Автоматизация учета на складе магазина хозяйственных товаров

Пример содержания разделов пояснительной записки 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Наименование работы: «Автоматизация учета на складе магазина хозяйственных товаров».

Большой ассортимент товаров, предлагаемых к продаже, возросший товарооборот, необходимость хранения данных о большом количестве производителей, поставщиков усложняют задачу учета поставок, продаж и остатков на складе магазина. Ручная обработка этих данных не позволяет получить оперативную информацию об уменьшении запасов пользующихся спросом товаров и, следовательно, необходимости пополнения этих запасов. Расчет прибыли, затрат, рентабельности, поиск решений, приводящих к повышению эффективности работы магазина, становятся трудоемкими.

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая бы обеспечила наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют шкафы для хранения папок с документами и ручной поиск и обработку необходимой информации. Но большинство предпочитают компьютеризированные базы данных и программы, позволяющие эффективно хранить, быстро извлекать нужную информацию и управлять большими объёмами данных.

Возросшие возможности современных  компьютеров и программного обеспечения, их ценовая доступность  привели  к использованию вычислительной техники практически во всех областях жизнедеятельности человека. Причем по мере роста мощности персональных компьютеров сфера автоматизации непрерывно расширяется. Компьютер становится незаменимым помощником человека.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли высоки. Компании, производящие компьютеры и программное  обеспечение, конкурируют между собой за рынки и прибыли,   стремятся моментально реализовать технические новшества. Реальным победителем в этой гонке является потребитель, которому становятся доступны новые технологии и который может использовать их с выгодой для себя, опережая не поспевающих за ним конкурентов.

Большое количество информации, высокие  требования к точности, многочисленные вычисления, потребность в постоянном обновлении данных делают необходимым применение баз данных для учета товаров на складе магазина.

Объект автоматизации – организация заказа товаров для продажи через магазин с целью получения прибыли.

Предмет автоматизации – учет остатков товаров на складе для обеспечения своевременного заказа товаров, запас которых может закончиться в ближайшее время.

Цель разработки информационной системы – увеличение прибыли за счет своевременности заказов на поставку товаров в склад магазина и снижения трудоемкости учетных операций.

 

Анализ предметной области

 

Задача автоматизации складского учета является  частью общей задачи бухгалтерского учета. Она не является отдельной областью, а тесно связана с другими областями. Поэтому необходимо четко определить границы поставленной задачи, чтобы в последствии избежать необходимости изменения структуры программы в связи с появившимися новыми подзадачами с одной стороны, и не повторять обработку данных из других областей, для работы с которыми уже разработаны другие программные средства.

Ассортимент товаров, продаваемых  в хозяйственном магазине, очень  велик, и невозможно хранить все товары в помещении магазина. Для этих целей существует склад. В магазине остается небольшая часть товара, которую возможно реализовать в течение дня, и которая не занимает большого пространства. Если остаток в помещении магазина уменьшается, то менеджер магазина обращается на склад, предъявляя список необходимых на данный момент товаров. Если на складе оставшееся количество определенного товара уменьшается (допустим, до 20 единиц), то формируется заказ на поставку этого товара от поставщиков.

Основные понятия, используемые при  разработке информационной системы:

Товар – продукт труда, предназначенный  для продажи.

Заказ – документально оформленная и оплаченная заявка на доставку в склад магазина определенного товара.

Поставщик – организация, поставляющая товары какой-либо группы.

Прибыль от торговой деятельности –  это чистый доход магазина.

Доход – деньги, получаемые от какого-либо рода деятельности (в рассматриваемой предметной области – от торговли хозяйственными товарами).

Прибыль определяется как разность между выручкой и всеми затратами  на приобретение и продажу товаров.

Выручка – вырученные от продажи всех товаров деньги. Определяется как сумма произведений количества проданных товаров на их отпускную цену.

Отпускная цена – цена, по которой  товар продается в магазине.

Затраты включают оплату поставщикам (производителям) стоимости и доставки всех заказанных товаров, заработную плату сотрудникам, налоговые отчисления, арендную плату.

Затраты на оплату стоимости и доставки определяются как сумма произведений количества проданных товаров на их закупочную цену.

Закупочная цена - цена, по которой  товар закуплен у производителя (поставщика) включая стоимость доставки.

Для упрощения учебной задачи примем следующие допущения:

• стоимость всех находившихся на складе товаров до внедрения информационной системы не изменяется и не влияет на прибыль (стоимость проданных товаров равна стоимости вновь заказанных товаров);
• расходы на налоги, заработную плату, аренду постоянны во все время функционирования информационной системы и не учитываются при определении прибыли;
• отпускная цена любого товара устанавливается как закупочная цена товара, умноженная на 1.15.

При расчете прибыли используются данные из следующих областей: сведения о заказанных товарах и сведения о проданных товарах (рисунок Б.1).

Для формирования заказов необходимы сведения о заканчивающихся на складе товарах, сведения о принадлежности товаров к какой-либо группе и  поставщиках товаров этой группы.

Для получения  прибыли от торговли хозяйственными товарами необходимо выяснить: какой товар заканчивается на складе, заказать его, оплатить поставку, разместить образцы в торговых залах и оформить продажу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок Б.1 - Взаимосвязь исследуемой  предметной области с другими  областями

Назначение  проектируемой информационной системы

Функции, решаемые информационной системой

Автоматизированная информационная система учета на складе магазина хозяйственных товаров должна обеспечивать выполнение следующих функций:

• ввод и хранение необходимой для работы информации;
• исключение избыточности данных;
• обеспечение целостности данных;
• обновление информации в базе данных (БД);
• резервное архивирование данных.

