Автоматизированная деятельность по учету хранения товара на складе

То есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

• приостановить приемку;
• обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;
• вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

1.4 Учет товара

Хранение товаров на складах  торговой организации может осуществляться одним из следующих способов:

• Сортовым. При этом способе товары различной сортности размещаются отдельно друг от друга. Такой способ хранения позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. При этом способе необходимо разделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам;
• Партионным. Каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. В данном случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату;
• Партионно-сортовым. Каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно;
• По наименованиям. Товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований.

Администрация торговой организации обязана обеспечить соблюдение санитарных норм и правил, норм складирования, а также требований пожарной безопасности.

Государственными и  общеотраслевыми стандартами, иными  нормативными документами, стандартами, разработанными самой торговой организацией, устанавливается режим хранения товаров. Под режимом хранения понимают:

• температуру хранения;
• влажность;
• освещение;

Материально ответственные лица, работающие на складе (магазине, ином торговом подразделении), ведут количественно-суммовой учет товаров на специальных карточках унифицированной формы. Кроме этого, материально ответственные лица составляют товарные отчеты, в которых отражают поступление, и отпуск товаров за определенный период времени. Товарные отчеты с приложенными к ним первичными приходными и расходными документами передаются в бухгалтерию.

В приходной части  товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывают отдельно. При этом указывают наименование поставщика, вид приходного документа, его дату и номер. Затем рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части  товарного отчета определяют общую  сумму расхода товаров и тары за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (выручка по чекам контрольно-кассовой техники (ККТ), выручка мелкорозничной торговли по приходным ордерам, возврат поставщику некачественного товара, перемещение товаров, отпуск мелким оптом и т. д.). 

Все приходные и расходные документы, на основании которых составлен  отчет, следует располагать в  хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.

«Журнал учета товаров на складе»

Этот журнал предназначен для количественного учета товаров. Он содержит такие показатели:

• дату и номер приходных и расходных документов;
• приход, расход и остаток каждого наименования товара по количеству;
• сведения о поставщике или покупателе товара;
• прочие сведения.

Журнал применяется для учета  движения и остатков товаров и  та-ры на складе (в кладовой). При  компьютерной обработке приходных  и расходных документов возможен вариант получения формы журнала  в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Журнал ведется материально  ответственными лицами по наименованиям, сортам, количеству и цене.

Глава 2 Современные компьютерные технологии ведения учета в торговле

Использование ЭВМ приводит к резкому  ускорению учетных работ за счет замены многочисленных рутинных операций, связанных с накоплением и группировкой данных, их переносом из регистров в регистр, расчетами, мгновенно выполняемыми машиной. ЭВМ позволяет обрабатывать разнообразные учетные данные по любым направлениям и обобщать их по любым признакам. Каждый руководитель предприятия получает именно ту информацию и в том объеме, которые необходимы ему для практической работы.

В настоящее время по опросам  специалистов наиболее распространенными  на рынке учета товаров являются следующие пакеты программ:

1. «1С: бухгалтерия»;
2. «Инфо-Бухгалтер»;
3. «БЭСТ»;
4. «Парус»;
5. «Турбо Бухгалтер»;
6. «Инфософт»;
7. «Финансы без проблем»;
8. «КомТех»;
9. «Галактика»;
10. «Русский стиль».

Рассмотрим некоторые из них.

1С:Бухгалтерия. /Компонента «Бухгалтерский учет» системы 1С:Предприятие/ Универсальная бухгалтерская программа, подходящая для ведения как простого, так и сложного учета на предприятиях различных направлений деятельности и форм собственности. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. На основании введенных проводок производится расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость; 

3. оборотно-сальдовую ведомость  по объектам аналитического учета; 

4. карточка счета; 

5. карточка счета по одному  объекту аналитического учета; 

6. анализ счета (аналог главной  книги);

7. анализ счета по датам; 

8. анализ счета по объектам  аналитического учета; 

9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

Компания «Интеллект-Сервис» выпускает программные продукты под торговой маркой «БЭСТ» и создает на их основе готовые системы управления бизнесом, позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персонала предприятий различных хозяйственных отраслей.

Система для учета и управления предприятием»БЭСТ - 4+».

Информационными единицами системы  являются первичные документы. Данное решение полностью совместимо с  программным комплексом «БЭСТ-4» как по структуре данных, так и по основным элементам пользовательского интерфейса.

Комплексная система «БЭСТ-4+» включает в себя ряд взаимосвязанных модулей (подсистем). Каждая подсистема соответствует определенному участку учета.

Информационным ядром»БЭСТ-4+» является подсистема АРМ»Главного бухгалтера». Здесь формируется система счетов бухгалтерского и налогового учета, заполняются основные информационные справочники и формируется вся финансовая и налоговая отчетность.

