Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Октября 2013 в 21:12, курсовая работа
В ходе выполнения курсовой работы получены навыки работы с приложением Microsoft Excel как базы данных. Были выполнены необходимые вычисления и операции: сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, консолидация данных, создание сводной таблицы и построение диаграммы. программу Microsoft Excel вполне можно использовать в качестве простой базы данных.
Введение
Базы данных
Хранение информации — одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то что данных в базе нет, информация в ней все таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу и в каком виде.
Простейшие базы данных
Простейшие
базы можно создавать, не прибегая к
специальным программным
Существует, по крайней мере, два формата текстовых баз данных:
• с заданным разделителем;
• с фиксированной длиной поля.
Несмотря
на «примитивность» таких
управления базами данных
позволяют импортировать подобные файлы
и преобразовывать их в «настоящие» базы
данных. Поэтому если в организации пока
нет системы управления базами данных,
данные можно хранить в текстовом файле,
а потом, когда такая система появится,
данные не пропадут и будут успешно импортированы.
Таблицы. Создание таблиц
Таблицы — основные объекты базы данных. Без запросов, форм, отчетов и прочего можно обойтись, но если нет таблиц, то данные некуда записывать, а значит, нет и базы. Создание базы начинается с создания первой таблицы.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Оно начинается с щелчка на кнопке Создать в окне База данных.
1. Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
2. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.
3. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных.
4. Опытные разработчики пользуются Мастером таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Первые таблицы стоит попробовать создать вручную.
5. Пункт Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2... и т. д. и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
6. Наиболее универсальный ручной метод предоставляет пункт Конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Особенности таблиц баз данных
Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база — это документ. Ей соответствует файл на диске, можно сделать его копию. Структура таблиц — тоже документ. В некоторых системах она имеет отдельный файл, а в некоторых (например, в Access) такого файла нет, но структура таблиц входит в состав общего файла базы данных наряду с запросами, формами, отчетами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система управления базой данных всегда выдает запрос на сохранение изменений.
Но содержание таблиц — это совсем другое дело. Его нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Режим реального времени означает, что, пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск.
Надежность и
безопасность баз данных.
Надежность
баз данных имеет особую важность.
Последствия утраты документа, созданного в текстовом
процессоре или графическом редакторе,
можно оценить затратами времени, необходимого
для его воспроизведения. Утрата базы
данных может привести к остановке целой
отрасли промышленности и иметь глобальные
последствия. Существуют базы данных,
от которых зависит движение транспорта,
работа банков и промышленных предприятий.
Есть базы, содержащие жизненно важные
сведения медицинского характера.
Создатели систем управления базами данных
не могут полагаться на то, что конкретный
пользователь не забудет своевременно
дать команду Сохранить. Они учитывают
и то, что во время работы может произойти
аварийное отключение электричества.
Ни при каких условиях информация не должна
теряться, поэтому все изменения данных
немедленно и автоматически сохраняются
на диске.
Создание базы данных.
В рабочую книгу Excel может вводиться информация
любого типа: числа, текст, даты, время,
последовательные ряды данных и формулы.
После того как данные введены, возникает
вопрос о том, в каком виде они должны быть
отображены на экране. Для представления
данных в Excel существуют самые разнообразные
форматы, в частности, числовой, текстовый,
дата, время и т.д. Если данных много и их
типы различны, то может возникнуть проблема
организации их ввода, а после того как
данные введены, может потребоваться организация
их поиска и замены (например, для исправления
ошибок),необходимо четко соблюдать диапазоны,
с которой начата база данных.
Мне необходимо ввести и обработать список
с предметной областью «Стройматериалы»
и со следующими именами полей: Номер;
Наименование стройматериалов; Количество
упаковок; Цена; Завод изготовитель; Заказчик;
Пункт продаж.
После создания
базы данных нужно выделить соответствующие
поля для нахождения общей стоимости стройматериалов,
минимальной цены и максимальной, количество
стройматериалов с ценой от 100, 200, 300 руб.
