База данных ACCESS

 

Поля, которые нельзя редактировать 

Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей

Поля типа Счетчик (AutoNumber)	Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа
Вычисляемые поля	Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице
Блокированные или отключенные поля	Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме
Поля в многопользовательских блокированных записях	Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невозможно

Отмена действий 

Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Для отмены операций применяется также клавиша <Esc>. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения или поля. Дважды нажав клавишу <Esc>, вы отмените изменения для всей текущей записи.

Команда Правка->Отменить (Edit->Undo) также используется для отмены операций, причем имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия.

Правка->Отмена невозможна (Edit->Can't Undo)	Последнее действие не допускает отмены
Правка->Отменить ввод (Edit->Undo Typing)	Отменяет последнее изменение данных
Правка->Восстановить текущее поле/ запись (Edit->Undo Current Field/Record)	Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи
Правка->Восстановить запись (Edit->Undo Saved Record)	Отменяет все изменения в последней сохраненной записи

 

Копирование и вставка значений

Копирование или удаление данных в буфер выполняет сама система Microsoft Windows 95/NT, а не какая-то особая функция Access. Скопированное или удаленное  в в буфер значение можно вставить в другое поле или запись с помощью команды Правка->Вставить (Edit->Paste) или кнопки  Вставить из буфера (Paste), расположенной на панели инструментов. Операции удаления в буфер, копирования и вставки из буфера используются для обмена данными как между различными Windows-приложениями, так и внутри самой Access. С помощью этого метода можно копировать целые записи в другие таблицы или даже в другие базы данных, а также обмениваться данными с программами Microsoft Word и Excel.

Замена значений

Команда меню Правка->Заменить (Edit->Replace) позволяет осуществить поиск и замену по образцу. После выбора этой команды или нажатия клавиш <Ctrl+H> на экране появится диалоговое окно,

Это диалоговое окно очень похоже на то, которое появляется после выбора команды Правка->Найти (Edit->Find). Только, помимо текстового поля Образец (Find What), в нем есть еще поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается при  нажатии клавиши <Enter>. Найдя значение по образцу. Access выделяет его. Для замены этого значения щелкните на кнопке  Заменить (Replace). А чтобы сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All).

Добавление новых записей

Для добавления записи в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строку (туда, где маркер записи имеет вид звездочки) и введите новую запись Для перехода к новой записи можно выбрать команду

Вставка->Запись ->Record), щелкнуть на кнопке Новая запись (New Record), расположенной на панели инструментов, воспользоваться кнопками перемещения или командой Правка->Перейти->Новая запись

(Edit->GoTo->New). Можно также перейти к последней записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить несколько новых записей, а существующие записи сделать временно невидимыми Команда меню

Записи->Ввод данных (Records->Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей, и тогда можно  без помех отредактировать новые записи. Для восстановления всех записей выберите команду

Записи->удалить фильтр (Records->Remove Filter/Sort)

Удаление записей

Чтобы удалить произвольное количество записей, выделите их и нажмите клавишу <Delete> или выберите команду Правка->Удалить (Edit->Delete) Для удаления одной записи поместите курсор в любое ее поле и выберите команду Правка->Удалить запись (Edit->Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно, с помощью которого нужно подтвердить удаление  Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены, а если на к Нет (No), все останется без изменений

Стандартной установкой для/этого диалогового окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при нажатии клавиши <Enter> записи будут автоматически удалены. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно.

Для выделения смежных (т е. соседних) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну, направленную вправо) к последней из тех записей, которые нужно выделить

Добавление, изменение и удаление столбцов

Возможность добавления, удаления и переименования столбцов в режиме таблицы в Access 97 таит в себе некоторую опасность. Дело в том, что эти операции изменяют структуру данных Как вам известно, при внесении изменений в режиме-конструктор (Table Design) изменяется базовая структура данных Однако в режиме таблицы вы можете даже не осознать всех последствий внесенных изменений Поэтому, создавая базы данных для других пользователей, следует принять меры, чтобы они не могли вносить в режиме таблицы изменений.

Изменение ширины поля

Чтобы изменить ширину поля (т.е. столбца), нужно задать ее либо в диалоговом окне (где она определяется количеством символов), либо, перетаскивая правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной стрелкой).

Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия:

1.Поместите курсор между двумя  заголовками столбцами на линии  их разделения.

2.Перетащите границу столбца  влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить.

Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент), нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.

Изменение ширины столбца, не приводит к изменению размера поля в таблице: вы просто изменяете, размеры просматриваемого столбца для данных которые в нем содержатся.