Программа позволяет:

-вести учет остатков и движения  запасов; 

-поддержка сортового учета и  учета по партиям; 

-контроль сроков годности партий запасов;

-калькуляция закупочной себестоимости  запасов с учетом сопутствующих  затрат (услуг);

-оценка себестоимости запасов  по фактическим и учетным ценам; 

-оценка цены списания запасов  методами средних, ФИФО и ЛИФО;

-учет товаров на консигнации;

-взаиморасчеты по бартерным  операциям; 

-взаимодействие с терминалами  сбора данных при инвентаризации  и отпуске товара;

-разнесение платежных документов  по выпискам банка, приходным  ордерам, при указании оплаты  по накладным продажи; 

-и другое.

Модуль»ПАРУС – Бухгалтерия» предназначен для автоматизации бухгалтерского учета в учреждениях, находящихся на бюджетном финансировании. Модуль»ПАРУС – Бухгалтерия» обеспечивает:

• формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности, для ее использования поставщиками, покупателями, налоговыми, финансовыми и банковскими органами и иными заинтересованными субъектами;
• регистрацию первичных документов, служащих основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или материальных ценностей;
• отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых на основании документов, в т.ч.:
• ведение учета хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением движения средств на синтетических счетах (субсчетах) и счетах аналитического учета;
• ведение учета основных средств в инвентарной картотеке с расчетом по ним амортизации, отражение операций с инвентарными объектами в журнале учета хозяйственных операций;
• ведение учета товарно-материальных ценностей по местам хранения в разрезе материально-ответственных лиц;
• ведение учета расчетов с дебиторами и кредиторами и др.;
• подготовку внутренних документов по фактам финансово-хозяйственной деятельности за определенный учетный период, в т.ч. периодическую отчетность по движению средств, в виде многочисленных отчетов (оборотные ведомости, Главная книга и Кассовая книга, отчеты по журналам операций, и пр.).
• подготовку годовой, квартальной, месячной отчетности бюджетного учреждения.

Краткое описание программы»Галактика».

1. Спецификации изделий и технология производства

Модуль Спецификации изделий позволяет  описать состав продукции и технологию ее изготовления, на основании которых  рассчитываются потребности в ресурсах. Он, как правило, используется в связке с модулем»планирование производства».

Основное назначение модуля — вести  конструкторские и производственные спецификации продукции, а также  маршрутные карты, на основании которых  в других модулях производится расчет потребностей в материальных и трудовых ресурсах, выполняется планирование производства.

2. Управление заказами на производстве

Модуль Управление заказами на производстве, как и модуль Материально-техническое  обеспечение, предназначен для автоматизации  бизнес-процедур, связанных с планированием  и контролем исполнения планов по таким видам хозяйственной деятельности, как сбыт и материально-техническое снабжение.

Кроме того, планы сбыта и снабжения  связаны с производственным планированием, что и позволяет создать сбалансированную систему планирования на предприятии  при любом заранее заданном варианте бизнес-процесса.

3. Планирование производства

Модуль Планирование производства предназначен для решения задач  объемно-календарного планирования производства до цехового уровня.

Этот модуль имеет мощный блок настройки, предусмотрено ведение календарно-плановых нормативов для MRP-расчетов, анализ планов на выполнимость по материальным, трудовым ресурсам и производственной мощности и многое другое.

4. Управление производственной  логистикой

Модуль Управление производственной логистикой предназначен для решения задач оперативного учета движения сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, а также внутренних (межцеховых) услуг.

В модуле ведется база первичных  документов: лимитно-заборные карты, акты на дополнительный отпуск; накладные  на передачу матценностей (на отпуск в производство, передачу между цехами, приход готовой продукции, возврат на склад); акты списания материальных ценностей; акты на брак; акты на оказание услуг между подразделениями; акты замен.

5. Модуль МТО

Цикл работ материально-технического обеспечения подразделений (филиалов) ресурсами начинается с заявочной кампании.

Минимальной единицей информации о  движении ресурсов является заявка на МТР.

Заявка – это заказ подразделения (филиала) на МТР одного наименования в определенном количестве и определенным сроком поставки, характеризующаяся уникальным кодом (UIN). Наличие в заявке различных классификационных признаков позволяет организовать анализ функционирования системы снабжения в самых разных аналитических разрезах.

6. Управление качеством продукции

7. Контроллинг

Модуль Контроллинг предназначен для расчета производственных затрат с учетом вариантов запланированных  затратных статей, цен ресурсов, схем распределения косвенных расходов. Планирование затрат на период осуществляется на основании данных модуля Планирование производства.