Для подсчитывания стоимости всех стройматериалов
выделяем диапазон D2-D17 и с помощью действия
«å-сумма» находим нужный показатель.
Для нахождения минимальной цены выделяем
тот же диапазон выбираем действие «å-сумма»-минимум. Аналогично
посчитываем максимальную цену.(Рис.1)
Рисунок 1
Сортировка данных.
Сортировка базы данных - это упорядочение записей по значениям одного из полей.
В отличие от фильтрации данных сортировка
не приводит к их скрытию. Можно видеть
те же данные, но в другом порядке.
Предположим нужно
отсортировать стройматериалы по цене
в от минимального к максимальному. Для
этого выделяем диапазон D2-D17, щелкаем
левой кнопкой мыши по Меню - Главная -
Сортировка и Фильтр. Отсортировать данные
можно также и в том случае, если они расположены
не в столбце, а строке. Для этого необходимо
выделить нужную строку и щелкнуть по
кнопке Сортировка по возрастанию (убыванию).(Рис.2)
Рисунок 2
Фильтрация Базы данных.
Фильтр предоставляет простой доступ к мощным средствам рабочего листа, он используется при задании простых критериев для фильтрации нужной информации. Фильтр выводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не удовлетворяющие критерию, скрыты.
В данном случае нам нужно сделать фильтр по количеству упаковок стройматериалов. Для этого копируем нашу базу данных на новый лист, щелкаем по Главная-Сортировка и фильтр-Фильтр. Далее на каждом из имён полей появляются стрелочки. Нажимаем на стрелочку в графе «Количество упаковок» и оставляем только нужное нам количество.(Рис.3)
Рисунок 3
Сводная таблица.
Сводная таблица - специальный тип таблицы, суммирующий информацию из конкретных полей списка или базы данных, допускающая после построения настройку на различные разрезы данных. Главные достоинства сводной таблицы - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически.
Создание сводной таблицы.
Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующее:
1. Выделить таблицу базы данных.
2. Выбрать команду Сводная таблица в меню Вставка.
3. Далее следовать инструкциям мастера сводных таблиц.
При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel.
Рисунок 4
В данном примере мы выбрали следующее:
Рисунок 5
Сводная диаграмма.
Сводная диаграмма — это графическое представление данных в сводной таблице.
При создании стандартной диаграммы на основе данных, отличных от используемых в сводной таблице, мы подставляем в диаграмму диапазон ячеек, содержащих отдельные значения. Каждая ячейка является индивидуальным объектом с собственным значением. Диаграмма представляет каждую ячейку в виде отдельной точки на графике и выводит их все по отдельности. Однако данные в сводной таблице относятся к единому большому объекту. Значения, отображаемые в сводной таблице, не представляют независимые данные, занимающие отдельные ячейки, — это элементы большего объекта сводной таблицы, хранящегося на рабочем листе.
Для создания диаграммы надо выполнить следующие действия:
1.Выделить ячейки, содержащие данные, которые должны быть
отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, надо выделить также содержащие их ячейки.
2.Нажать Меню – Вставка – Сводная таблица – Сводная диаграмма.
3.Далее следовать инструкциям.
Рисунок 6
Заключение
В ходе выполнения курсовой работы получены навыки работы с приложением Microsoft Excel как базы данных. Были выполнены необходимые вычисления и операции: сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, консолидация данных, создание сводной таблицы и построение диаграммы. программу Microsoft Excel вполне можно использовать в качестве простой базы данных. Данные здесь организованы в виде строк и столбцов, что соответствует полям и записям в “настоящей” базе данных, есть средства фильтрации, сортировки и даже создания и выполнения запросов к внешним источникам данных. Хотелось бы подчеркнуть, что для баз данных больших размеров, а также таких баз данных, которые предъявляют повышенные требования к защите и целостности своих данных лучше использовать Access.
Список использованной литературы: