Автоматизация тендерных закупок фонда гос имущества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контракты подписываются после  предоставления поставщиками или подрядчиками банковских гарантий должного исполнения обязательств (performance bond) в размерах до 10% от общей суммы полученного заказа.

Размещение заказов  через торги дает значительное преимущество покупателям. Проведение торгов обостряет конкуренцию между поставщиками, а в случае участия в них консорциумов поднимает ее на уровень состязания союзов крупнейших компаний.

В Российской Федерации принят Закон  РФ от 06.05.99 №97-Ф3 «О конкурсах на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд».

 

1.1.1.5 Информационный  обмен на торгово-закупочном предприятии

 

У торгово-закупочного предприятия  имеется сеть собственных складов, где хранится приобретенная у фирм-поставщиков продукция, и торговых точек (контрагентов), на которых происходит ее продажа. Условимся торгово-закупочное предприятие именовать термином "предприятие". Предприятие также может реализовывать объект потребления оптом заказчикам, предоставившим ему заказ на определенное количество товара одного или нескольких наименований. Причем товары могут поставляться заказчику со складов и торговых точек фирмы, если запасы товаров данных наименований на складах и торговых точках не иссякли. Иначе предприятие учтет заказ этих товаров при составлении собственного заказа фирмам-поставщикам для последующего приобретения продукции.

Собственным заказом  предприятия является общий заказ, в который входят неудовлетворенные со складов и торговых точек заказы заказчиков  и заказы на товары самих складов и торговых точек. Здесь склады и торговые точки выступают в роли заказчиков. Они могут также выступать и в роли поставщиков, которые предлагают предприятию товары по нулевой цене, так как товар находящийся, в торговых точках и на складах, уже оплачен. В этом случае собственным заказом предприятия будет являться общий заказ, в который входят все заказы заказчиков, складов и торговых точек.

На рисунке 1.2 показан информационный обмен на торгово-закупочном предприятии. Информация о потребностях товаров  от заказчиков, о потребностях товаров  и излишках товаров от складов и торговых точек поступает в центральный офис предприятия. В центральном офисе принимают решение о том, где покупать заказанные товары, если их нет в наличии, на основе анализа поступивших предложений товаров от предполагаемых поставщиков. Сформировав общий заказ товаров предприятие дает команды перемещения товаров со складов в торговые точки, если на складах имеются товары, необходимые торговым точкам; со складов и торговых точек заказчикам, если там есть товары для заказчиков. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раньше предприятие  могло приобретать товары у единственного  поставщика – государственного предприятия, цены на товары у которого не менялись. В связи с этим у него не вставал вопрос о том, у кого и по какой цене можно приобрести продукцию, насколько она качественна, надежен ли поставщик и т. д.

Сейчас, в условиях перехода к рыночной экономике, ситуация поменялась: у предприятия появился выбор среди фирм, предлагающих свои товары. А значит, предприятие должно решить у какого поставщика наиболее выгодно (дешевле) приобрести тот или иной товар, надежен ли выбранный поставщик; должно оценить, насколько качественен предлагаемый поставщиком товар, что зависит от производителя товара. Существует также и другие критерии, которыми может руководствоваться предприятие при выборе фирмы-поставщика. Одним из таких критериев является гибкая система скидок, суть которой состоит в том, что фирма-поставщик, предлагая свою продукцию оговаривает скидки на определенные суммы закупок (часть стоимости закупок, выраженная в процентах, –  вычитается из этой стоимости, если она равна указанной сумме или превысила ее).    

Таким образом предприятие  может добиваться уменьшения общей  стоимости приобретенной продукции не только за счет выбора поставщика, предлагающего товар по минимальной цене, но и за  счет скидок, варьируя размер партий закупаемых товаров у определенных поставщиков.  

 

 

1.1.2 Территориальный  фонд ОМС – организация, осуществляющая деятельность во многом аналогичную деятельности торгово-закупочного предприятия

 

 

Белгородский территориальный  фонд обязательного медицинского страхования  – это внебюджетное некоммерческое учреждение Российской Федерации.

Важной его функцией  является обеспечение всех лечебно-профилактических учреждений города и области жизненно-необходимыми медицинскими  
средствами.  При этом территориальный фонд ОМС не взимает платы с ЛПУ за доставленные лекарственные средства.

