Автоматизированная База данных по клиентам и терминалам

Компьютерная программа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ  
БАЗА ДАННЫХ по 
КЛИЕНТАМ и ТЕРМИНАЛАМ

 

Руководство пользователя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мончегорск, 2014

 

 

Оглавление

 

 

Назначение и возможности программы «АБД КиТ»

Программа предназначена для автоматизации работы Сектора сопровождения эквайринга. Обеспечивает выполнение всех необходимых операций по созданию базы по терминалам и клиентам, поиску и анализу информации, составлению списков.

Назначением программы является автоматизация труда работника сектора сопровождения эквайринга ОАО «Сбербанк России».

С её помощью можно заносить и в дальнейшем получать оперативный доступ к персональным данным клиента, имеющимся справочникам и перечню документов.

«Автоматизированная база данных клиентам и терминалам» (далее АБД КиТ) представляет собой пользовательский интерфейс для работы с базой данных клиентов.

Возможности программы:

• Добавление, поиск, просмотр, редактирование данных об клиентах.
• Поиск, выборка и печать списка клиентов.
• Предоставление пользователям системы прав доступа к информации об клиентах.

Программа обеспечивает:

• хранение полной информации обо всех клиентах эквайринга с возможностью её пополнения / изменения.
• возможность оперативного получения подробной информации о каждом из клиентов.
• автоматическое формирование и распечатку актов готовности торговой сервисной точки.
• хранение информации обо всех имеющихся терминалах и ценах с возможностью её редактирования.
• Поиск по базе данных клиентов.
• Распечатку дополнительных документов.
• Доступ к ресурсу для заливки и заведения Клиентов в клиентскую базу

Системные требования

1. Компьютер под управлением операционной системы Windows 98/2000/XP/Vista с установленным пакетом Microsoft Office версии 2000 и выше.
2. Оперативная память – не менее 256 Мб.
3. Процессор с тактовой частотой не ниже 400 MHz.
4. Разрешение монитора – 1024 * 768 и выше.

Программа MS Excel используется для хранения данных (Ф.И.О, отделение, дата установки и т.д.) об клиентах и оперативной выборки информации, поэтому ее наличие обязательно.

Программа должна иметь доступ на запись в папке, где находится файл базы данных программы.

Порядок установки и запуска программы

С диска скопируйте архивный файл «АБД КиТ» в любую папку на жестком диске.

Для этого необходимо выполнить последовательность следующих действий: запустить архив; указать место извлечения файла, папку назначения (кнопка Обзор); нажать кнопку «Извлечь», (рис. 1); в папке АБД КиТ открыть файл «АБД КиТ.xls».

Компоненты программы.

При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

Папка для размещения программы выбирается при установке.

В этой папке размещаются файлы:

• АБД КиТ.xls – программа,

а также создается папка Документы – для размещения шаблонов печатных и справочной информации.

Окно программы

Для работы программы открывается основное окно Windows, главная форма программы. При нажатии кнопок на главной форме могут открываться вложенные формы, в которых размещаются компоненты программы.

Рис. 2. Главное окно программы и окно списка клиентов.

 

В программе предусмотрены три основных блока работы:

Работа с базой данных. Предназначен для просмотра, поиска данных. В этом разделе производится регистрация клиентов (кнопка Редактирование базы данных). Здесь находится справочник Терминалов и цен, где находится информация по всем терминалам и имеющимся ценам.

Дополнительные опции. В этом блоке производится установка настроек системы, относительно внешнего вида главного окна и авторизации. Кнопка Сформировать список клиентов в котором находится вся нужная информация а это: (Название торговой точки,  модель терминал, TID терминала, КОД активации и телефон клиента). Распечатать рекламу ОАО «Сбербанк России» можно также в этом разделе.

Нормативно-справочная информация. Блок предназначен для ознакомления с нормативными документами, шаблонами документов. Предусмотрена возможность печати.

На главной форме присутствует кнопка «ВЫХОД»

Сообщение_если_файл_не_сохранён = "Файл базы данных не был сохранён. Сохранить изменения в базе данных?"

Нажмите «ДА» для выхода из программы с сохранением изменений в базе данных.

Нажмите «НЕТ» для выхода из программы без сохранения внесённых изменений.

Нажмите «ОТМЕНА», если желаете продолжить работу с программой.

Таким образом, происходит проверка, внесены ли какие-нибудь изменения в базу данных.

Если изменения были внесены (проверяется свойство файла), то на главной форме становится видимой кнопка «Сохранить изменения в БД».

Также отображается диалоговое окно, которое предлагает пользователю сделать выбор – выйти из программы с сохранением изменений (или без сохранения), или продолжить работу с программой:

Рис. 4. Диалоговое окно «ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ»

Если же наш файл сохранён, и кроме него открытых книг Excel больше нет, то вместе с файлом базы данных закрывается и сам Microsoft Excel.

Инициализация пользователя

Программа «АБД КиТ» обеспечивает работу в двух режимах: администратора (пользователя с фиксированным именем admin) и обычного пользователя (user).

В режиме администратора программа поддерживает следующие функции (при правильном вводе пароля):

• смена пароля администратора (при правильном вводе старого пароля);
• просмотр списка имен зарегистрированных пользователей и установленных для них параметров режима; параметры определяют режим доступа к данным системы; уровень 1 – определяет работу в режиме администратора, уровень 2 говорит о том, что в системе работает обычный пользователь, ограниченный в правах;
• добавление уникального имени нового пользователя к списку с паролем;
• блокирование возможности работы пользователя с заданным именем.