Задачи, решаемые информационной системой:

• хранение информации об имеющихся на складе товарах;
• хранение информации о проданных товарах;
• выдачу информации о заканчивающихся товарах;
• хранение информации о принадлежности товара группе товаров;
• хранение информации о поставщиках определенных групп товаров;
• хранение информации о поставленных на склад товарах;
• расчет отпускной цены товара;
• расчет выручки от продажи и затрат на заказ товаров;
• печать заказов на поставку товаров;
• хранение данных о заказанных товарах;
• расчет прибыли;
• формирование и печать отчетных документов.

Требования к  представлению информации

Информация должна представляться в удобной для пользователя форме  и быть доступной для просмотра  и модификации.

Требования к  надёжности.

Система должна обеспечивать:

• целостность данных;
• непротиворечивость данных;
• возможность хранения архивов на внешних носителях.

Требования к составу и параметрам технических средств.

Компьютер стандартной конфигурации:

• процессор не ниже Pentium;
• объем оперативной памяти не менее 32 Мб;
• объём жёсткого диска не менее 300 Мб;
• видеомонитор SVGA;
• принтер формата А4;
• мышь.

Требования к информационной и программной совместимости.

Операционная система Windows 9* и выше. СУБД Microsoft Access 2000 и выше.

Инфологическая модель предметной области

Инфологическая  модель – это структурная модель реальной системы, отражающая ее основные составляющие и связи между ними.

Сотрудник, работающий с информационной системой, ежедневно вводит данные о произведенных продажах, готовит отчет о размере выручки, оформляет заказы на товары, запас которых на складе уменьшается.

Не реже одного раз в месяц для руководства готовится отчет о размере выручки, размере расходов на приобретение товаров и полученной прибыли за произвольный период времени.

Информация  об уменьшении запасов какого-либо товара является основанием для формирования заказа на приобретение этого товара. Чтобы отличить записи о заказах одинаковых товаров предусмотрим составной ключ по дате заказа и коду товара, так как заказ на любой товар оформляется не чаще одного раза в день. Дату заказа система должна определять автоматически, как текущую. Наименование товара оператор выбирает из списка и указывает необходимое количество. Система должна автоматически записать в заказ все необходимые данные: наименование товара, его код, единицу измерения, цену закупа, код и имя группы товара, данные для оплаты товара.

Все эти данные должны храниться в справочнике  для исключения ошибок при ручном вводе данных,  уменьшения избыточности данных и обеспечения целостности данных.

Определенные  группы товаров поставляются конкретными  поставщиками. Поэтому в отдельной таблице будем хранить данные о поставщиках каждой группы товаров: код и имя группы товаров, название (или фамилия) поставщика, адрес, к кому обращаться, телефон и банковские реквизиты. Ключевым полем сделаем код группы товаров.

В таблице  с информацией о конкретном товаре будем хранить: код товара, код группы товаров (для определения реквизитов поставщика), наименование товара, единицу измерения, закупочную цену. Первичным ключом будет код товара. Внешним ключом будет код группы товаров.

Информацию  о дате выполнения заказа будем хранить  в таблице тблСклад с полями: ДатаЗаказа, КодТовара, ДатаПоступления, Поступило, ПроданоВсего, Заказано. В поле Поступило будет храниться количество поступившего товара. По мере продаж в поле ПроданоВсего будут накапливаться сведения о количестве проданного товара. В логическом поле Заказано будем отмечать факт оформления заказа при уменьшении остатка на складе, чтобы на следующий день не оформлять заказ повторно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок Б.2 – Инфологическая модель учета на складе магазина

хозяйственных товаров

Логическая  модель данных

 Данные о поставщиках определенных групп товаров сведены в таблицу тблГруппыТоваров.

В таблице тблТовар хранятся данные о конкретных товарах и их принадлежности к определенной группе товаров (поставщику).

Информация о заказанном товаре (код товара, дата заказа и  количество заказанного товара) хранится в таблице тблЗаказ.

При поступлении заказанного  товара информация о дате поступления  и количестве поступившего товара заносится  в таблицу тблСклад. 

Ежедневно данные о количестве проданных товаров заносятся  в таблицу тблПродажи. На основании этих данных в таблице тблСклад изменяется содержание поля ПроданоВсего.

При критическом уменьшении остатка оформляется заказ на поставку товара. Для того чтобы  заказ не оформлялся повторно в следующие  дни, в поле Заказано таблицы тблСклад ставится отметка о сделанном заказе.

Чтобы эти пять таблиц представляли собой систему, между ними должны быть установлены связи. Схема связей между таблицами представлена на рисунке Б.3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок Б.3 – Логическая модель данных

Физическая модель базы данных

Разбивка данных по таблицам произведена на основании логической модели применительно к системе управления базами данных Microsoft Access. Все необходимые для учета поставок и продаж данные включены в следующие таблицы:

тблГруппыТоваров (Код группы, Имя группы, Поставщик, ОбращатьсяК, Телефон, Банк.реквизиты);

тблТовар (Код товара, Код группы, Наименование, Ед-цаИзмерения, ЦенаЗакупочная);

тблЗаказ (Дата заказа, Код товара, Количество);

тблСклад (Дата заказа, Код товара, ДатаПоступления, Поступило, ПроданоВсего, Заказано);

тблПродажи (Дата заказа, Код товара, ДатаПродажи, КоличествоПроданного).

Описание полей таблиц базы данных представлено на следующих таблицах. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

 

 

Таблица Б.1– тблГруппы товаров

Наименование	Размер	Описание
Код группы	Счетчик	Уникальный ключ группы товаров
Имя группы	Текст (25)	Категория товаров
Поставщик	Текст (25)	Наименование
ОбращатьсяК	Текст (25)	Представительное лицо
Телефон	Текст (11)	Телефон для связи
Банк.реквизиты	Текст (50)	Реквизиты для оплаты