Денежные средства в фонд ОМС  поступают с обязательных отчислений других предприятий и их подразделений.

Лечебно-профилактические учреждения нуждаются в лекарственных средствах для лечения и профилактики заболеваний своих пациентов.

Территориальный фонд ОМС  обеспечивает ЛПУ области только теми медицинскими препаратами, которые входят в ОМС – 70% жизненно необходимых области медицинских препаратов. Причем ЛПУ направляют информацию о собственных потребностях в управление здравоохранения, которое анализирует полученную информацию, корректирует ее и отправляет сводные  заявки лекарственных средств в территориальный фонд ОМС. Фонд составляет по этим спискам общий заказ предприятиям, поставляющим лекарственные средства,  проводя между ними тендер. Выигравшим в тендере предприятиям он предоставляет разнарядки (каким ЛПУ, в каком количестве они обязаны поставить определенные медицинские препараты и в течение какого времени), заключает с этими предприятиями договора и производит оплату указанных в разнарядке медицинских препаратов.

Предприятия-поставщики соответственно разнарядкам в течение оговоренного в договорах времени поставляют товары ЛПУ.

Разнарядки также рассылаются  и заказчикам (ЛПУ области). Эти  разнарядки уже содержат иную информацию: какие предприятия обязаны поставить данному ЛПУ определенные медицинские препараты, в каком количестве и в какой промежуток времени.

Заказчики (ЛПУ области) соответственно полученным разнарядкам ведут учет получаемых лекарственных средств и периодически предоставляют эту информацию территориальному фонду ОМС. Таким образом территориальный фонд ОМС контролирует выполнение договоров фирмами-поставщиками.

Заказ формируется с периодом в 1 месяц с помощью программного обеспечения, реализующего составление заказа по минимальным ценам медикаментов.

На рисунке 1.3 показаны связи между  субъектами системы лекарственного обеспечения региона.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Техническое  задание к разработке системы  поддержки принятия решений для формирования заказа на торгово-закупочном предприятии

 

1.2.1 Цель разработки и ее назначение.

 

Целью разработки является изучение и анализ рынка товаров, закупаемых и реализуемых торгово-закупочным предприятием, а также, поддержка торгово-закупочного предприятия в принятии управленческих решений на такое приобретение необходимых партий товаров требуемых характеристик и качества, чтобы общая стоимость покупки и доставки всех приобретаемых у поставщиков товаров была минимальной.

Целью разработки в частном  случае является изучение и анализ рынка лекарственных средств, реализуемых в Белгородской области Белгородским территориальным фондом обязательного медицинского страхования, а также поддержка БТФОМС в принятии решений на наиболее выгодное в стоимостном отношении приобретение жизненно необходимых медицинских препаратов для Белгородской области, обладающих требуемыми  характеристиками и качеством.

Разработка предназначена  для: автоматизации обработки   информации  о  ценах  на  товары (в частном случае, лекарственные средства) и скидки на суммы закупок у поставщиков, обработки информации (заказов), поступающей  от заказчиков, проведения анализа состояния рынка товаров, проведения анализа спроса на товары, формирования оптимальных по закупочной стоимости и другим критериям вариантов заказов на товары. Критерии могут задаваться как заказчиками торгово-закупочного предприятия, так и самим торгово-закупочным предприятием.

 

2. Постановка задачи.

 

Система поддержки принятия решений для торгово-закупочного  предприятия должна обеспечивать выполнение следующих задач:

1. Сбор информации.
2. Анализ собранной информации.
3. Формирование оптимального заказа.

 

1. Сбор информации.

Система должна предусматривать  сбор и периодическое обновление сведений от организаций, торгующих необходимыми торгово-закупочному предприятию товарами, а также – сведений от заказчиков.

Предложения и заказы товаров могут  поступать в файлах различных  форматов или на бланках. Следовательно данные, находящиеся на бланках должны быть занесены в компьютер,  файлы данных разных форматов должны быть преобразованы к единому формату и единой структуре данных. Наименования одних и тех же товаров и производителей в различных листах заказов и прайс-листах могут отличаться, поэтому для согласования информации требуется ведение справочника наименований. Также необходимо наличие справочника поставщиков, справочника заказчиков и других необходимых для решения задачи справочников.

