База данных абитуриент

СУБД позволяет  задать типы данных и способы их хранения. Можно задать критерии, которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что не введется случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений данных. В наиболее совершенных системах можно задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, дата, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы), форматов хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.[4, 121 c.]

В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществить динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access.

Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД. Можно осуществить импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов или электронных таблиц.[7, 45 c.]

Обработка данных

Работа  с данными в текстовом редакторе  или электронной таблице значительно  отличается от работы с данными в  СУБД. В документ, подготовленный с  помощью текстового процессора, можно включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной информацией, можно ввести в другие ячейки. Данные из электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, можно организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется вам для решения новой задачи.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Можно выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных создаются процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.[13, 52 c.]

В Microsoft Access для обработки данных таблиц используется мощный язык SQL. Можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Можно сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в вашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно за секунды построить довольно сложный запрос.[11, 150 c.]

Управление данными

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных вам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает  необходимость коллективного пользования  информацией, настоящая система  управления базами данных позволяет  защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Вы можете заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) вашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к вашей базе структур. Точно определив, какие именно данные вам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, тем самым решается только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.[6, 540 c.]

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. В Microsoft Access имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого вы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.[4, 187 c.]

Формы и отчеты

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что имеется полная свобода действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие можно без особого труда создать макросы. Если нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, можно написать процедуру на Access Basic.[4, 315 c.]

Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. Создание таблиц

На первом этапе разработки нашей базы данных создадим таблицы ее составляющие.

Таблица - объект, который создается и используется для хранения данных. Любой таблице можно задать первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные значения в каждой записи).

Нише приведем таблицы, входящие е  в состав база данных по учету  абитуриентов.

Таблица «Анкета» содержит информацию о будущих студентах (рисунок 2.1).

 

Рисунок 2.1 – Таблица «Анкета» в режиме конструктора

 

Таблица «Данные о дисциплинах» (рисунок 2.2) содержит информацию о сдаваемых предметах.

Рисунок 3.2 – Таблица  «Данные о дисциплинах» в режиме конструктора

 

Таблица «Результаты экзаменов» (рисунок 2.3) содержит информация о баллах, полученных на экзаменах.

 

Рисунок 3.3 – Таблица «Результаты экзаменов» в режиме конструктора

 

Описанные выше таблицы заполним информацией, касающейся темы курсовой работы.

Таблица «Анкета» имеет следующий вид (рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Таблица «Анкета» в режиме просмотра

 

Таблица «Данные о дисциплинах» (рисунок 2.5) содержит классификатор предметов.

Рисунок 2.5 – Таблица «Данные о дисциплинах» в режиме просмотра

 

И таблица «Результаты экзаменов» (рисунок 2.6) включает полученные на тестировании баллы.

Рисунок 2.6 – Таблица «Результаты экзаменов» в режиме просмотра

2. Создание связей между таблицами БД

 

После того, как таблицы созданы, задаем их связи друг с другом.

Схему данных иллюстрирующую связь  таблиц нашей информационной системы  покажем на рисунке (рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 – Схема данных информационной системы

3. Создание запросов информационной системы

 

Прямое назначение создаваемой информационно-справочной системы состоит в получении в качестве результата списка зачисленных абитуриентов. С этой цель нами будут созданы следующие запросы, помогающие в поиске абитуриентов, успешно прошедших процедуру экзаменационного отбора.

1. Зачисление по баллу

Для решения поставленной задачи в  режиме Конструктора выбираем поля указанные  на рисунке 2.8, и накладываем на некоторые из них следующие условия.

Рисунок 2.8 – Запрос «Зачисление по баллу» в режиме конструктора

 

Результат выполнения данного запроса представлен на рисунке 2.9.

 

Рисунок 2.9 – Запрос «Зачисление по баллу» в режиме выполнения

 

2. Получить список из 10 зачисленных абитуриентов

Для решения задачи в режиме конструктора (рисунок 2.10) выбираем необходимые поля и для поля Фамилия указываем необходимые ограничения.

Рисунок 2.10 – Запрос «Зачисление по количеству» в режиме конструктора

 

Выполнив запрос, получим список абитуриентов, зачисленных в ВУЗ. Результат запроса показан на рисунке 2.11.

 

Рисунок 2.11 – Запрос «Зачисление по количеству» в режиме выполнения

 

Описанный запрос на языке SQL имеет вид, представленный на рисунке 2.12.

Рисунок 2.12 – Запрос «Зачисление по количеству» на языке SQL

 

3. Следующий запрос суммирует баллы, набранные каждым абитуриентом во время экзаменов.

В режиме конструктора создаваемый  запрос имеет вид (рисунок 2.13).

Рисунок 2.13 – Запрос «Общий бал» в режиме конструктора

 

В результате выполнения запроса видим список интересующей информации (рисунок 2.14).

Рисунок 2.14 – Запрос «Общий бал» в режиме выполнения

 

4. Создание форм информационной системы

 

Для удобства просмотра имеющейся  информации создадим проектируемой  базе данных следующие формы.

Рисунок 2.15 – Форма «Анкета»

 

Рисунок 2.16 – Форма «Данные о дисциплинах»

 

Рисунок 2.17 – Форма «Результаты экзаменов»

5. Создание отчетов

Отчеты являются эффективным средством  для распечатки информации регулярного  использования. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документа.

Система по учету зачисленных студентов содержит отчеты, соответствующие всем созданным нами информационным запросам.

Рисунок 2.18 – Отчет «Зачисление по количеству»

 

Рисунок 2.18 – Отчет «Зачисление по баллу»

 

Печать отчетов возможна в меню Файл.

Рисунок 2.19 – Выбор параметров печати отчетов

 

 

6. Руководство пользователя

 

Сконструированная информационная система  зачисление абитуриентов запускается  на выполнение при открытии БД «Абитуриент».

Попав в главное меню, пользователь может выбирать дальнейшее продвижение  по ИСС с помощь выбора соответствующего объекта..

Меню «Формы» позволяет заполнить  любую из таблиц системы, попав в  соответствующую ей форму. Удобному заполнению способствует интуитивно понятный интерфейс системы.

Меню «Запросы» позволяет получать необходимую информацию о зачисленных  на данный момент на экран.

Меню «Отчеты» позволяет получать итоговую информацию в виде заданном при конструировании отчета и  после ввода запрашиваемой информации, если данный отчет является параметрическим.

Для успешного запуска системы  требуется Windows совместимый компьютер с установленным пакетом MS Access и принтер для печати отчетов.