База данных для ведения авансовых отчетов и получения выходной информации по расчетам с сотрудниками

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: «Проектирование информационных систем»

на тему: «База данных для ведения авансовых отчетов и получения выходной информации по расчетам с сотрудниками»

 

 

 

 

-

Руководитель:		Выполнил:
Фамилия, инициалы		Фамилия, инициалы, группа
подпись		подпись
		Допущена к защите
		«____»______________200__г.
		Защищена с оценкой
		_____________  ____________
		«____»______________200__г.

Владивосток 2013

 

Содержание.

 

 

 

 

Введение

Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений – система обработки информации предприятия.

Управление любого предприятия ставит перед собой  цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия. Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.

В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт “Access-2007” (MICROSOFTÒ) – популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2007. Данная База Данных создана для облегчения работы с документами работников бухгалтерии. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.

В курсовой описано предприятие, занимающееся образовательной деятельностью КГОУ «Медицинский колледж». В пределах данного предприятия была рассмотрена деятельность сотрудника бухгалтерии, бухгалтера-финансиста, выполняющего следующие должностные обязанности: учет расчетов с подотчетными лицами, составление и расчет ФОТ (фонд оплаты труда).

Бухгалтерия предприятия работает в системе 1С 7.7, так же для некоторых бухгалтерских расчетов  используются приложения Microsoft Office (Excel, Access). В данной курсовой разработана базу данных для ведения авансовых отчетов и получения выходной информации по расчетам с сотрудниками.

Целью данной курсовой работы являлась автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с целью курсовой работы необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1. Изучить организационную структуру предприятия;
2. Изучить систему управления предприятием;
3. Изучить информационные потоки предприятию в целом;
4. Изучить степень автоматизации управления на предприятии;
5. Разработать предложения по улучшению существующих информационных потоков;
6. Разработать базу данных для конкретной предметной области.

 

 

Глава 1 Характеристика предприятия

Краевое государственное образовательное учреждение «Медицинский колледж» имеет филиалы в следующих городах: Артем, Дальнереченск, Большой-Камень, Лесозаводск, Партизанск, Спасск-Дальний, занимается образовательной деятельностью. Учебный процесс колледжа осуществляется по специальностям: “Лечебное дело”, “Акушерское дело”, “Стоматология”, “Фармация”,“Сестринское дело”, “Лабораторная диагностика”, “Стоматология ортопедическая”. Так же проводятся курсы повышения квалификации для медперсонала со средним профильным образованием.

Организационная схема исследуемого предприятия на рис.1.

Рисунок 1- Организационная структура КГОУ «Медицинский колледж»

Организационная структура относится к линейно-функциональному типу. Данная cтpyктypa oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, пpи кoтopoм линeйныe звeнья (директор, зав. отдела кадров, зав. по учебной части, зав.  ОПК, главный бухгалтер) yпpaвлeния пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe (преподователи по предматам, преподаватели по ОПК, экономический отдел, бухгалтерия и др. сотрудники) — кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм, плaнoв. К ее особенностям относится следующее:

1)Дocтoинcтвa cтpyктypы:

• ocвoбoждeниe линeйныx pyкoвoдитeлeй oт peшeния мнoгиx вoпpocoв, cвязaнныx c плaниpoвaниeм финaнcoвыx pacчeтoв, мaтepиaльнo-тexничecким oбecпeчeниeм и дp.;
• пocтpoeниe cвязeй «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный» пo иepapxичecкoй лecтницe, пpи кoтopыx кaждый paбoтник пoдчинeн тoлькo oднoмy pyкoвoдитeлю.

2)Нeдocтaтки cтpyктypы:

• кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли фиpмы;
• oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями;
• чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия пo вepтикaли;
• aккyмyлиpoвaниe нa вepxнeм ypoвнe пoлнoмoчий пo peшeнию нapядy co cтpaтeгичecкими мнoжecтво oпepaтивныx зaдaч.

 

 

 

 

Глава 2 Характеристика информационной системы предприятия и  уровень автоматизации

2.1 Общая характеристика  информационной системы предприятия

Структура информационной системы представлена совокупностью обеспечивающих подсистем: информационное обеспечение, программное обеспечение, техническое обеспечение, математическое обеспечение, организационное обеспечение.

• Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В КГОУ «Медицинский колледж» установлена локальная сеть с выходом в интернет, обмен данными с филиалами осуществляется по электронной почте. Сеть одноранговая, состоит из 1 одного сервера и 11 клиентских компьютеров, топология сети звезда, соединение произведено кабелем витая пара. Характеристики сервера: процессор – Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.41GHz, оперативная память – 512 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб, объединены в RAID1. Характеристики клиентских компьютеров: процессор – Intel(R) Celeron(R) CPU 2.26 GHz, оперативная память – 256 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.
• Программное обеспечение - это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. Характеристики сервера: на базе операционной системы Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition развернуты файловый сервер и сервер терминалов. Так же размещены две базы данных 1С7.7 «Зарплата, кадры», «Бухгалтерия» - общая для всех клиентских компьютеров. Характеристики клиентских компьютеров: Операционная система Windows XP Professional версия 2002 Serves Pack 2, аутентификация пользователя происходит на уровне приложения.
• Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. В КГОУ «Медицинский колледж» работают четыре инженера-программиста, в обязанности которых входит контроль функционирования программных и технических средств. Их должностными обязанностями является: обновление, усовершенствование и контроль функционирования баз данных 1С7.7 «Зарплата, кадры», «Бухгалтерия» и СЭД (система электронного документооборота), а так же ремонт аппаратного обеспечения при необходимости.