2. Анализ собранной информации.

Система должна обеспечивать проведение анализа предложений  товаров и анализа спроса на товары

3. Формирование оптимального заказа.

Система должна позволять  формировать оптимальный заказ  на приобретение товаров  у фирм-поставщиков по заданным критериям и учитывать собственные складские запасы товаров и запасы в торговых точках (см. п. 1.1.1.5).

В связи с тем, что  в роли торгово-закупочного предприятия  выступает Белгородский территориальный фонд обязательного медицинского страхования, в роли товаров – жизненно-необходимые медицинские препараты для Белгородской области,  а в роли заказчиков – лечебно-профилактические учреждения Белгородской области, то в качестве критериев для формирования оптимального общего заказа могут быть использованы следующие критерии:

1. закупочная стоимость (интересует и само торгово-закупочное предприятие, БТФОМС, и его заказчиков, ЛПУ) – формирование заказа с минимальной общей стоимостью закупки;
2. критерии, задаваемые заказчиками, ЛПУ (в листе заказа заказчика указывается требуемое для конкретного товара значение, соответствующее указанному критерию):

• производитель товара, определяющий его качество (если нет товара указанного производителя, то ищется товар альтернативного производителя); 

• срок годности товара – срок годности товара в позиции заказа заказчика должен быть меньше срока годности в позиции прайс-листа поставщика;

3. критерии, задаваемые торгово-закупочным предприятием, БТФОМС (критерии выбора поставщиков):

• условия поставки товаров;
• территория поставщика.

Причем, критерий "закупочная стоимость" при формировании оптимального общего заказа должен быть использован обязательно, значения, соответствующие критериям "производитель товара" и "срок годности товара" задаются в листах заказов заказчиков, использование же остальных из перечисленных критериев должно зависеть от выбора пользователя.

Формирование заказа с минимальной общей стоимостью закупки по критерию "закупочная стоимость" должно осуществляться с учетом скидок, предлагаемых фирмами-поставщиками на определенные суммы закупок (см. п. 1.1.1.5). Оценить экономическую эффективность такого метода оптимизации заказа по критерию "закупочная стоимость" можно, сравнив полученный результат с результатами, получение которых должно быть обеспечено следующими способами:

1. Формирование общего заказа с минимальной закупочной стоимостью, учитывая минимальные цены товаров, но не учитывая скидки на каждом шаге формирования заказа, то есть, скидки на суммы закупок у конкретных поставщиков учитываются только в окончательно сформированном общем заказе.
2. Формирование общего заказа с максимальной закупочной стоимостью, учитывая максимальные цены товаров, но не учитывая скидки на каждом шаге формирования заказа (скидки учитываются только в сформированном заказе).
3. Формирование общего заказа для одного поставщика.

 

1.2.3 Требования  к программному и аппаратному  обеспечению.

 

Инструментальными средствами, используемыми при разработке, а  далее, и при работе системы поддержки  принятия решений для торгово-закупочного  предприятия являются: Borland Delphi Client/Server Suite Version 3.0, СУБД Interbase 5.0.

Кроме инструментальных средств при разработке и работе создаваемого программного обеспечения  частично использованию подлежат следующие  программные средства: Microsoft Word для Windows 95, Microsoft Excel для Windows 95, Internet Explorer, архиватор rar.

Так как вышеуказанные  программные средства совместимы с  такими операционными системами, как Windows 95, Windows 98 и Windows NT, и не совместимы с другими операционными системами, то настоятельно рекомендуется использовать одну из вышеперечисленных систем. Наиболее приемлимой является операционная система Windows 95.

В качестве аппаратного  обеспечения работы системы поддержки  принятия решений для торгово-закупочного  предприятия должны использоваться IBM-совместимые персональные компьютеры с процессорами Pentium или, в крайнем случае, 486. Это обуславливается используемыми при разработке программными средствами и операционной системой соответственно. От быстродействия ЭВМ зависит скорость работы программного обеспечения, поэтому, чем мощнее ЭВМ, тем лучше.