчанию выравнен по левому краю, а числа и даты выравнены по правому.
3. Даты рекомендуется вводить в формате ДД.ММ.ГГ (если в вашей операционной системе используется русский стандарт).
4. Для редактирования данных в ячейке надо дважды щелкнуть по ячейке или нажать функциональную клавишу F2 и сделать необходимые изменения.
5. Если введенные данные не умещаются по ширине или высоте ячейки, то необходимо увеличить ширину столбца или высоту строки.
6. Чтобы изменить ширину столбца (высоту строки), надо навести курсор на правую (нижнюю) границу заголовка столбца (строки) и переместить ее в нужное положение.

Вставка ячеек

1. Выделить ячейку (несколько ячеек) там, где надо вставить новые (появится столько ячеек, сколько было выделено).
2. Главная ® Ячейки ® Вставить®вставить ячейки
3. Указать направление сдвига

Вставка строк, столбцов

4. Выделить ячейку, выше которой надо вставить строку (или слева от которой надо вставить столбец)
5. Главная ® Ячейки ® Вставить®вставить строки (вставить столбцы)

Удаление ячеек

1. Выделить  удаляемые ячейки
2. Главная ® Ячейки ® Удалить® удалить ячейчи
3. Указать направление сдвига

Удаление строк, столбцов

1. Щелкнуть  мышью номер строки или букву  столбца
2. Главная ® Ячейки ® Удалить

Удаление листов

1. Выделить  лист (нажав прямоугольник над  названиями строк)
2. Главная ® Ячейки ® Удалить ®Удалить лист

Формулы

Суть  электронных таблиц заключается  в том, что все данные, которые  нужно считать, высчитываются самой  электронный таблицей. От пользователя требуется только задать формулу  для подсчета. А далее при любом  изменении исходных данных таблица  сама пересчитает все формулы.

Простейшие  формулы: ГлавнаяàАвтосумма∑

Любая формула начинается со знака =.

Вычитание: =С2-В4

Умножение: =А1*В2

Деление: =В5/В4

Простые формулы можно найти  командой Формулы®Библиотека функций®Автосумма∑

=СУММ(B1:B7)

=СУММ(B1;B7)

Если в диапазоне складываемых ячеек обнаружится нечисловое значение, программа его проигнорирует.

=округл(D3;2), где D3 – адрес ячейки или формула.

2 – количество знаков  после запятой.

=Мин(B10:B17) – минимальное значение диапазона

=Макс(B10:B17) – максимальное значение диапазона

=Срзнач(А3:А5) – среднее арифметическое своих аргументов

=СЧЁТ(B2:E9) – подсчитывает количество ячеек в диапазоне, который содержит числа

=СУММЕСЛИ(B3:B8;"август";D3:D8)

 

Ячейки, в которых ищется критерий диапазон суммирования, удовлетворяющих критерию

Полный список формул вызывается командой  
Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию

Если в  ячейке с формулой отображается #ЗНАЧ! – это означает, что в каких-то параметрах обнаружена ошибка формата данных.

Средства автозаполнения

1. Excel позволяет быстро заполнять ячейки повторяющимися данными, арифметическими прогрессиями, датами, стандартными списками.
2. Для заполнения ячеек данными вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке удобно использовать средства автозаполнения.
3. При необходимости заполнить диапазон или несколько диапазонов одинаковыми данными можно так:
• выделить диапазон или несколько диапазонов ячеек;
• в активную ячейку ввести требуемые данные;
• нажать CTRL + ENTER.
4. Чтобы заполнить данными диапазон ячеек вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке, надо:
• ввести в первую ячейку диапазона данные;
• подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +);
• удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протянуть» данные в нужном направлении.
5. Чтобы заполнить диапазон данных арифметической прогрессией, надо:
• ввести в ячейку значение первого элемента арифметической прогрессии;
• в соседнюю ячейку строки или столбца второй элемент арифметической прогрессии;
• выделить обе ячейки;
• подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +);
• удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протянуть» данные в нужном направлении.
6. Для быстрого ввода порядковых номеров надо:
• ввести в ячейку строки или столбца начальный номер;
• подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +);

удерживая нажатой левую  кнопку мыши и клавишу CTRL, «протянуть» данные в нужном направлении.

Копирование данных

• Выделить  копируемую ячейку,
• навести курсор мыши на правый нижний угол рамки (курсор приобретает вид +)
• левой кнопкой мыши растянуть рамку на весь диапазон
• при этом Excel автоматически поменяет адрес ячеек в формуле (при копировании в столбце меняет значения строк, при копировании в строке меняет значения столбцов)

 

При копировании не в соседние ячейки можно воспользоваться кнопками панели инструментов Стандартная «вырезать», «копировать», «вставить».