В режиме администратора программа поддерживает все функции, предусмотренные в системе (ввод, редактирование, удаление информации), в том числе и смена пароля. Режим обычного пользователя предусмотрен только для просмотра и вывода необходимых данных на печать, все остальные функции заблокированы.

После своего запуска программа запрашивает у пользователя в специальном окне входа ввод имени и пароля (рис. 3). При отсутствии введенного в окне входа имени пользователя в списке зарегистрированных администратором пользователей программа выдает соответствующее сообщение и предоставляет возможность повторного имени или завершения работы с программой.

Рис. 5. Окно авторизации

Информацию о зарегистрированных пользователях, их паролях, существовании ограничения их работы с программой можно просмотреть и дополнить в специальном окне. Для этого достаточно отметить сначала галочку Отображать листы файла программы, а затем Отображать лист настроек.

Чтобы изменить имя зарегистрированного пользователя необходимо выделить в столбце имени пользователя выделить ранее зарегистрированного пользователя и посредством клавиш <Backspace> или <Delete> удалить строку имени и ввести  
новое имя. Аналогичным образом можно изменить закрепленный за именем пользователя пароль.

Если возникла необходимость удаления пользователя, то сначала нужно выделить имя пользователя, затем нажать клавишу удаления информации.

Добавление, удаление, а также изменение пользователей производится только в режиме администратора.

 

Регистрация клиента в «АБД КиТ»

Регистрация клиента осуществляется посредством специальной формы, работающей в режиме добавления/изменения данных.

Чтобы начать процедуру регистрации нажмите кнопку Редактировать базу данных на главной форме программы. После чего на экране отобразится окно формы Регистрация абитуриента, где располагаются необходимые для очередного заполнения вкладки.

Основные элементы окна Регистрация клиента.

Рис. 6. Окно регистрации клинета

При процедуре регистрации клиенту присваивается уникальный номер, при вводе фамилии, имени и отчества в поле Клиент №_.

Для добавления нового клиента или удаления его из базы данных необходимо нажать соответственно кнопки Добавить запись и Удалить запись. По умолчанию самый первый клиент уже условно зарегистрирован, необходимо только заполнить все вкладки формы. Последующих клиентов следует добавлять с помощью кнопки Добавить запись.

Вкладки формы Регистрация клиента.

Вкладка Персональные данные.

Также как и последующие вкладки предназначена для внесения данных клиента. После ввода фамилии, имени и отчества клиента следует последовательно заполнить данными следующие поля: Адрес, Название Торговой Точки, Дата установки, Телефон клиента, TID, KOD, Отделение, Клиентская база.

Для облегчения выбора пользователем даты для полей Дата установки (вкладка Персональные данные) и Дата поступления (вкладка Данные терминала) предусмотрен специальный элемент управления «календарь». При нажатии на кнопку «ОК» календарь возвращает выбранную дату.

Вкладка Данные терминала.

В данной вкладке за клиентом закрепляется терминал. Выбирается из поля списка терминала определённый терминал, который будет установлен клиенту. Так же указывается все данные по терминалу. Указывается дата поступления в поле Дата поступления. Датой поступления считается дата прибытия терминала в офис. А так же из списка выбирается Сотрудник который будет устанавливать данный терминал данному клиенту.

Рис. 7. Окно регистрации. Вкладка данные терминала.

 

Акты (печать Актов)

После того, как все вкладки окна регистрации клиента заполнены следующим действием является вывод введенных данных, все данные автоматически заполняются в данном Акте, печать Актов идет соответственно на 3 листах и двухсторонней печатью, что позволяет пользователю каждый раз не настраивать принтер и занимает меньше времени. Для этого нажмите нужную кнопку («Печать Акты_ИП»; «Печать Акты Директор»; «Печать Акты Изьятия ИП»; «Печать Акты Изьятия Директор»;).

Результаты печати Актов клиента выглядят следующим образом:

Рис. 9.1 Форма Актов клиентов первая сторона

 

Рис. 9.2 Форма Актов клиентов второя сторона

Следует отметить, что вывод на печать реализован через запуск предварительного просмотра по следующим причинам: во-первых, чтобы пользователь мог наглядно убедиться, что будет отпечатана именно та информация, которая ему нужна, во-вторых, проконтролировать, ушел ли документ на печать, крайне сложно – пользователь нажимает на кнопку ПЕЧАТЬ, и только через несколько секунд (или минут, в зависимости от длины очереди печати) принтер начнёт печатать. Здесь же пользователю представляется возможность выбора принтера и изменения параметров страницы, в третьих, это возможность для пользователя отменить задание печати при необходимости.

 

Поиск клиента

Для поиска по базе данных разработана специальная форма:

Рис. 10. Окно поиска

При вводе строки в поле поиска (или при изменении этой строки) и нажатия кнопки «Найти» в результатах поиска отобразятся данные запроса.

Автозапуск поиска происходит только после ввода как минимум 3 символов, и исключает нажатие кнопки «Найти».

После выделения одной из найденных записей становятся доступными кнопки просмотра и редактирования этой записи, а также кнопка «Печать Актов».

При нажатии кнопки «Печать Актов» запускается процедура, которая вносит данные выбранного клиента в поля данных на листе Персональные данные.

При нажатии кнопки результаты поиска, т.е. данные клиента (Название Торговой Точки, терминал, TID, KOD и номер телефона клиента) будут мигрированы в файл с расширением .doc. В документе Word редактируют полученные данные из системы с последующим сохранением и выводом на печать.

 

Справочник Терминалов и цен

Справочник Терминалов и цен содержит информацию о терминалах и ценах ОАО «Сбербанка России». Предусмотрена возможность печати во вкладки «Цена».