Существует и другой способ изменения ширины столбца: нужно выполнить команду Формат^Ширина столбца (Format^Column Width) или щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и выбрать из контекстного меню команду Column Width. Появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width). Здесь вы можете задать

ширину столбца, измеряемую количеством символов. А чтобы определить ширину, принятую по умолчанию, установите флажок Стандартная ширина (Standard Width).

При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца данный столбец будет скрыт. То же самое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width). Поэтому, чтобы вновь отобразить скрытый столбец, выполните команду Формат^Показать столбцы (Format^ Unhide Columns).

Изменение высоты записи (строки)

Для изменения высоты записи (т.е. строки) поместите указатель мыши на границу записи (в области маркера записи) и перетащите верхнюю границу строки или выберите команду Формат^Высота строки (Format^Row Height). Необходимость увеличить высоту строки возникает в том случае, если нужно поместить в ней текст с более крупным шрифтом или несколько рядов текста.

При перетаскивании границы записи указатель мыши изменится Чтобы изменить высоту строки, выполните следующие действия.

 Поместите курсор на линии  разделения между двумя строками  в области маркера записи.

Перетащите границу строки вверх, чтобы уменьшить, или вниз, чтобы увеличить высоту строки.

Изменение высоты строки приводит к одновременному изменению высоты всех строк в режиме таблицы.

Существует и другой способ изменения высоты строки: выберите команду Формат^Высота строки (Format^Row Height). При этом появится диалоговое окно, в котором можно ввести высоту строки в пунктах. Для выбора высоты, принятой по умолчанию, установите флажок Стандартная (Standard Height).

Если при перетаскивании границы записи вверх она пересечется с границей предыдущей записи, то все| строки будут скрыты. То же самое произойдет и при установке в диалоговом окне Высота строки (Row Height) значения, близкого к 0 (например, 0,1). В этом случае для отображения строк выполните команду) Формат^Высота строки (Format=>Row Height) и задайте стандартное значение высоты строки.

Отображение сетки

Обычно на экране отображается сетка, линии которой служат границами строк и столбцов. С помощью команды Формат'=>Ячейки (Format^Cells) можно определить, будет ли отображаться эта сетка и как она должна выглядеть. (Диалоговое окно Вид сетки (Cell Effects).

Сохранение записи

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи^Сохранить запись (Records^Save Record)

Сортировка и фильтрация записей в режиме таблицы

При поиске некоторого значения Access находит и отображает соответствующую запись Но если заданному критерию удовлетворяет несколько записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране только их С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели инструментов (или команд Фильтр (Filter) и Сортировка (Sort) из меню Записи (Records)), можно отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро отсортировать их в нужном порядке Для сортировки всей таблицы используются две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки фильтрации

Быстрая сортировка

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу <Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т д Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом

Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

Печать записей

Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно. Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows 95/NT. Щелкните на кнопке ОК и напечатайте Wy тем шрифтом, который вы выбрали для отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в диалоговом окне Вид сетки (Cells Effects) (которое вызыва-юмандой Формат^Ячейки (Format^Cells)) отмечены кнопки опций в группе Линии сетки (Gridlines Shown). Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение данных на страницы Access выполняет автоматически.

Печать таблицы 

Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать (Print), выбирая следующие опции. Печатать (Print Range)     Распечатывает всю таблицу или только выбранные страницы или записи

Копии (Copies)             Определяет число копий

Разобрать (Collate)        Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С помощью кнопки Свойства (Properties) можно вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка Ир) позволит определить поля и заголовки.

 

Заключение

Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц.

• В режиме таблицы данные отображаются в виде строк (записей) и столбцов (полей).

• С помощью полос прокрутки, клавиш управления курсором, опций меню и кнопок перехода можно быстро передвигаться по таблице и помещать курсор в любой записи или любом поле.

• Перейти в режим таблицы (Datasheet) можно из любого окна режима Конструктор (Table Design), щелкнув на кнопке Режим таблицы (Datasheet) (можно также щелкнуть на кнопке Открыть (Open) в окне базы данных).

• При вводе данных в таблицу соответствующая строка отмечается маркером новой записи.

i. Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных различного типа (имеются в виду типы Число-I вой (Number), Денежный (Currency), Дата/время (Date/Time) и Логический (Yes/No)). Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои собственные правила проверки допустимости данных.

OLE-объекты (например, звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка=>0бъект (Insert^Object)

С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы) можно быстро перемещаться по записям.