Установка формата данных.

Формат данных – это  вид их отображения.

Например, многоразрядные числа принято выводить, выставляя  разделитель между разрядами.

Если цифры в таблице показывают разную валюту, лучше указывать, о  какой валюте идет речь, чтобы самим  не путаться. Кроме того, имеет смысл  указать, до какой цифры после  запятой округлять значения.

Формат данных задается следующим образом:

• Выделяете мышью диапазон данных, который должен быть одного формата
• Главная® группа Число (Ctrl+1)
• Выбираете нужный формат
• Указываете число десятичных знаков, вид отображения и другие параметры.

Преобразование типа ссылки

При копировании  формулы ссылки на ячейки автоматически  меняются. При копировании в столбце  меняются названия строк, при копировании  в строке меняются названия столбцов. Такие ссылки называются относительными. Иногда нужно, чтобы при копировании адрес ячейки в формуле не менялся. Тогда используется символ «$», который фиксирует часть ссылки (строку или столбец). Такая ссылка называется абсолютной. Чтобы сделать ссылку абсолютной

1. Выделите ячейку с формулой.
2. В строке формул выделите ссылку, которую требуется изменить.
3. Нажмите клавишу F4, чтобы преобразовать тип ссылки.

Графики и диаграммы.

Диаграммы и графики являются средством  наглядного представления данных и  облегчают выполнение сравнений, выявление  закономерностей и тенденций  данных.

Excel позволяет создавать графики и диаграммы по имеющемуся числовому ряду и автоматически изменяет их при изменении числового ряда.

Чтобы построить  график, сначала нужно:

1. Четко уяснить для себя, что именно там должно быть нарисовано и какие параметры вы хотите включить в диаграмму (вы должны объяснить программе, что эта диаграмма или график должна собой представлять)
2. выбрать те столбцы или строки, которые будут в него включены (не смежные - Ctrl)
3. вкладка Вставка→Диаграммы. Выбрать Тип и Вид диаграммы.
4. Во вкладке Конструктор выбрать:
1. Макет диаграммы (макет 5),
2. Стиль диаграммы (цвет, псевдо-объем)
3. Расположение (на отдельном или на имеющемся листе).
5. Во вкладке Макет
1. в поле Подписи вставить название диаграммы,
2. разместить или убрать Легенду (Рамка, в которой определяются узоры или цвета рядов или категорий данных на диаграмме).
3. Добавить Подписи данных
4. Оси (при построении графиков)
6. Во вкладке Формат – содержатся стили графических элементов, упорядочивание и счетчики размеров диаграммы.

Сортировка данных

Часто возникает потребность представить  электронную таблицу в упорядоченном  виде, для чего данные сортируют.

Чтобы отсортировать таблицу по возрастанию или убыванию какого-либо столбца, можно воспользоваться  командами Сортировка и фильтр, выделив ячейку в сортируемом столбце.

Если требуется сортировка по нескольким столбцам надо выполнить команду: Главная®Сортировка и фильтр®Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне указать, по какому столбцу и в каком порядке будет выполняться сортировка. Нажать кнопку Добавить уровень и настроить новый уровень сортировки.

Фильтрация  данных

Excel позволяет фильтровать списки. При фильтрации скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для включения фильтрации во вкладке

Данные®кнопка Фильтр. В строку с заголовками столбцов помещаются кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой). Они позволяют задать фильтры выбрав условие фильтрации.

Фильтры бывают по цвету

Числовые

 или текстовые

 

 

 

 

 

 

 

Настраиваемый фильтр позволяет задать два условия отбора для одного столбца.

Можно фильтровать данные по нескольким столбцам.

 

Например, чтобы определить людей  работоспособного возраста надо установить фильтр в столбце Возраст:

больше 17 или меньше 60

Чтобы вывести список мужчин, в  столбце Отчество установить фильтр:

заканчивается на… Ч

Чтобы вывести весь список, надо выбрать  поле, по которому установлена сортировка, и выбрать из списка Снять фильтр.

Чтобы убрать фильтрацию данных надо отжать кнопку Фильтр (Главная®Сортировка и фильтр)

 

Установка параметров страниц

Разметка страницы®Параметры страницы

Для более детальной настройки  нажать кнопку ø

Закладка Страница.

Задается ориентация;

Масштаб позволяет задать количество процентов  от реального размера страницы или указать, на скольких страницах разместить таблицу;

Размер бумаги;

Номер первой страницы с которой будет начинаться печать

 

Закладка Поля

Закладка Лист

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Печать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Предварительный просмотр