2.2 Особенности информационной системы бухгалтерии

В рамках данного отдела рассмотрим деятельность бухгалтера-финансиста как составление и расчет тарификационного списка и его АРМ.

• Информационное обеспечение. В процессе обмена информацией по ведению авансовых отчетов участвуют следующие должностные лица и отделы: экономический отдел, касса, бухгалтер-финансист, директор, сотрудник. На риунке 2 представлена диаграмма потоков данных.    Рисунок 2 - Диаграмма потоков данных

Рассмотрим более подробно такой вид деятельности бухгалтера-финансиста, как ведение авансовых отчетов. Существуют три вида авансовых отчетов: покупка ОС (основных средств), командировка, покупка МБП (малоценных и быстро портящихся предметов). У каждого вида авансового отчета существуют свои статьи расхода. Например для командировки характерны такие статьи расхода, как проезд, суточные, учебная литература и т.д., для покупки ОС- название приобретаемого ОС; для покупки МБП так же существует свой перечень статей в зависимости от того, что является причиной для покупки( студенческое мероприятие, субботник и т.д.). В зависимости от вида авансового отчета составляется предполагаемая смета расходов по соответствующим статьям, затем сотруднику выдается рассчитанная сумма по ордеру на кассовый расход.  Данный сотрудник обязан отчитаться чеками, за выданные ему деньги. На основании суммы сметы и чека, принимается решение  о необходимости удержания с сотрудника денежных средств или доплаты их.

 

 

• Техническое обеспечение: процессор – Intel(R) Celeron(R) CPU 2.26 GHz, оперативная память – 256 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.
• Программное обеспечение: Операционная система Windows XP Professional версия 2002 Serves Pack 2, аутентификация пользователя происходит на уровне приложения.

Таким образом, в результате исследования процесса ведения авансовых отчетов, выявлены следующие недостатки: сотрудники филиалов для получения расчета должны приезжать в главное здание (г. Владивосток), что приводит к дополнительным затратам денежных средств и рабочего времени сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Предложения по усовершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

После изучения должностных обязанностей  бухгалтера – финансиста, подробного рассмотрения решаемых им задач и системы документооборота было предложено вменить в должностные обязанности бухгалтеров-кассиров филиалов ведение учета с подотчетными лицами в пределах данного филиала, для данной цели была разработана база данных на Access «Ведение учета расчетов с подотчетными лицами». Концептуальная модель представлена на рис. 3.

Рисунок 3- Концептуальная модель БД «Ведение учета расчетов с подотчетными лицами»

Разработанная база данных состоит из девяти таблиц, двенадцати запросов, пяти форм и пяти отчетов.

3.1Запросы

В базе данных используются пять запросов на выборку, два на создание новой таблицы, один на обновление, один на удаление и один перекрестный запрос.

Запросы на выборку:

1. «Авансовый отчет по виду». С помощью данного запроса можно получить информацию для выбранного вида авансового. По полю «Вид авансового» задается параметрическое условие "введите вид авансового".
2. «Отчеты по сотруднику». С помощью данного запроса можно получить информацию для выбранного сотрудника по всем авансовым отчетам с расшифровкой по статьям. По полю «ФИО» задается параметрическое условие "введите ФИО сотрудника".
3. «Итоговый отчет по сотруднику». С помощью данного запроса можно получить информацию для выбранного сотрудника по всем авансовым с итоговой суммой по смете и чеку (без расшифровки по статьям). По полю «ФИО» задается параметрическое условие "введите ФИО сотрудника".
4. «Решение по отчету сотрудника». Данный запрос сообщает о том необходимо ли взыскать с сотрудника или доплатить ему денежные средства и по какому виду авансового. По полю «ФИО» задается параметрическое условие "введите ФИО сотрудника".
5. «Удержать/Доплатить». Данный запрос сообщает информацию о сотрудниках с которых необходимо взыскать денежные средства или доплатить их. По полю «Решение» задается параметрическое условие "введите параметр для формирования списка взысканий или доплат".

         Запросы на создание новой таблицы:

1. «Смета итоговая по виду авансового». Показывает суммарное количество закупок по статьям расхода для выбранного вида авансового отчета
2. «Запрос3». Является вспомогательным запросом для запроса на обновление, содержит информацию о виде авансового для каждого сотрудника, итоговой сумме и сумме к вычету (получению).

Запросы на обновление таблицы:

Данный запрос обновляет поля «УдержатьДоплатить» и «Сумма» из таблицы Авансовый отчет беря данные из полей «Решение» и «СуммаДоплаты(Изъятия)» таблицы Обновление, созданной с помощью Запроса3. Данные таблицы связаны по полю «Код».

Запрос на удаление: